Contacten toevoegen

In Moneybird voeg je contacten toe via het tabblad Contacten. Je kunt kiezen voor handmatig invoeren of importeren via een bestand. Moneybird maakt geen onderscheid tussen debiteuren en crediteuren. Via de rapporten Omzet per contact en Kosten per contact zie je wie debiteur en/of crediteur is.

Klik op 'Toevoegen' en vul de gegevens van je contact in. Moneybird zoekt automatisch naar gegevens wanneer je de bedrijfsnaam invoert. Klik op het zoekresultaat om de KVK-gegevens alvast in te vullen. Moneybird heeft een koppeling met de Nederlandse KVK en de Belgische KBO. Voor bedrijven in andere landen is automatisch ophalen niet beschikbaar.

Kies rechtsboven in het tabblad Contacten voor 'Importeren' en selecteer een CSV-, Excel- of vCard-bestand.

Bij een CSV-bestand doet Moneybird suggesties om de juiste velden toe te wijzen. Het kan zijn dat je dit voor een aantal velden nog zelf moet doen. Een CSV-bestand hoeft geen vaste opbouw te hebben. Het maakt niet uit welke gegevens in welke kolom staan. Het kan handig zijn om op de eerste regel van het CSV-bestand aan te geven welke informatie er in die kolom staat, zoals bedrijfsnaam, adres of postcode. Heb je extra informatie die je niet kwijt kunt in de bestaande velden? Gebruik dan '+ Veld toevoegen' om direct een extra veld aan te maken.

Contactpersonen kun je niet via een CSV-bestand toevoegen. Dat kan wel via een Moneybird Excel-export (zie hieronder). Anders voeg je contactpersonen handmatig toe door twee schermen naast elkaar te openen en de gegevens te kopiëren.

Je kunt ook een Excel-bestand (.xlsx) importeren. Heeft het bestand één werkblad? Dan werkt het net als een CSV: Moneybird doet suggesties voor de velden en waar nodig wijs je ze zelf toe.

Upload je een onbewerkte Moneybird-export met twee werkbladen (Contacten en Contactpersonen)? Dan herkent Moneybird het bestand automatisch. Het mappingscherm verschijnt niet en de contactpersonen komen mee.

Oude .xls-bestanden (Excel 2003 en eerder) worden niet ondersteund. Sla het bestand dan op als .xlsx.

De vCards hebben een vaste opbouw, waardoor Moneybird automatisch weet welke gegevens waar staan. Bij een vCards-bestand hoef je daardoor niet zelf aan te geven welke informatie waar staat. Een vCard is een internationaal gestandaardiseerd bestand voor het uitwisselen van contactgegevens. Daardoor zijn er alleen velden voor contactgegevens en geen boekhoudspecifieke gegevens zoals btw-nummers, KVK-nummers en bankrekeningnummers.

Als er contacten onvolledig of ongeldig zijn, kun je deze alsnog opnemen in je administratie door ze te repareren. Wil je deze contacten liever niet in je administratie, verwijder ze dan. Wanneer het om veel contacten gaat, kan het verstandig zijn om eerst de velden aan te passen in een spreadsheet-programma zoals Excel en het bestand daarna nogmaals te importeren.

Heb je de onvolledige of ongeldige contacten tijdens het importeren genegeerd? In het tabblad Contacten vind je deze bovenaan in de tabel. Klik op de regel van het importbestand en wijzig ze alsnog.

Is er iets misgegaan tijdens het importeren, of wil je de import terugdraaien? Lees dan Problemen bij importeren contacten.