Inkomende documenten toevoegen via speciaal e-mailadres

Moneybird maakt voor iedere administratie een uniek '@inkomend e-mailadres' aan. Binnengekomen pdf-documenten kun je doorsturen naar dit e-mailadres. De documenten worden dan automatisch opgenomen in je boekhouding met de status 'Nieuw'. Als je de gegevens controleert en opslaat, wordt het inkomende document officieel onderdeel van je boekhouding.

Je vindt het speciale e-mailadres als je de administratie opent in je browser onder het tabblad Inkomend. Bovenaan die pagina staat een knop met een @-teken, als je daarop klikt wordt er een schermpje uitgeklapt waarop het unieke e-mailadres van jouw administratie staat.

Je kunt via je eigen e-mailprovider een forward instellen, zodat e-mails van je leveranciers direct naar je @inkomend e-mailadres gaan. Zo komen de inkoopfacturen meteen in je administratie te staan. Hoe je dit instelt, verschilt per provider.

Alle e-mails die op het @inkomend-adres binnenkomen, worden in je administratie gezet. Moneybird heeft geen filter dat een e-mail kan tegenhouden. Komen de e-mails niet aan? Dan is de forward waarschijnlijk niet goed ingesteld. Controleer dit bij je e-mailprovider.

Automatisch forwarden vanuit Microsoft gaat niet altijd goed. Er ontstaat dan een error, maar die komt niet door Moneybird. Vaak heeft dit te maken met een anti-spamregel in Office Exchange van Microsoft. Zet daarbij 'Outbound' altijd op 'Aan' in plaats van 'Automatic'.

Houd er rekening mee dat een aangepaste instelling niet meteen actief is bij Microsoft. In het eerste kwartier kan het dus lijken alsof de oplossing niet werkt. Vanuit Moneybird kunnen we hier helaas niets aan doen.

Het is mogelijk om e-mails automatisch door te laten sturen door Google. Google stuurt eerst een e-mail ter bevestiging naar het adres waar je het naar wilt door laten sturen. De e-mail met de bevestigingscode die Google naar het @inkomend adres stuurt, wordt in je administratie klaargezet als nieuw document op het tabblad Inkomend. Je kunt de e-mail dus zelf in Moneybird opzoeken. Nadat je de bevestiging hebt verwerkt, kun je het document in Moneybird weer verwijderen, aangezien het natuurlijk geen factuur is. Met het prullenbakje boven het invulformulier kun je het document verwijderen uit je administratie.

Het is niet mogelijk om meerdere losse inkoopfacturen in één e-mail door te sturen via het @inkomend e-mailadres. Moneybird maakt per e-mail één nieuw inkomend document aan, en slaat alle bijlagen van die e-mail bij dat ene document op.

Wil je meerdere facturen of bonnen tegelijk toevoegen? Doe dat dan in je administratie zelf. Op het tabblad Inkomend kun je meerdere bestanden in één keer uploaden. Per bestand maakt Moneybird een nieuw document aan. Je kunt maximaal 15 bestanden tegelijk toevoegen.

Het @inkomend adres bevat een willekeurig gedeelte om te voorkomen dat er makkelijk spam naar toe gestuurd kan worden. Een e-mailadres als [email protected] kan makkelijk geraden worden voor spammers. Als het e-mailadres [email protected] is, is het een heel stuk lastiger om het e-mailadres te raden. Zo voorkomen we dat er ongewenste berichten worden doorgestuurd naar je administratie. Om deze reden kun je het willekeurige gedeelte niet verwijderen.

Als je je administratienaam wijzigt via Instellingen > Administratiegegevens. wordt je @inkomend e-mailadres niet automatisch aangepast. Je kunt deze handmatig aanpassen zodat het overeenkomt met je nieuwe bedrijfsnaam. Ga hiervoor naar het tabblad Inkomend en klik op het @teken. Via 'Genereer nieuw e-mailadres' maak je een nieuwe naam aan. Wanneer je je @inkomend e-mailadres aanpast, wordt ook je @facturen e-mailadres voor externe facturen automatisch aangepast.