Deze functionaliteit wordt geleidelijk uitgerold. Het is mogelijk dat je de inkoopworkflow en het betaalblok bij het verwerken van documenten nog niet ziet in jouw administratie.
De inkoopworkflow bevat je voorkeuren voor het verwerken en betalen van inkoopfacturen en bonnen. Je vindt de inkoopworkflow via Instellingen > Workflows. Elke administratie heeft 茅茅n inkoopworkflow.
Analyseren van inkomende documenten
In dit onderdeel bepaal je hoe Moneybird je inkomende documenten automatisch verwerkt.
Slim en volledig analyseren: Als je dit aanzet, leest Moneybird de bijlage en zet het document zo volledig mogelijk klaar, met een minimaal aantal factuurregels. Zet je dit uit, dan verwerkt Moneybird documenten globaler en vul je meer gegevens zelf in. Meer over automatische verwerking lees je in Scan en herken voor inkomende documenten.
Contacten aanmaken voor bonnetjes: Moneybird maakt standaard een nieuw contact aan als het contact op een bon nog niet in je administratie staat. Werk je met verzamelcontacten, dan kun je dit hier uitzetten. Meer over contacten bij bonnen lees je in Contacten bij inkoopfacturen en bonnetjes.
Betalen van inkomende documenten
Hier stel je in hoe Moneybird betalingen klaarzet als je dat aangeeft tijdens het verwerken van een document.
Van rekening: Kies de bankrekening die Moneybird gebruikt voor betalingen. De betaling komt op de verzendlijst van die rekening te staan.
Betaaldatum: Kies wanneer de betaling wordt klaargezet:
Direct: de betaling wordt vandaag klaargezet.
3 dagen voor de vervaldatum: Moneybird kijkt naar de vervaldatum op de factuur en zet de betaling 3 dagen eerder klaar. Is er geen vervaldatum bekend, dan valt Moneybird terug op 'Direct'.
Betaling klaarzetten tijdens het verwerken
Tijdens het verwerken van een inkoopfactuur of bon zie je vlak boven de opslaanknop een blok voor de betaling. Wat je ziet hangt af van de situatie:
Betaling gevonden: Moneybird heeft een overeenkomende transactie in je bankrekening gevonden. Je kunt deze koppelen aan het document. Heb je het document toch nog niet betaald? Kies dan voor 'Zet een betaling klaar'.
Document al betaald: Uit de documentanalyse blijkt dat de factuur of bon al betaald is. Zodra de bijbehorende transactie binnenkomt, koppelt Moneybird deze automatisch.
Automatische afschrijving onderweg: Het bedrag wordt automatisch afgeschreven 贸f omdat je het contact hebt ingesteld als incasso-contact, 贸f omdat dat op de factuur staat. Moneybird zet de status alvast op 'In betaling'. Bij automatische afschrijving via documentanalyse kun je dit uitschakelen als het niet klopt.
Betaling klaarzetten: In alle andere gevallen zie je een schakelaar waarmee je zelf een betaling klaarzet. Moneybird gebruikt hiervoor de rekening en betaaldatum die je in de inkoopworkflow hebt ingesteld.
Let op: het betaalblok is alleen zichtbaar bij documenten met de status 'Nieuw'. Na het opslaan stel je een betaling in via Betalingen doen vanuit Moneybird.
Rekeningnummer invullen
Als je een betaling klaarzet, heeft Moneybird een rekeningnummer (IBAN) nodig. Drie situaties zijn mogelijk:
Geen rekeningnummer bekend: Je vult zelf een IBAN in. Moneybird slaat dit automatisch op bij het contact.
Rekeningnummer gevonden via analyse: Moneybird heeft dit IBAN gevonden op de factuur of bon, maar heeft het nog niet opgeslagen bij het contact. Moneybird slaat het automatisch op zodra je de betaling klaarzet.
Rekeningnummer op document wijkt af van het contact: Moneybird gebruikt het IBAN van het document voor de betaling. Je kunt er zelf voor kiezen om het rekeningnummer bij het contact bij te werken.