Je inkoopfacturen en bonnen kun je in Moneybird toevoegen op het tabblad Inkomend. Je kunt bestanden in het formaat pdf, jpg, jpeg, png, gif, xml, heif en heic toevoegen. Als je een afbeelding niet kunt selecteren dan heeft deze geen geldig formaat. Er zijn verschillende mogelijkheden om de facturen en bonnen toe te voegen:

Je kunt je bestanden overal op het tabblad Inkomend neerzetten. Tijdens het slepen kleurt het hele scherm. Zo zie je dat je ze overal los kunt laten. Meerdere bestanden tegelijk kan ook.

Nadat de inkoopfacturen en bonnen zijn toegevoegd, kun je ze in je administratie verwerken. De documenten staan met de status 'Nieuw' bij Inkomend. Documenten met status 'Nieuw' zijn nog niet verwerkt en tellen nog niet mee in je boekhouding en btw-aangifte.

Als je meerdere bijlagen wilt toevoegen, dan kun je alle bestanden in één e-mail doorsturen naar je speciale Moneybird e-mailadres. Alle bestanden worden dan toegevoegd aan één inkomend document.

Je kunt ze ook later nog toevoegen. Open het document en klik onder de bijlage op 'Toevoegen'. Meer over de bijlageweergave lees je in Verwerk inkoopfacturen en bonnen.

Wil je zien welke inkoopfacturen of bonnen nog geen bijlage hebben? Gebruik dan in het tabblad Inkomend het filter 'Bijlage' en kies voor 'Zonder bijlage'. Zo zie je in één oogopslag welke documenten nog een origineel nodig hebben.

Je kunt als boekhouder of accountant de gefilterde URL ook delen met de ondernemer, zodat de eigenaar van de administratie direct ziet welke bonnen of facturen nog aangeleverd moeten worden.

Als je de inkoopfactuur of bon opent, klik je bovenaan op het prullenbakje. Let op: het verwijderen is definitief. Je kunt een inkoopfactuur niet verwijderen als er een betaling aan gekoppeld is, zoals een betaalbatch, een automatisch incasso of een Mollie-betaling.

Ontvang je regelmatig dezelfde inkoopfactuur, bijvoorbeeld voor verzekeringskosten of abonnementen? Maak deze inkoopfactuur dan periodiek. Zo hoef je de inkoopfactuur niet elke keer handmatig opnieuw in te voeren.

Nadat je de eerste inkoopfactuur hebt opgeslagen, kun je bovenaan klikken op 'Periodiek uit' om deze functie te activeren. Vervolgens stel je de gewenste frequentie in (bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) én geef je aan hoe vaak de inkoopfactuur nog automatisch aangemaakt moet worden.

Wil je een periodieke inkoopfactuur weer uitschakelen, dan kan dat in een van de inkoopfactuur die reeds verwerkt is in je administratie. Je kunt in de inkoopfactuur bovenaan klikken op 'Periodiek AAN' om deze functie te deactiveren.

Wil je een periodieke inkoopfactuur weer uitschakelen? Open dan een inkoopfactuur die je al hebt verwerkt. Klik bovenaan op 'Periodiek aan' om de functie uit te zetten.

Op dit moment is het niet mogelijk om een inkoopfactuur te dupliceren. Een verkoopfactuur kan wel worden gedupliceerd via de optie Extra, maar deze functionaliteit is nog niet beschikbaar voor inkoopfacturen.