In een workflow bepaal je de instellingen van de factuur of offerte. In Moneybird kun je verschillende workflows aanmaken voor verschillende soorten contacten. Je kunt bijvoorbeeld per taal een workflow aanmaken. Via Instellingen > Workflows kun je een workflow toevoegen of aanpassen. Er staat een standaard workflow voor je klaar.
Bij het verzenden van een factuur wordt de workflow gebruikt die je als standaard hebt ingesteld. Deze kun je bij het verzenden wijzigen door op de contactgegevens te klikken. Je kunt ook een vaste workflow bij je contacten opslaan.
Herken je de bovenstaande opmaak niet? Dat kan kloppen! Onze workflows zijn onlangs verbeterd, maar nog niet voor iedereen! Over de oude variant vind je meer informatie in de video onderaan de pagina. We hopen zo snel mogelijk voor iedereen de nieuwe variant toe te passen!
Algemene instellingen
Links in het workflow overzicht zie je de algemene instellingen. Klik op het potloodje om de instellingen te bewerken.
Je stelt de taal van je facturen in. Wanneer je een workflow aanmaakt kun je in eerste instantie kiezen voor Nederlands of Engels. Kies je hier voor een van deze talen dan worden de teksten automatisch in het Nederlands of Engels opgeslagen. Je kunt ook uit andere talen kiezen.
Je kunt de titel van facturen aanpassen voor verschillende talen. Bij de taal Nederlands kun je kiezen uit factuur, nota of rekening.
Je kunt instellen in welke valuta de facturen moeten worden aangemaakt
Of je de bedragen inclusief of exclusief btw weer wilt geven op je facturen.
Je kunt standaardbijlagen toevoegen zoals algemene voorwaarden. Deze worden dan met elke factuur geselecteerd met deze workflow verstuurd.
Betaalinstellingen
Bij de betaalinstellingen stel je in welke betaalmethoden je je klant aanbiedt, bijvoorbeeld automatisch incasso of online betaalmethoden.
Je klikt op het potloodje om je betaalmethoden in te stellen. Als je automatische incasso gebruikt, kun je aangeven hoeveel incasso-pogingen je bij een factuur wilt doen. Bij de verzending van de factuur doen we de eerste incasso-poging. De volgende pogingen doen we bij de volgende herinnering stappen. Na hoe lang precies, dat stel je in bij 'Verzending en herinnering' zoals later in dit artikel beschreven wordt.
Afhankelijk van welke betaalmethoden je in je administratie hebt ingesteld, kun je aangeven welke betaalmethoden je wel of niet wilt aanbieden door ze aan of uit te vinken.
Verzending en herinneringen
Bij 'Verzending' bepaal je wanneer je factuur verloopt en wat de betalingstermijn is. Je kunt instellen welke teksten worden weergegeven in de betalingsvoorwaarden en bij de begeleidende e-mail van je factuur.
De betalingsvoorwaarden zijn het laatste stukje tekst op een factuur waarin je al je voorwaarden voor het betalen van een factuur of andere informatie kunt vermelden.
De tekst voor het e-mailbericht dat met de factuur wordt mee verstuurd bewerk je in de workflow. De layout van de e-mail, bepaal je in de huisstijl.
Daarnaast bepaal je of je automatisch herinneringen wilt sturen. Je stelt per herinnering in hoe dat precies verloopt. Je klikt op het potloodje de onderdelen te bewerken.
Betaling
Als je factuur betaald is, kun je je klant een bericht sturen met een ontvangstbevestiging. Of je stelt een 'Betaling geslaagd' link in, die naar een persoonlijke pagina verwijst. Ook als een betaling mislukt is, kun je een bericht instellen.
Als je in de toekomst een keer je IBAN wijzigt, zie je ook de optie om dit gemakkelijk aan te geven bij je facturen zodat je klant de juiste IBAN weer heeft.
Workflow opslaan bij contact
In het tabblad Contacten kun je bij elke klant je een vaste factuurworkflow opslaan. Als je een workflow bij het contact hebt opgeslagen en je maakt een nieuwe factuur voor de klant, wordt automatisch de gewenste workflow geselecteerd. Tijdens het maken van een factuur kun je de workflow ook nog kiezen.
Let op: de onderstaande video is mogelijk verouderd waardoor instellingen er anders uit zien. Nieuwe video's volgen.