Niet-betalende klanten

In je boekhouding wordt de omzet geboekt op het moment dat je de factuur naar de klant verzendt. De btw van de factuur wordt meegenomen in je btw-aangifte van de periode waarin je de factuur hebt verzonden. Als je het bedrag niet ontvangt van de klant heb je de omzet uiteindelijk niet behaald en kun je de btw die je hebt afgedragen weer terugkrijgen van de Belastingdienst. Dit kun je in je boekhouding regelen. In deze uitleg gaan we er vanuit dat jouw klant de factuur wel moet betalen. Als de klant niet meer hoeft te betalen, bijvoorbeeld omdat hij het gekochte product heeft geretourneerd of een dienst heeft geannuleerd, dan kun je een creditfactuur sturen.

Als je klant een factuur moet betalen maar dat niet op tijd doet, volg je de volgende stappen bij de factuur waarom het gaat:

Stap 1: Herinneringen sturen: Als je klant de factuur niet betaalt, kun je de klant herinneringen sturen vanuit Moneybird. Bovenaan de factuur kun je kiezen voor Verzenden > Verzend herinnering. Je kunt de herinneringen ook automatisch laten verzenden door Moneybird
Stap 2: Een incassotraject starten: Als je klant na aantal herinneringen de factuur nog steeds niet betaalt, dan kun je een incassotraject starten via Extra > Start incassozaak via OnlineIncasso. In Moneybird is hiervoor een koppeling beschikbaar met OnlineIncasso powered by Payt, maar je kunt uiteraard ook een ander incassobureau inschakelen. Met een incassotraject kun je incassokosten en wettelijke rente bij je klant in rekening brengen, zodat je meer druk kunt zetten op de klant om wel te betalen.
Stap 3: De factuur als dubieus markeren: Als je twijfelt of je het bedrag nog wel gaat ontvangen van je klant, kun je de factuur als dubieus markeren via Extra > Markeer als dubieus. Met het markeren als dubieus, geef je in je boekhouding aan, dat de omzet die is geboekt toen je de factuur verzond, mogelijk toch niet wordt behaald. Het resultaat van je bedrijf wordt hiermee lager, zodat je een beter beeld hebt van je daadwerkelijke winst of verlies.
Stap 4: De factuur als oninbaar markeren: Als je zeker weet dat de factuur niet wordt betaald, bijvoorbeeld in het geval van een faillissement, kun je de factuur als oninbaar markeren via Extra > Markeer als oninbaar. Dit kun je ook doen als de uiterste betaaldatum een jaar geleden was. Met het markeren als oninbaar, geef je in je boekhouding aan dat je het bedrag van de factuur niet meer gaat ontvangen. Het resultaat van je bedrijf wordt hiermee definitief verlaagd. Daarnaast kun je de btw die je had afgedragen voor de factuur, weer terugvragen bij de Belastingdienst.