Scan en herken voor inkomende documenten

Moneybird gebruikt slimme technologie om inkoopfacturen en bonnetjes automatisch uit te lezen. De informatie uit je documenten wordt herkend en ingevuld zodra je een inkomend document toevoegt.

Zodra een nieuw document wordt toegevoegd, herkent Moneybird eerst de tekst in het bestand. Daarna gebruikt Moneybird slimme algoritmes om belangrijke gegevens te vinden, zoals:

Moneybird vult het document zo volledig mogelijk in. Je hoeft ze alleen nog te controleren en goed te keuren. Waar het niet zeker is, vragen we je aandacht voor specifieke onderdelen. Zo houd jij de controle. Het is nog niet mogelijk om documenten automatisch op te slaan zonder controle.

De analyse kijkt ook naar het meest vergelijkbare document en maakt het mogelijk een privé/zakelijk splitsing toe te passen op een nieuw document als dit in het verleden is opgeslagen. Wanneer je een aanpassing maakt in de factuurregels, zal bij het volgende vergelijkbare document van dezelfde leverancier deze aanpassing ook toegepast worden.

Wanneer je meerdere documenten voor één contact uploadt, bijvoorbeeld 10, worden de veranderingen die aan het eerste document zijn aangebracht meegenomen bij de analyse van de overige 9 documenten. Daarnaast worden er heranalyses gedaan wanneer je het documenttype of contact aanpast, wanneer je een bijlage upload of verwijderd en wanneer je documenten in bulk uploadt en aanpassingen maakt aan één vergelijkbaar document. De analyse wordt dan opnieuw gedraaid voor de andere vergelijkbare documenten om de correcties automatisch mee te nemen.

Moneybird zoekt in je administratie naar het juiste contact. Hiervoor worden onder andere het KVK-nummer, btw-nummer, IBAN en e-mailadres gebruikt. Ontbreken deze gegevens bij je bestaande contacten? Vul ze dan aan zodat de analyse beter werkt.
​

Als er geen match is, maakt Moneybird automatisch een nieuw contact aan met o.a. gegevens uit het handelsregister. Staat er te weinig informatie op het document om een contact te vinden? Dan kies je handmatig het juiste contact en hervat de analyse.

Als je contacten weinig gegevens bevatten, zoals het KVK-nummer, btw-nummer, IBAN of e-mailadres, kan het voorkomen dat de analyse nog een contact aanmaakt voor die leverancier. Je kunt deze eenvoudig samenvoegen.

Moneybird leest ook het factuurnummer of kenmerk, de vervaldatum, betalingstermijn en valuta uit het document. Lukt dat niet, dan helpt de auto-aanvulfunctie je bij het invullen.

De vervaldatum is gebaseerd op de vervaldatum die op het document staat of de datum van het document + de betaaltermijn zoals aangegeven op het document.

Moneybird rekent de uitgelezen regels en btw-specificatie na. Op basis daarvan maken we keuzes welke combinatie van regels we op het document plaatsen. We proberen de originele regels te gebruiken of we maken regels aan met de btw-tarieven of desnoods één regel met de totaalprijs. Het kan dus voorkomen dat meerdere factuurregels bij een inkoopfactuur worden samengevoegd tot één regel. Dit gebeurt wanneer de totaalsom van de bedragen anders niet correct uitkomt.

Waar mogelijk wordt eerst geprobeerd om één regel per btw-percentage aan te houden. Als dat niet lukt, kunnen regels worden samengevoegd. Dit is een bewuste werkwijze en geen fout in de verwerking.

Moneybird neemt de categorieën en projecten over van een vorige factuur van hetzelfde contact en groepeert vervolgens de regels.

Als laatste verwoordt Moneybird de omschrijvingen van je uitgaven net zo hoe jij dat doet. Had de vorige factuur bijvoorbeeld 'Huur oktober'? Dan wordt het automatisch 'Huur november'.

Bonnetjes van cafés en restaurants worden automatisch herkend en standaard op het tarief 'Geen btw' gezet. In de meeste gevallen is de btw op dit soort kosten namelijk niet aftrekbaar. In de praktijk zien we dat gebruikers deze bonnetjes toch op 9% of 21% btw zetten, terwijl dit meestal niet juist is. Om dit te voorkomen, wordt voor dit type bonnetjes standaard het tarief ‘Geen btw’ toegepast.

Wanneer je bij een inkoopfactuur een negatief bedrag invoert en vervolgens het vinkje zet bij 'Deze creditfactuur bevat inkomsten die onder omzet vallen' dan kan het zijn dat je volgende foutmelding krijgt: 'Btw-tarief niet geldig'.

De reden dat je deze foutmelding krijgt, is dat je het vinkje bij ‘Deze creditfactuur bevat inkomsten die onder omzet vallen’ hebt aangezet. In dat geval moet er een btw-tarief worden geselecteerd dat ook onder omzet valt.

Wat mogelijk verwarrend is, is dat er zowel een inkoop- als verkoop-btw-tarief van 21% beschikbaar is. Wanneer je nogmaals op het btw-tarief klikt, zie je het juiste 21% verkoop-btw-tarief verschijnen. Als je dit tarief selecteert, zou je de factuur wel moeten kunnen opslaan. Je kunt er ook voor kiezen om zelf het btw-tarief in je administratie te bewerken en hier bijvoorbeeld 'Inkoop' achter te zetten, zodat de verschillende tarieven beter van elkaar te onderscheiden zijn.

Automatische herkenning is niet altijd 100% perfect. Moneybird vult alleen gegevens in die met hoge zekerheid correct zijn, maar een kleine foutmarge blijft mogelijk.

Controleer daarom altijd even de herkende gegevens. Klopt er iets niet, dan doe je een aanpassing. Zo houd je zelf de controle, terwijl Moneybird het meeste werk voor je doet.