Om facturen automatisch te kunnen verwerken moeten de facturen leesbaar zijn voor ieder systeem. Op een papieren of PDF factuur is nooit precies te herleiden wat de betekenis is van de getallen op de factuur, volledige automatische verwerking is niet mogelijk. UBL staat voor Universal Business Language, daarmee wordt bedoeld dat we op één uniforme standaard gegevens uitwisselen over een factuur. Hierdoor kan ieder boekhoudpakket dat zich aan deze standaard houdt, eenvoudig facturen met een ander programma uitwisselen waarbij de gegevens digitaal worden ingelezen.

Naast het versturen van UBL facturen, is het ook mogelijk om UBL facturen te ontvangen en verwerken. Wanneer je een UBL factuur ontvangt en het bestand upload via Toevoegen > Uploaden of e-mailt naar je Moneybird administratie, worden alle gegevens automatisch voor je ingevuld op de inkoopfactuur. Wanneer het contact nog niet bestaat, is deze toevoegen het enige wat je hoeft te doen. Bestaat het contact al wel, dan wordt ook deze automatisch voor je ingevuld. Vervolgens sla je de factuur op.

Door UBL te gaan gebruiken wordt je administratie steeds minder foutgevoelig, het maken van typfouten is namelijk niet mogelijk.