Instellingen bij contacten

Als je een contact hebt toegevoegd, kun je meerdere instellingen bepalen. Open het contact in het tabblad Contacten. Via 'Bewerken' kun je de gegevens inzien en aanpassen, zoals het type (particulier of bedrijf) en een vaste workflow.

Wanneer jouw klant altijd op dezelfde manier facturen ontvangt, kun je dat hier vast instellen. Wanneer je een factuur verstuurt naar deze klant, staat de verzendmethode alvast aangevinkt.

Wil je de factuur richten aan een vaste persoon? Vul dan bij 'T.a.v. facturen' de naam van die persoon in. Kies je standaard voor e-mail, dan moet je een e-mailadres invullen via 'Details'.

Moneybird gebruikt het e-mailadres dat bij het contact is opgeslagen op het moment dat je de factuur aanmaakt. Pas je daarna het contact aan, dan werkt Moneybird de contactgegevens op de factuur niet automatisch bij. Als je na de aanpassing de factuur opent en op het klantadres klikt, zie je bovenin de melding om de adresgegevens bij te werken.

Wanneer je hebt afgesproken dat facturen via automatische incasso worden voldaan, stel je dat hier in.

Ook kun je bij crediteuren instellen dat jij de facturen altijd via automatische incasso betaalt. Moneybird markeert de facturen die je van dit contact ontvangt dan automatisch als 'Betaald via automatisch incasso'.

Het is niet mogelijk om meerdere bankrekeningen aan één contact toe te voegen. Een tweede rekening kun je eventueel via een extra veld toevoegen, maar dat veld kan niet worden gebruikt voor transacties.

Als je facturen automatisch wilt incasseren, heb je een machtiging (mandaat) van je klant nodig. Bij het veld 'Mandaatnummer' vul je een uniek kenmerk in dat je zelf bepaalt. Bijvoorbeeld een unieke tekenreeks zonder spaties van het ondertekende formulier. Heb je geen mandaatcodes, gebruik dan bijvoorbeeld het klantnummer.

Er vindt vooraf geen controle plaats op de machtiging, tenzij je B2B-incasso gebruikt. Achteraf kan de bank vragen om een kopie van de machtiging als je klant het niet eens is met de incasso. Het mandaatnummer en de datum moeten dan overeenkomen met de incasso.

Per factuur en offerte selecteer je de juiste workflow. In de workflow bepaal je het vervaltermijn, de teksten op de factuur en de betaalopties.

Als de condities voor jouw klant altijd hetzelfde zijn, stel dan een standaard factuur- en offerte-workflow in bij het contact. Nieuwe facturen en offertes voor deze klant krijgen dan automatisch de juiste workflow.

Wanneer je extra velden op je factuur of offerte wilt toevoegen, maak je die eerst aan in de instellingen. Wanneer je extra velden voor contacten hebt aangemaakt, kun je die bij het contact invullen.

Er is geen standaard veld voor een afleveradres of bezoekadres. Gebruik hiervoor extra velden. De plek waar deze velden op de factuur worden weergegeven, stel je in via Instellingen > Huisstijlen. Je kunt extra velden ook opslaan bij het contact via Details > Extra velden.

Je kunt meerdere contactpersonen opslaan bij één contact. Klik op 'Contactpersoon toevoegen', vul de gegevens in en sla op. Bij het verzenden van een factuur kun je ook een contactpersoon selecteren. Contactpersonen zijn terug te vinden in de contactpersonenlijst.

In het contactenoverzicht klik je linksboven op 'Contact' om te filteren. Je kunt filteren op type contact, vertrouwen, workflow en verzendmethode.

Sommige instellingen zijn niet per contact op te slaan: