Moneybird maakt voor iedere administratie een uniek '@inkomend e-mailadres' aan. Binnengekomen pdf-documenten kun je doorsturen naar dit e-mailadres. De documenten worden dan automatisch opgenomen in je boekhouding met de status 'Nieuw'. Als je de gegevens controleert en opslaat, wordt het inkomende document officieel onderdeel van je boekhouding.

Je vindt het speciale e-mailadres in het tabblad Inkomend in je administratie. Bovenaan die pagina staat een knop met een @-teken, als je daarop klikt wordt er een schermpje uitgeklapt waarop het unieke e-mailadres van jouw administratie staat.

Het is mogelijk om e-mails automatisch door te laten sturen door Google. Google stuurt eerst een e-mail ter bevestiging naar het adres waar je het naar wilt door laten sturen. De e-mail met de bevestigingscode die Google naar het @inkomend adres stuurt, wordt in je administratie klaargezet als nieuw document op het tabblad Inkomend. Je kunt de e-mail dus zelf in Moneybird opzoeken. Nadat je de bevestiging hebt verwerkt, kun je het document in Moneybird weer verwijderen, aangezien het natuurlijk geen inkoopfactuur is. Met het prullenbakje boven het invulformulier kun je het document verwijderen uit je administratie.

Het @inkomend adres bevat een willekeurig gedeelte om te voorkomen dat er makkelijk spam naar toe gestuurd kan worden. Een e-mailadres als [email protected] kan makkelijk geraden worden voor spammers. Als het e-mailadres [email protected] is, is het een heel stuk lastiger om het e-mailadres te raden. Zo voorkomen we dat er ongewenste berichten worden doorgestuurd naar je administratie.