Naast facturen en bonnetjes ontvang je als ondernemer ook andere documenten, zoals een contract of verzekeringspolis. In Moneybird kun je deze documenten eenvoudig opslaan, zodat je ze overal bij de hand hebt. Je voegt ze toe in het tabblad Inkomend via Toevoegen > Of doorgaan zonder document.
Na het uploaden zie je het document direct op de detailpagina. Hier vul je de gegevens in, zoals het type, de datum en eventueel een referentie. Je kunt ook een bijlage toevoegen.
Een contact invullen is niet verplicht. Heb je er een gekozen? Dan kun je het contact nog wel wijzigen, maar niet meer leegmaken.
Door deze documenten op te slaan via het tabblad Inkomend in Moneybird, raak je ze niet meer kwijt. Wil je eraan herinnerd worden vlak voordat een document vervalt? Stel dan een herinneringsdatum in via het veld `Herinneringsdatum`. De herinnering verschijnt bij je notificaties rechtsboven in je administratie, bij het belletje.
Zodra de herinneringsdatum is bereikt, krijg je de taak 'Controleer bijna verlopen documenten' in je administratie. Zo zorg je ervoor dat je documenten up-to-date blijven en kun je ze aanpassen wanneer dat nodig is.
Type wijzigen naar inkoopfactuur
Je kunt het type van een document alleen wijzigen zolang het nog niet volledig is opgeslagen. Kies dan een ander soort in het uitklapmenu bij het veld 'Soort'.
Is het document al ingeboekt? Dan kun je het soort niet meer aanpassen. Voor een inkoopfactuur of bon zijn namelijk andere gegevens nodig dan voor een algemeen document. Verwijder het document in dat geval en voeg het opnieuw toe via het tabblad Inkomend. Herkent Moneybird het weer als 'Algemeen document'? Dan pas je het type bovenaan de pagina aan naar 'Inkoopfactuur' of 'Bon' voordat je het opslaat.