Vanaf het tabblad Bank kun je facturen koppelen aan transacties. Je kunt ook vanuit de factuur zelf een betaling registreren via 'Registreer betaling'. Je ziet de volgende mogelijkheden:
'Overboeking (koppel je banktransactie)' gebruik je als je klant de factuur heeft betaald op je zakelijke rekening en die transacties staan in Moneybird.
'Privé ontvangen door… (via bank of contant)' als je een bedrag privé hebt ontvangen, contant of op je privérekening. Dit vind je terug als privéonttrekking op de balans.
'Zakelijke contante betaling (via het kasboek)' gebruik je bij contante betalingen. Maak eerst een kasboek aan via
Instellingen > Bank > Toevoegen.'Afrondingsverschil' wordt gebruikt voor een betalingsverschil dat niet aan een factuur gekoppeld kan worden. Kies eerst hoe de factuur betaald is, en kies daarna voor het openstaande deel 'Afrondingsverschil'.
'Verrekenen met balanscategorie' gebruik je om een factuur te verrekenen met een bedrag op de balans, bijvoorbeeld een tegoed van een klant.
'Verrekenen met een andere factuur' wordt gebruikt als je iets over en weer bij elkaar hebt gekocht en de facturen wilt verrekenen.
'Markeer als betaald zonder bewijs' gebruik je als er (nog) geen banktransactie beschikbaar is.
Verrekenen met een andere factuur
Verreken je facturen met elkaar, dan worden bij beide facturen betalingen geregistreerd die naar elkaar verwijzen. De betalingen worden gekoppeld aan de categorie 'Hulprekeningen > Verrekeningen'.
Je kunt alleen verrekenen als beide facturen aan hetzelfde contact zijn gekoppeld en als euro-valuta hebben. De facturen moeten de status 'Openstaand' of 'Verlopen' hebben.
Vallen de bedragen precies tegen elkaar weg? Verreken dan direct via
Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur.Is er al deels betaald? Koppel de originele factuur eerst aan de transactie via
Betaling > Registreer betaling > Overboeking. Verreken de creditfactuur daarna viaBetaling > Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur.
Dit werkt voor (credit) verkoopfacturen, (credit) externe facturen en (credit) inkoopfacturen.
Verrekenen met balanscategorie
Heb je nog geen balanscategorie aangemaakt voor de verrekening? Volg dan deze stappen:
Ga naar
Instellingen > Categorieënen klik op 'Toevoegen'.Klik op 'Losse categorie toevoegen' en kies voor het tabje 'Balans'.
Vul de naam in. Aan de rechterkant verschijnt een suggestie en je selecteert de juiste. Staat de gewenste naam er niet bij, kies dan onderaan voor 'Selecteer handmatig een categorie'.
Vink bij 'Beschikbaar voor' de optie 'Betalingen' aan.
Sla op. De categorie is nu beschikbaar voor verrekening.
Klik vervolgens bij de factuur op Registreer betaling > Verrekenen met balanscategorie. Selecteer de categorie, het bedrag en de betaaldatum en klik op 'Opslaan'.
Let op: categorieën die Moneybird automatisch aanmaakt, zijn niet beschikbaar voor verrekening. Ook is deze betaalmethode niet beschikbaar bij het bulk registreren van betalingen.
Registreren zonder transactie
Als je (nog) geen banktransacties in Moneybird hebt staan, kun je een factuur als betaald registreren via Registreer betaling > Markeer als betaald zonder bewijs. Je boekhouding is dan niet compleet: er is geen bewijs van de betaling, waardoor er te rubriceren bedragen op de balans ontstaan. Koppel je later alsnog de banktransactie, dan vervangt die de handmatige registratie.
Wil je de optie 'Markeer als betaald zonder bewijs' uitschakelen voor jouw administratie? Ga dan naar Instellingen > Bank en schakel die uit onder 'Betalingen zonder bewijs'. Daarna is de optie niet meer zichtbaar bij het registreren van betalingen.
Bulkbetalingen verwerken
Selecteer op het tabblad Facturen de facturen die je wilt verwerken. In het grijze blok onderaan kies je voor 'Registreer betalingen'. Stel per factuur de juiste betaaldatum en methode in en klik op 'Registreer betalingen'.
Een verkeerde betaling verwijderen
Heb je een betaling fout geregistreerd? Open de factuur. Aan de rechterkant staat een melding over de betaling. Klik op het kleine pijltje rechts naast de melding voor meer informatie, inclusief de optie om de betaling te verwijderen. De factuur krijgt daarna weer de status 'Openstaand' of 'Verlopen'.