Of en wanneer je herinneringen verstuurt, bepaal je in de workflow. Per stap stel je in welke tekst bij de herinnering wordt verstuurd en wanneer je deze wilt sturen. Zet het vinkje aan bij 'Herinnering automatisch verzenden' om dit automatisch te laten gebeuren. Je kunt instellen of je de herinnering verstuurt op de dag dat de factuur verloopt, of een aantal dagen daarna. Onderaan stel je in wanneer een herinnering verloopt.
Heb je een factuur verzonden met een workflow waarin automatisch herinneringen zijn ingeschakeld? Dan kun je de workflow op elk moment pauzeren. Klik daarvoor bij de factuur rechts bovenaan op '(pauzeren)'. Zo voorkom je dat er onbedoeld toch een herinnering uitgaat.
Welke facturen meegenomen worden in een herinnering
Als je een herinnering naar een klant stuurt, kijkt Moneybird of er nog andere openstaande facturen zijn voor datzelfde contact. Zo kun je desgewenst een totaaloverzicht sturen. Voordat de herinnering daadwerkelijk wordt gestuurd, zie je een overzicht van alle openstaande facturen. Wil je niet alle facturen meenemen, dan vink je ze uit.
Moneybird voegt alleen herinneringen samen die bij hetzelfde contactpersoon horen, of bij hetzelfde contact zonder contactpersoon. Staan openstaande facturen op verschillende herinneringsstappen? Dan verstuurt Moneybird per stap een aparte e-mail, zodat elke factuur de juiste toon en tekst meekrijgt.
Verzendmethode instellingen
Het is niet mogelijk om per herinnering een andere verzendmethode in te stellen. Moneybird gebruikt de verzendmethode die je bij het contact hebt opgeslagen. Wil je de eerste twee herinneringen automatisch versturen maar de derde zelf? Stel de derde herinnering dan in als niet-automatisch. De factuur krijgt dan de status 'Verlopen' zodra de tweede herinnering is verlopen. Je kunt de factuur dan openen en kiezen voor Verzenden > Verzend herinnering.
Administratiekosten of rente toevoegen aan een herinnering
Het is niet mogelijk om administratie of rente kosten toe te voegen aan een herinnering. Je kunt als alternatief een creditfactuur maken en vervolgens een nieuwe factuur sturen inclusief de extra kosten.
Alleen verlopen facturen een herinnering
Het is niet mogelijk om in te stellen dat alleen facturen met de status 'Verlopen' een herinnering krijgen. Er wordt gekeken naar alle openstaande facturen voor een contact. Je kunt facturen wel handmatig uitvinken voordat je de herinnering verstuurt.
Apart e-mailadres voor herinneringen
Moneybird gebruikt het e-mailadres dat je bij 'E-mailadres facturen' bij het contact hebt opgeslagen. Het is bij automatische herinneringen niet mogelijk om daarvoor een ander e-mailadres in te stellen. Verstuur je de herinnering handmatig, dan kun je het e-mailadres aanpassen tijdens het verzenden.
Contactpersoon en tags in herinneringen
Wanneer je in een contact gebruik maakt van meerdere contactpersonen, wordt er bij herinneringen niet gekeken naar het contactpersoon. Je kunt in de workflow voor herinneringen de volgende tags instellen:
`{recipient.name}` — pakt van de eerste factuur in de reeks de voornaam en achternaam van het contactpersoon. Als er geen contactpersoon beschikbaar is, pakt het de t.a.v. van het contact als die beschikbaar is.
`{recipient.attention}` — pakt de t.a.v. van het contact.
`{recipient.firstname}` — pakt de voornaam bij het contact zelf, niet van de contactpersoon.
`{recipient.lastname}` — pakt de achternaam van het contact zelf, niet van de contactpersoon.
Er is voor herinneringen geen optie voor het versturen van alleen de voornaam van een contactpersoon. Je krijgt altijd een combinatie van voor- en achternaam.
Het is voor herinneringen ook mogelijk om in het 'T.a.v.' veld de tag `{recipient.attention}` te gebruiken. Deze vind je bij het contact onder Details > Ter attentie van. Als je hier alleen de voor- en achternaam invult, neemt Moneybird de hele naam over. Je kunt er ook voor kiezen om alleen de voornaam in te typen.
Herinnering onterecht verzonden
Voordat Moneybird een herinnering stuurt, wordt er gekeken of de factuur de status 'Betaald' heeft binnen Moneybird. Is dit niet het geval en is de vervaltermijn bereikt, dan stuurt Moneybird een herinnering als je dit zo hebt ingesteld in de workflow. Je kunt via Instellingen > Workflows controleren of je automatisch herinneren hebt aangevinkt. Ook kun je zien of je een vertraging voor het herinneren hebt ingesteld.
Is de factuur wel betaald, maar is de betaling nog niet bij de factuur verwerkt? Dan weet Moneybird helaas niet dat het bedrag al betaald is en stuurt een, in dat geval onterechte, herinnering aan de klant. Stel je automatisch herinneren in, dan is het belangrijk dat je de betalingen goed bijhoudt. Bij voorkeur verwerk je via het tabblad 'Bank' de bijbehorende transacties. Je kunt er ook voor kiezen handmatig een betaling bij de factuur te registreren.
In de historie aan de rechterkant van de factuur kun je precies terugvinden wat er is gebeurd. Bij de herinnering kun je inzien op welke datum en welk tijdstip deze verzonden is. Ook bij de betaling kun je op het dropdown-pijltje klikken en inzien op welke datum de betaling is geregistreerd. Zo achterhaal je eenvoudig of het moment van registratie van de betaling viel na het verzenden van de herinnering.
Lees ook: Factuur wordt niet betaald