Moneybird gebruikt scan en herken om inkoopfacturen en bonnetjes automatisch uit te lezen. De informatie uit je documenten wordt herkend en ingevuld zodra je een inkomend document toevoegt.
Tekstherkenning (OCR) en slimme analyse
Zodra een nieuw document wordt toegevoegd, herkent Moneybird eerst de tekst in het bestand.
Daarna gebruikt Moneybird slimme algoritmes om belangrijke gegevens te vinden, zoals:
documenttype (factuur of bonnetje)
contact
factuurdatum
referentie
totaalbedrag en valuta
factuurnummer
Vaak worden deze gegevens automatisch ingevuld. Je hoeft ze alleen nog te controleren en goed te keuren. Het is niet mogelijk om documenten automatisch op te slaan zonder controle.
Documenttype en contact herkennen
Moneybird bepaalt of het om een inkoopfactuur of een bonnetje gaat. Dit gebeurt op basis van de betalingsvoorwaarden en betaalmethode op het document.
Moneybird zoekt in je administratie naar het juiste contact.
Hiervoor worden onder andere het KVK-nummer, btw-nummer, IBAN en e-mailadres gebruikt. Ontbreken deze gegevens bij je bestaande contacten? Vul ze dan aan.
Als er geen match is, maakt Moneybird automatisch een nieuw contact aan met gegevens uit de bedrijfsdatabase en wordt er een suggestie gegeven. Staat er te weinig informatie op het document om een contact te vinden? Kies dan handmatig het juiste contact.
Soms wordt er per ongeluk een dubbel contact aangemaakt (bijv. als het KvK-nummer of e-mailadres afwijkt). Je kunt die eenvoudig samenvoegen.
Factuurnummer herkennen
Moneybird vergelijkt de nieuwe factuur met eerdere facturen van dezelfde leverancier om het factuurnummer automatisch te herkennen. Lukt dat niet, dan helpt de auto-aanvulfunctie je bij het invullen.
Betalingstermijn, bedrag en valuta en factuurregels invullen
Moneybird leest ook de vervaldatum, betalingstermijn, bedragen en valuta uit het document.
Moneybird vult factuurregels automatisch aan op basis van eerdere facturen en het type bestand:
Eerste factuur van een leverancier: Moneybird leest de regels uit de factuur (of UBL-bestand).
Bij facturen met meer dan vijf regels worden deze gegroepeerd per btw-tarief.Factuur van een bekende leverancier: Moneybird neemt automatisch de omschrijving, categorie en btw-tarief van de vorige factuur over.
Controleren en corrigeren
Automatische herkenning is niet altijd 100% perfect. Moneybird vult alleen gegevens in die met hoge zekerheid correct zijn, maar een kleine foutmarge blijft mogelijk.
Controleer daarom altijd even de herkende gegevens. Klopt er iets niet, dan doe je een aanpassing. Zo houd je zelf de controle, terwijl Moneybird het meeste werk voor je doet.