In een workflow bepaal je de instellingen van de factuur of offerte. Bekijk onderaan dit artikel de uitlegvideo of lees verder. In Moneybird kun je verschillende workflows aanmaken voor verschillende contacten. Je kunt bijvoorbeeld per taal een workflow aanmaken. Via Instellingen > Workflows kun je een workflow toevoegen of aanpassen. Bij het verzenden van een factuur wordt de workflow gebruikt die je als standaard hebt ingesteld. Deze kun je bij het verzenden wijzigen door op de contactgegevens te klikken. Je kunt ook een vaste workflow bij je contacten opslaan. Je kunt de volgende onderdelen instellen:
De taal van je facturen en offertes. Wanneer je een workflow aanmaakt kun je in eerste instantie kiezen voor Nederlands of Engels. Kies je hier voor een van deze talen dan worden de teksten automatisch in het Nederlands of Engels opgeslagen. Verder in de workflow kun je ook uit andere talen kiezen.
De valuta van je facturen en offertes. Hier kun je instellen in welke valuta de facturen moeten worden aangemaakt
Factuur of offertetitel. Je kunt de titel van facturen of offertes aanpassen. Je kunt kiezen uit factuur, nota of rekening en offerte, aanbieding of begroting.
Standaardbijlagen. Je kunt bijlagen toevoegen zoals algemene voorwaarden. Deze worden dan met elke factuur of offerte geselecteerd met deze workflow verstuurd.
Betalingsvoorwaarden. Dit is het laatste stukje tekst op een factuur waarin je de betalingsvoorwaarden kunt vermelden.
E-mailbericht bij de factuur of offerte. De tekst voor het e-mailbericht dat met de factuur of offerte wordt verstuurd kun je hier bewerken. De layout van de e-mail, bepaal je in de huisstijl.
Online betaalmethoden en automatische incasso. Maak je bijvoorbeeld gebruik van Moneybird Online Betaalmethoden of een andere betaalmethode? Dan kun je per workflow instellen welke betaalmethode je aan wilt bieden aan je klant.
Betalingstermijn. Je kunt per workflow aangeven na hoeveel dagen de factuur verloopt, bijvoorbeeld 14 of 31 dagen.
Automatische herinnering. De tweede, derde en vierde stap van de factuurworkflow gaan over de herinnering. Je kunt per stap de teksten instellen die bij je herinneringen moeten worden gebruikt. Ook kun je aangeven of je de herinneringen geautomatiseerd wilt versturen én na hoeveel dagen die herinnering precies verzonden moet worden.
E-mailbericht bij betaling. De laatste stap van de factuurworkflow gaat over de ontvangstbevestiging bij betaling.
Online accepteren offerte. Wil je je klanten de mogelijkheid bieden om de offerte online te accepteren? Dan kun je deze optie aangeven bij de offerteworkflow.
Automatische e-mail bij acceptatie offerte. Je kunt instellen dat er na acceptatie van de offerte een e-mail moet worden gestuurd als bevestiging.
Workflow opslaan bij contact
Via 'Contacten' kun je bij elke klant je een vaste factuur- en offerteworkflow opslaan. Als je een workflow bij het contact hebt opgeslagen en je maakt een nieuwe factuur of offerte voor de klant, wordt automatisch de gewenste workflow geselecteerd. Tijdens het maken van een factuur of offerte kun je de workflow ook nog kiezen.