In een workflow bepaal je de instellingen van de factuur of offerte. In Moneybird kun je verschillende workflows aanmaken voor verschillende soorten contacten. Je kunt bijvoorbeeld per taal een workflow aanmaken. Via Instellingen > Workflows kun je een workflow toevoegen of aanpassen. Er staat een standaard workflow voor je klaar.
Bij het verzenden van een verkoopfactuur wordt de workflow gebruikt die je als standaard hebt ingesteld. Deze kun je bij het verzenden wijzigen door op de contactgegevens te klikken. Je kunt ook een vaste workflow bij je contacten opslaan.
Algemene instellingen
Links in het workflow overzicht zie je de algemene instellingen. Klik op het potloodje om de instellingen te bewerken.
Je stelt de taal van je facturen in. Wanneer je een workflow aanmaakt, kun je in eerste instantie kiezen voor Nederlands of Engels. Kies je hier voor een van deze talen, dan worden de teksten automatisch in het Nederlands of Engels opgeslagen. Je kunt ook uit andere talen kiezen.
Je kunt de titel van facturen aanpassen voor verschillende talen. Bij de taal Nederlands kun je kiezen uit factuur, nota of rekening.
Je kunt instellen in welke valuta de facturen moeten worden aangemaakt
Of je de bedragen inclusief of exclusief btw weer wilt geven op je facturen.
Je kunt standaardbijlagen toevoegen zoals algemene voorwaarden. Die worden dan automatisch meegestuurd bij elke factuur met deze workflow.
Betaalinstellingen
Bij de betaalinstellingen stel je in welke betaalmethoden je je klant aanbiedt, bijvoorbeeld automatisch incasso of online betaalmethoden.
Je klikt op het potloodje om je betaalmethoden in te stellen. Als je automatische incasso gebruikt, kun je aangeven hoeveel incasso-pogingen je bij een factuur wilt doen. Bij de verzending van de factuur doen we de eerste incasso-poging. De volgende pogingen doen we bij de volgende herinnering stappen. Na hoe lang precies, dat stel je in bij 'Verzending en herinnering' zoals later in dit artikel beschreven wordt.
Afhankelijk van welke betaalmethoden je in je administratie hebt ingesteld, kun je aangeven welke betaalmethoden je wel of niet wilt aanbieden door ze aan of uit te vinken.
Verzending en herinneringen
Bij het onderdeel 'Verzending' bepaal je wanneer je factuur verloopt en wat de betalingstermijn is. Je kunt hier instellen welke teksten worden weergegeven in de betalingsvoorwaarden en bij de begeleidende e-mail van je factuur.
De betalingsvoorwaarden zijn het laatste stukje tekst (voetnoot) op een factuur waarin je al je voorwaarden voor het betalen van een factuur of andere informatie kunt vermelden.
De tekst voor het e-mailbericht dat met de factuur wordt mee verstuurd, bewerk je in de workflow. De layout van de e-mail bepaal je in de huisstijl.
Daarnaast bepaal je of je automatisch herinneringen (ook wel aanmaningen genoemd) wilt sturen. Je stelt per herinnering in hoe dat precies verloopt. Je klikt op het potloodje om de onderdelen te bewerken.
Betaling
Als je factuur betaald is, kun je je klant een bericht sturen met een betalingsbevestiging. Je stelt dit in via het tabblad 'Betaling' in de workflow. Klik op het potloodje om de instellingen te bewerken.
Bij 'Betaling' stel je het volgende in:
Een schakelaar om een bevestigingsmail te sturen na betaling. Zet je die aan, dan ontvangt de klant automatisch een e-mail zodra de betaling is geregistreerd. De mail wordt altijd verzonden of nooit, afhankelijk van deze instelling. Je kunt dit niet per factuur instellen.
Een tekstveld voor de bevestigingsmail. Je kunt hierin tags gebruiken om gegevens zoals het factuurnummer automatisch in te voegen.
Een optionele 'Betaling geslaagd'-link (redirect-URL). Vul hier een URL in als je de klant na betaling wilt doorsturen naar een eigen pagina, bijvoorbeeld een bedankpagina. Het is niet mogelijk om een bijlage toe te voegen aan de e-mail bij de stap 'Betaald'.
Ook als een betaling mislukt is, kun je een bericht instellen.
De e-mail wordt alleen verzonden als de opgeslagen verzendmethode bij het contact 'e-mail' is.
Als je in de toekomst een keer je IBAN wijzigt, zie je ook de optie om dit gemakkelijk aan te geven bij je facturen zodat je klant de juiste IBAN weer heeft.
Bedragen inclusief of exclusief btw
Bij de standaardinstellingen in Moneybird worden bedragen exclusief btw weergegeven. Wil je altijd inclusief btw werken? Ga dan in de workflow naar 'Algemene instellingen' en kies bij 'Bedragen zijn' voor 'Inclusief btw'. Bij facturen met die workflow worden de bedragen op de factuurregels altijd inclusief btw ingevoerd en weergegeven.
Workflow opslaan bij contact
In het tabblad Contacten kun je bij elke klant een vaste factuurworkflow opslaan. Als je een workflow bij het contact hebt opgeslagen en je maakt een nieuwe factuur voor de klant, wordt automatisch de gewenste workflow geselecteerd. Tijdens het maken van een factuur kun je de workflow ook nog kiezen.
Let op: Moneybird gebruikt standaard de workflow die is ingesteld bij de contactpersoon. Is een periodieke factuur al aangemaakt voordat je een workflow aan de contactpersoon toevoegt? Dan blijft de bestaande workflow van die periodieke factuur actief. Wil je dit aanpassen? Wijzig dan handmatig de workflow in de periodieke factuur.
Workflow kopiëren naar andere administratie
Het is niet mogelijk om een workflow te kopiëren of direct over te zetten naar een andere administratie. De gegevens van administraties zijn strikt gescheiden. De handigste aanpak is om beide administraties elk in een apart browservenster naast elkaar te openen en de instellingen handmatig over te nemen.
Nieuwe workflow aanmaken op basis van een bestaande workflow
Als je een nieuwe workflow aanmaakt, kun je kiezen om deze te baseren op een bestaande workflow. Zo neem je alle instellingen over en hoef je alleen de aanpassingen te maken. Dit is handig als je bijvoorbeeld een workflow voor een andere taal of klantengroep wilt aanmaken.
Aparte workflow voor creditfacturen
In Moneybird kun je in een workflow geen aparte teksten instellen voor creditfacturen. Je kunt wel een extra workflow aanmaken speciaal voor creditfacturen. Pas daarin de betalingsvoorwaarden en het e-mailbericht aan zoals je dat voor creditfacturen wilt. Als je een creditfactuur maakt, selecteer je dan die workflow in het venster waar je ook het contact kunt aanpassen. Zo hoef je de teksten niet handmatig te wijzigen.
Standaard workflow wijzigen
Moneybird gebruikt bij het verzenden altijd de standaard workflow, tenzij je een andere workflow bij het contact hebt opgeslagen. Je kunt een andere workflow niet rechtstreeks als standaard instellen. Het kan wel via een omweg: kopieer de instellingen van de gewenste workflow handmatig naar de standaard workflow via Instellingen > Workflows. Open beide workflows in een apart browservenster naast elkaar om dit makkelijk te doen.
Lees ook: workflow pauzeren en hervatten.