Moneybird gebruikt slimme technologie om inkoopfacturen en bonnetjes automatisch uit te lezen. De informatie uit je documenten wordt herkend en ingevuld zodra je een inkomend document toevoegt.
Tekstherkenning (OCR) en slimme analyse
Zodra een nieuw document wordt toegevoegd, herkent Moneybird eerst de tekst in het bestand. Daarna gebruikt Moneybird slimme algoritmes om belangrijke gegevens te vinden, zoals:
documenttype (factuur of bonnetje)
contact
factuurdatum en vervaldatum
factuurnummer (referentie/kenmerk)
valuta
aantallen, bedragen en btw-tarieven
Moneybird vult het document zo volledig mogelijk in. Je hoeft ze alleen nog te controleren en goed te keuren. Waar het niet zeker is, vragen we je aandacht voor specifieke onderdelen. Zo houd jij de controle. Het is nog niet mogelijk om documenten automatisch op te slaan zonder controle.
Contact herkennen
Moneybird zoekt in je administratie naar het juiste contact. Hiervoor worden onder andere het KVK-nummer, btw-nummer, IBAN en e-mailadres gebruikt. Ontbreken deze gegevens bij je bestaande contacten? Vul ze dan aan zodat de analyse beter werkt.
Als er geen match is, maakt Moneybird automatisch een nieuw contact aan met o.a. gegevens uit het handelsregister. Staat er te weinig informatie op het document om een contact te vinden? Dan kies je handmatig het juiste contact en hervat de analyse.
Als je contacten weinig gegevens bevatten, zoals het KVK-nummer, btw-nummer, IBAN of e-mailadres, kan het voorkomen dat de analyse nog een contact aanmaakt voor die leverancier. Je kunt deze eenvoudig samenvoegen.
Factuurnummer, datum, vervaldatum en valuta herkennen
Moneybird leest ook het factuurnummer of kenmerk, de vervaldatum, betalingstermijn en valuta uit het document. Lukt dat niet, dan helpt de auto-aanvulfunctie je bij het invullen.
Aantallen, bedragen en btw-tarieven invullen
Moneybird rekent de uitgelezen regels en btw-specificatie na. Op basis daarvan maken we keuzes welke combinatie van regels we op het document plaatsen. We proberen de originele regels te gebruiken of we maken regels aan met de btw-tarieven of desnoods één regel met de totaalprijs.
Moneybird neemt de categorieën en projecten over van een vorige factuur van hetzelfde contact en groepeert vervolgens de regels.
Als laatste verwoordt Moneybird de omschrijvingen van je uitgaven net zo hoe jij dat doet. Had de vorige factuur bijvoorbeeld 'Huur oktober'? Dan wordt het automatisch 'Huur november'.
Controleren en corrigeren
Automatische herkenning is niet altijd 100% perfect. Moneybird vult alleen gegevens in die met hoge zekerheid correct zijn, maar een kleine foutmarge blijft mogelijk.
Controleer daarom altijd even de herkende gegevens. Klopt er iets niet, dan doe je een aanpassing. Zo houd je zelf de controle, terwijl Moneybird het meeste werk voor je doet.