Of en wanneer je herinneringen verstuurt, bepaal je in de workflow. Per stap stel je in welke tekst bij de herinnering wordt verstuurd en wanneer je deze wilt sturen. Zet het vinkje aan bij 'Herinnering automatisch verzenden' om dit automatisch te laten gebeuren. Je kunt instellen of je de herinnering verstuurt op de dag dat de factuur verloopt, of een aantal dagen daarna. Onderaan stel je in wanneer een herinnering verloopt.
Heb je een factuur verzonden met een workflow waarin automatisch herinneringen zijn ingeschakeld? Dan kun je de workflow op elk moment pauzeren. Klik daarvoor bij de factuur rechts bovenaan op '(pauzeren)'. Zo voorkom je dat er onbedoeld toch een herinnering uitgaat.
Welke facturen meegenomen worden in een herinnering
Als je een herinnering naar een klant stuurt, kijkt Moneybird of er nog andere openstaande facturen zijn voor datzelfde contact. Zo kun je desgewenst een totaaloverzicht sturen. Voordat de herinnering daadwerkelijk wordt gestuurd, zie je een overzicht van alle openstaande facturen. Wil je niet alle facturen meenemen, dan vink je ze uit.
Moneybird voegt alleen herinneringen samen die bij hetzelfde contactpersoon horen, of bij hetzelfde contact zonder contactpersoon.
Verzendmethode instellingen
Het is niet mogelijk om per herinnering een andere verzendmethode in te stellen. Moneybird gebruikt de verzendmethode die je bij het contact hebt opgeslagen. Wil je de eerste twee herinneringen automatisch versturen maar de derde zelf? Stel de derde herinnering dan in als niet-automatisch. De factuur krijgt dan de status 'Verlopen' zodra de tweede herinnering is verlopen. Je kunt de factuur dan openen en kiezen voor Verzenden > Verzend herinnering.
Administratiekosten of rente toevoegen aan een herinnering
Het is niet mogelijk om administratie of rente kosten toe te voegen aan een herinnering. Je kunt als alternatief een creditfactuur maken en vervolgens een nieuwe factuur sturen inclusief de extra kosten.
Alleen verlopen facturen een herinnering
Het is niet mogelijk om in te stellen dat alleen facturen met de status 'Verlopen' een herinnering krijgen. Er wordt gekeken naar alle openstaande facturen voor een contact. Je kunt facturen wel handmatig uitvinken voordat je de herinnering verstuurt.
Apart e-mailadres voor herinneringen
Moneybird gebruikt het e-mailadres dat je bij 'E-mailadres facturen' bij het contact hebt opgeslagen. Het is bij automatische herinneringen niet mogelijk om daarvoor een ander e-mailadres in te stellen. Verstuur je de herinnering handmatig, dan kun je het e-mailadres aanpassen tijdens het verzenden.