Je ontvangt je inkoopfacturen en bonnetjes van leveranciers en dienstverleners. Moneybird selecteert het contact tijdens het verwerken van deze documenten of maakt een contact aan voor nieuwe leveranciers. Je kan ook zelf een contact selecteren.
Contact automatisch ingevuld vanuit banktransactie
Maak je een inkoopfactuur of bon aan via de knop 'Inkoopfactuur toevoegen' of 'Bon toevoegen' in het tabblad Bank? Dan vult Moneybird het contact automatisch in op basis van eerdere betaalhistorie van dezelfde tegenpartij.
Moneybird kijkt hiervoor naar betaalde inkoopfacturen en bonnen van de afgelopen 13 maanden waarbij hetzelfde rekeningnummer, mandaat-id of naam van de tegenpartij terugkomt. Het contact dat je het vaakst hebt betaald wint. Bij een gelijke stand kiest Moneybird het meest recent betaalde contact. Gearchiveerde of verwijderde contacten worden overgeslagen.
Is er geen eerdere betaalhistorie bekend? Dan blijft het contactveld leeg en kun je zelf het juiste contact kiezen.
Door het juiste contact te selecteren, zorg je er onder andere voor dat je banktransacties makkelijker kunt verwerken en je rapporten goed opgebouwd worden. In het crediteurenoverzicht en het rapport ‘kosten per contact’ worden de bedragen bij het gekozen contact geboekt.
Verzamelcontact
Als je niet voor iedere leverancier/winkel een contact aan wilt maken, kun je er voor kiezen om een ‘verzamelcontact’ aan te maken. Bijvoorbeeld een contact met de naam ‘supermarkt’ dat je gebruikt bij alle bonnen van verschillende supermarkten.
Een verzamelcontact heeft wel als nadeel dat de suggesties die Moneybird geeft bij het verwerken van je transacties minder goed bepaald kunnen worden. Ook worden de bedragen van verschillende leveranciers in het rapport ‘Kosten per contact’ en het crediteurenoverzicht samengevoegd.
Met onze nieuwe documentanalyse herkent Moneybird automatisch wanneer documenten sterk op elkaar lijken en koppelt deze aan hetzelfde contact. Komt er vervolgens een nieuw document binnen dat veel overeenkomsten vertoont met eerder verwerkte documenten, dan selecteert Moneybird direct het juiste contact.