Wanneer je bent aangemeld voor Moneybird Online Betaalmethoden, kun je je verkoopfacturen ook automatisch incasseren. Als je regelmatig aan dezelfde klant factureert, schrijf je het factuurbedrag zo automatisch af van de rekening van je klant. Je vraagt je klant eenmalig om een incassomachtiging.
Om te incasseren is een nieuw mandaat voor online betalingen nodig. Je kunt bestaande mandaten dus niet omzetten in een mandaat voor Moneybird Online Betaalmethoden. Naast incasseren van een betaalrekening kun je ook incasseren van een creditcard.
Er gelden een aantal voorwaarden. Zo is het nog niet mogelijk om te incasseren vanaf een rekening met een andere valuta dan de euro, of vanaf een rekeningnummer buiten de SEPA-zone.
Een mandaat aanvragen
Stel in het tabblad Contacten per contact via
Extra > Incassomachtigingeen e-mail op om een mandaatverzoek te doen. De standaardtekst in deze e-mail kun je niet aanpassen. De link om het mandaat af te geven is 14 dagen geldig. Is de link verlopen, dan verstuur je gewoon een nieuw verzoek.Je klant geeft de machtiging af via een eenmalige 'iDEAL | Wero'-, Google-, Apple- of creditcardbetaling.
Bij het uitvragen kies je welke betaaloptie je aan het mandaat koppelt en welke workflow je selecteert. Kiest je klant voor creditcard, houd dan rekening met afwijkende transactiekosten: je betaalt dan variabele kosten in plaats van de vaste fee voor SEPA-incasso.
Moneybird stuurt de bevestiging van het mandaat naar de eigenaar (of eigenaren) van de administratie. Je ontvangt dus een e-mail zodra je klant het mandaat heeft afgegeven. Een overzicht van mandaatverzoeken vind je op de pagina met gebeurtenissen.
Wil je de machtiging controleren? Je vindt deze terug via
Contacten > Betreffend contact > Extra > Incassomachtiging.Met een geldig mandaat kun je bedragen tot € 5.000 (incl. btw) per factuur incasseren. Meer over maandlimieten en automatische verhogingen lees je in Limieten voor Moneybird Online Betaalmethoden. Een mandaat handmatig versturen is niet mogelijk.
Via
Instellingen > Workflowsgeef je in de workflow aan of de factuur automatisch geïncasseerd moet worden. Het incasseren gaat vanzelf: je hoeft geen incasso-opdracht aan te maken, zoals bij SEPA-incasso via een bank wel nodig is.
Let op: zet je automatische incasso aan? Dan past Moneybird de tekst in je workflow niet automatisch aan. Wil je in je betalingsvoorwaarden of e-mailtekst vermelden dat je automatisch incasseert? Pas deze teksten dan zelf aan via Instellingen > Workflows.
Ook vanaf een buitenlands rekeningnummer kan een mandaat worden afgegeven, mits dit binnen de SEPA-zone valt. Dezelfde betaalmethoden gelden dan: 'iDEAL | Wero', Google, Apple of creditcard.
De taal van het mandaatverzoek is standaard Nederlands. Is je workflow in een andere taal ingesteld, dan is het mandaatverzoek ook in die taal. De taal van je administratie heeft hier geen invloed op. De factuur kan niet worden verzonden zonder een geldig mandaat bij het contact.
Incasso via creditcard
Je kunt ook bedragen van een creditcard afschrijven. Hiervoor heb je een mandaat van je klant nodig. Open het contact en ga naar Extra > Incassomachtiging > Moneybird mandaat. Je klant geeft het mandaat af via een eenmalige betaling van € 0,15, via 'iDEAL | Wero', creditcard of IBAN.
Wanneer wordt er geïncasseerd
De incasso-opdracht volgt de richtlijnen voor Standaard Europese Incasso (CORE). Drie kalenderdagen na het versturen van de factuur schrijft Moneybird het bedrag automatisch af. Zo heeft je klant de tijd om de factuur te bekijken en te zorgen dat er voldoende saldo op de rekening staat. In de workflow stel je in hoe vaak een factuur geïncasseerd kan worden. Extra incassopogingen vinden plaats na het verzenden van een herinnering.
Verwachte incassodatum
Na het verzenden zie je in de zijbalk van de factuur een verwachte incassodatum. Op die datum voert Moneybird de incasso automatisch uit. Staat de incasso ingesteld in de 'eerste stap' van de workflow? Dan is de verwachte incassodatum direct zichtbaar na het verzenden van de factuur.
Heb je meerdere incassopogingen ingesteld, dan verschijnt de datum pas nadat de 1e herinnering is verstuurd. Heb je 'automatisch verzenden' ingesteld voor die stap, dan verstuurt Moneybird de herinnering op de geplande datum.
Nieuw rekeningnummer van je klant
Heeft je klant een nieuw rekeningnummer? Dan is een nieuw mandaat nodig. Stuur via Contacten > Betreffend contact > Extra > Incassomachtiging een nieuw mandaatverzoek naar je klant.
IBAN ontbreekt in de betalingsvoorwaarden
Bij een mandaatverzoek slaan we de IBAN waarvan betaald wordt niet op bij het contact onder het veld 'IBAN'. Gebruik je in de workflow de tag `{recipient.sepa_iban}`, dan blijft de IBAN waarvan geïncasseerd wordt leeg. Vervang die tag door `{recipient.generic_account_number}`, dan wordt de IBAN wel getoond.
Uitbetaling van je facturen
Meer over de uitbetalingstermijnen na een incasso lees je in Uitbetalingstermijnen en verwerkingstijden via Moneybird Online Betaalmethoden.
API
Met de API kun je mandaatverzoeken voor Moneybird Online Betaalmethoden versturen. Ook kun je extra informatie ophalen over bestaande mandaten en deze verwijderen.