Er zijn twee situaties waarbij we spreken van inkomende creditfacturen:
Als je facturen van een derde partij ontvangt die betrekking hebben op inkomsten, bijvoorbeeld self-billing. Er is dan geen sprake kosten, maar van omzet. En daarvoor verstuur je niet zelf een verkoopfactuur naar je klant.
Als je van je leverancier een creditfactuur ontvangt, bijvoorbeeld als je (een deel) van je aankopen hebt geretourneerd. Het inboeken van zo'n creditfactuur zorgt voor een verlaging van de kosten in je resultatenrekening.
1. Als je facturen van een derde partij ontvangt
Bij self-billing of reversed billing ben jij als ondernemer wel de partij die de goederen of diensten levert en dus omzet schrijft. Maar je verstuurt daar niet zelf een factuur voor naar je klant. In plaats daarvan ontvang jij van je klant een factuur. Binnen Moneybird voeg je zo'n self-billing factuur toe in het tabblad Inkomend. Je maakt hiervoor een nieuwe factuur aan en vult het negatieve bedrag in op de factuurregels.
Normaal gesproken selecteer je op een inkoopfactuur een kostencategorie. In dit geval kun je een omzetcategorie selecteren door onderaan het vinkje aan te zetten bij 'Deze creditfactuur bevat inkomsten die onder omzet vallen'. Zo wordt de omzet op de juiste categorie geboekt.
Doordat je dit vinkje hebt aangezet, zal na het opslaan de creditfactuur in je administratie meegenomen worden als inkomsten. In de resultatenrekening staat deze dan onder 'Omzet' en bij de btw-aangifte wordt deze meegenomen bij de leveringen en diensten.
2. Als je een creditfactuur ontvangt van je leverancier
Het kan voorkomen dat je een deel van de door jou bestelde goederen retourneert of dat je om een andere reden met je leverancier overeenkomt dat een deel van de verzonden inkomende factuur komt te vervallen. In zo'n geval hoor je voor de vermindering van je kosten een creditfactuur te ontvangen van jouw leverancier.
Die creditfactuur voeg je toe in het tabblad Inkomend. Om ervoor te zorgen dat de kosten in je resultatenrekening verlaagd worden, maak je het totaalbedrag van de factuur negatief door een min-teken toe te voegen in het veld 'Aantal' of 'Bedrag'. Vervolgens kies je de gewenste kostencategorie en het bijbehorende btw-tarief.
Het verwerken van deze creditfactuur heeft tot gevolg dat de kosten in de resultatenrekening worden verlaagd. Ook het bedrag dat eerder is toegevoegd in de btw-aangifte wordt lager.
Om de creditfactuur als betaald te markeren, kun je de transactie van de terugbetaling door jouw leverancier koppelen. Je kunt de creditfactuur ook met een andere factuur verrekenen.
Bedrag teruggekregen maar geen creditfactuur
Als het gaat om een bedrag dat gecrediteerd is, waarvoor je geen creditfactuur hebt ontvangen en die kun je ook niet opvragen, dan kun je zelf ook handmatig een credit-inkoopfactuur toevoegen op het tabblad 'Inkomend'. Eventueel kun je in een notitie (aan de rechterkant) aangeven waarom een bijlage ontbreekt. Aan deze creditfactuur kun je je banktransactie koppelen via Betaling > Registreer betaling > Overboeking. Mocht je twijfelen of dit boekhoudkundig wel toegestaan is, dan kun je het beste contact opnemen met je boekhouder.