Contacten bij inkoopfacturen en bonnetjes

Bij elke inkoopfactuur en bon koppel je een contact. Moneybird gebruikt dat contact bij het verwerken van banktransacties en in rapporten zoals het crediteurenoverzicht en Kosten per contact. Moneybird probeert het juiste contact automatisch te herkennen.

Moneybird analyseert de bijlage en zoekt op basis van de volgende gegevens het bijbehorende contact:

Is Moneybird zeker van het contact? Dan selecteert Moneybird het automatisch. Is Moneybird er minder zeker van, dan zie je een suggestie die je kunt bevestigen of aanpassen. Tijdens het verwerken zie je bij het contactveld waarom Moneybird dit contact heeft gekozen.

Moneybird herkent ook wanneer documenten sterk op elkaar lijken en koppelt ze automatisch aan hetzelfde contact. Maakt Moneybird een aanpassing bij vergelijkbare documenten, dan past Moneybird die aanpassing ook toe bij de andere vergelijkbare documenten.

Moneybird geeft nooit je eigen bedrijf als suggestie. Moneybird gebruikt daarvoor de gegevens die staan bij je bedrijfsgegevens. Heb je je eigen e-mailadres ook als contact opgeslagen? Zorg er dan voor dat het overeenkomt met het e-mailadres bij je bedrijfsgegevens, zodat Moneybird het correct kan filteren.

Voeg je een inkoopfactuur of bon toe via de knop 'Inkoopfactuur toevoegen' of 'Bon toevoegen' in het tabblad Bank? Dan vult Moneybird het contact automatisch in op basis van eerdere betaalhistorie. Moneybird kijkt naar betaalde inkoopfacturen en bonnen van de afgelopen 13 maanden met hetzelfde rekeningnummer, mandaat-id of naam. Je vaakst betaalde contact heeft voorrang. Bij een gelijke stand kiest Moneybird het meest recent betaalde contact. Gearchiveerde of verwijderde contacten slaat Moneybird over. Is er geen betaalhistorie bekend, dan blijft het contactveld leeg.

Wil je niet voor elke leverancier een apart contact aanmaken? Dan kun je een verzamelcontact aanmaken, bijvoorbeeld 'Supermarkt', dat je gebruikt voor bonnen van verschillende winkels.

Let op: een verzamelcontact heeft als nadeel dat de suggesties bij banktransacties minder nauwkeurig worden en dat de bedragen van verschillende leveranciers worden samengevoegd in het rapport 'Kosten per contact'. Voor bonnetjes maakt Moneybird standaard een nieuw contact aan als de leverancier nog niet in je administratie staat. Werk je met verzamelcontacten, dan kun je dit uitzetten voor bonnetjes via de inkoopworkflow.

Herkent Moneybird een contact niet of kiest het de verkeerde? Controleer dan het volgende:

Heeft Moneybird een verkeerd contact geselecteerd? Klik dan op het contact om de contactpagina te openen. Controleer welke gegevens Moneybird heeft gebruikt om dit contact te kiezen, en pas verkeerde gegevens aan of verwijder ze.

Voorbeeld: staat jouw eigen e-mailadres bij een contact opgeslagen en stuur je vanaf dat adres een factuur naar je @inkomend-adres? Dan kan Moneybird denken dat jij het contact bent. Pas het e-mailadres bij dat contact aan, zodat Moneybird de volgende keer het juiste contact kiest.