Goede facturen bevatten een reeks aan informatie. Door een goede factuur op te stellen ontstaat er geen verwarring bij je klant. Daarnaast zijn bepaalde factuurgegevens ook verplicht vanuit de Belastingdienst. Op een correcte factuur vermeld je de volgende factuurgegevens:
Factuurnummer: Zet op je factuur altijd een factuurnummer. Op deze manier houd je facturen uit elkaar en kan je klant met vragen eenvoudig verwijzen naar dit nummer. Een nummer mag je maar één keer gebruiken en voor een correcte factuurnummering, moeten de de nummers oplopend doornummeren.
Je eigen bedrijfsgegevens: Het moet voor je klant duidelijk zijn van wie de factuur afkomstig is. Vermeld hierbij je volledige adres en het KvK- en btw-nummer als je die hebt.
De gegevens van je klant: Op de factuur moet staan wie de factuur gaat ontvangen, inclusief een volledig adres.
Factuurdatum en vervaldatum: De datum waarop je de factuur verstuurt, is leidend voor de btw-aangifte. Daarnaast is het de datum vanaf wanneer de betaaltermijn ingaat. Een vervaldatum vermelden is niet verplicht, maar voorkomt onduidelijkheid bij je klant over de uiterlijke datum van betaling.
Factuurregels: in één of meer factuurregels omschrijf je welke diensten of producten je levert.
Totaalbedragen: Onderaan de factuurregels neem je de totaalbedragen op. Vermeld hier het totaalbedrag exclusief btw, de btw-bedragen en het totaalbedrag inclusief btw.
Betalingscondities: Vergeet niet te vermelden op welke manier de klant kan betalen. In het geval van een bankoverboeking is het gebruikelijk om te vermelden welke omschrijving ze moeten gebruiken bij het overboeken, bijvoorbeeld: "Overboeken naar rekening NL00INGB0001235678 onder vermelding van het factuurnummer 2024-0012".
Op de website van de Belastingdienst is meer informatie te vinden over de factuurgegevens die de Belastingdienst verplicht stelt.
Voorbeeldfactuur
