Nadat je een document hebt toegevoegd, analyseert Moneybird de bijlage automatisch. Moneybird vult het type, contact, datum, bedragen en factuurregels zo volledig mogelijk in. Velden die automatisch zijn ingevuld herken je aan het bliksemicoon. Controleer de gegevens, pas ze aan waar nodig, en sla op.
Heb je geen bijlage? Kies dan 'Of doorgaan zonder document' om handmatig een inkoopfactuur, bon, memoriaal of algemeen document in te voeren.
Type kiezen
Kies het juiste type voor elk inkomend document:
Inkoopfactuur: voor facturen van leveranciers en dienstverleners. Je vult een factuurnummer en vervaldatum in.
Bon: voor bonnetjes die je direct in de winkel betaalt. Je vult een kenmerk in in plaats van een factuurnummer. Een vervaldatum is niet van toepassing.
Algemeen document: voor documenten die je niet als inkoopfactuur of bon verwerkt.
Memoriaal: voor handmatige journaalposten.
Boekhoudkundig is er geen verschil tussen een inkoopfactuur en een bon. Heb je per ongeluk het verkeerde type gekozen? Pas het aan via 'Bewerken'. Op het overzicht staat 'INK' voor een inkoopfactuur en 'BON' voor een bonnetje.
Contact controleren
Moneybird zoekt automatisch het juiste contact op basis van het KVK-nummer, btw-nummer, IBAN of e-mailadres op het document. Is het contact niet correct of ontbreekt het? Selecteer dan handmatig het juiste contact.
Meer over hoe Moneybird contacten herkent en wat je kunt doen bij een verkeerd contact, lees je in Contacten bij inkoopfacturen en bonnetjes.
Details controleren
Controleer de volgende gegevens:
Factuurnummer (of kenmerk bij bonnen)
Factuurdatum
Vervaldatum: op basis van de uiterste betaaldatum herinnert Moneybird je eraan om het bedrag op tijd te betalen.
Valuta
Bedragen en btw-tarieven
Je geeft aan of de bedragen exclusief of inclusief btw zijn. Dat maakt verschil voor de berekening:
Exclusief btw: Moneybird telt de btw op bij het ingevulde bedrag. Vul je € 100 in bij 21% btw, dan is het totaal € 121.
Inclusief btw: Moneybird splitst het bedrag in een bedrag exclusief btw en een btw-bedrag. Vul je € 100 in bij 21% btw, dan zijn de kosten € 82,64 en de btw € 17,36.
Factuurregels controleren
Moneybird vult de factuurregels automatisch in op basis van de bijlage. Als een regel bewerkbaar is, zie je een uitklapmenu-icoon. Controleer per regel:
Aantal: het aantal gekochte producten of diensten. Je kunt een getal invullen (`3`, `5 dozen`), een negatief getal (`-2`), een percentage (`50%`), of een tijdnotatie (`1:30` voor anderhalf uur). Laat je het veld leeg, dan rekent Moneybird met één keer het bedrag.
Omschrijving: wat je hebt gekocht. De omschrijving verschijnt ook in rapporten, zoals de resultatenrekening.
Periode: de periode waarop de kosten betrekking hebben. Bijvoorbeeld: een factuur in februari voor werk dat in januari is gedaan — kies dan januari als periode. Als de periode meerdere maanden beslaat, verdeelt Moneybird de kosten automatisch.
Bedrag: de prijs per eenheid. Moneybird berekent: aantal × bedrag = totaal. Het totaal wordt afgerond op twee cijfers achter de komma.
Meer over hoe scan & herken de factuurregels invult, lees je in Scan en herken voor inkomende documenten.
Betaling klaarzetten en opslaan
Vlak boven de opslaanknop zie je een betaalblok. Moneybird geeft aan of er al een passende banktransactie is gevonden, of dat je een betaling kunt klaarzetten. De betaaldatum en rekening stel je in via de inkoopworkflow.
Verwerk je een bon? Dan kun je aangeven dat je de betaling meteen na het opslaan wilt registreren. Na het opslaan ga je dan direct naar de betaalpagina.
Klik op 'Opslaan' om het document definitief in te boeken. De status verandert van 'Nieuw' naar 'Openstaand'.
Lees ook: