Vanaf het tabblad Bank kun je de facturen koppelen aan de transacties. Je kunt ook vanuit de factuur de betaling registreren via 'Registreer betaling'. Vervolgens kun je aangeven op welke manier de factuur betaald is en de gegevens verder invullen. Je ziet de volgende mogelijkheden:
'Overboeking (koppel je banktransactie)' gebruik je als jouw klanten de factuur hebben betaald op jouw zakelijke rekening en de transacties van deze rekening staan ook in Moneybird.
'Privé ontvangen door… (via bank of contant)' als je een bedrag privé hebt ontvangen van een klant, contant of op je privé bankrekening. Dit vind je als privé onttrekking terug op de balans.
'Zakelijke contante betaling (Via het kasboek)' gebruik je bij contante betalingen. Via
Instellingen > Bank > Toevoegenkun je een kasboek aanmaken.'Afrondingsverschil' als je een betalingsverschil die niet aan een factuur gekoppeld kan worden. Je kiest eerst hoe de factuur betaald is, vervolgens kies je voor het openstaande deel in de factuur voor 'Afrondingsverschil'.
'Verrekenen met balanscategorie'. Het is ook mogelijk om een factuur te verrekenen met een bedrag op een balans. Dit kan bijvoorbeeld een tegoed van een klant zijn. In de dropdown selecteer je de juiste balanscategorie. Staat deze er nog niet tussen? Dan kun je deze eenvoudig aanmaken door op '+Categorie' te klikken. Bij het aanmaken van de categorieën kun je deze direct beschikbaar maken voor betalingen.
'Verrekenen met een andere factuur'. Wanneer je een leverancier hebt die toevallig ook klant bij je is, komt het wel eens voor dat je samen afspreekt om facturen met elkaar te verrekenen omdat je iets bij elkaar hebt gekocht. Je selecteert in de dropdown de gewenste factuur, het bedrag en de datum van verrekening. Een factuur verrekenen met een creditfactuur kan ook op deze manier. De betaling wordt op de andere factuur automatisch geregistreerd.
'Markeer als betaald zonder bewijs (Geen bewijs van betaling aanwezig in Moneybird). Als je je administratie volledig in Moneybird doet en je banktransacties worden ook toegevoegd op het tabblad Bank, dan is deze optie niet relevant om te gebruiken. Als je niet wilt wachten tot de bijbehorende transactie in Moneybird is binnengekomen, dan kun je de factuur toch handmatig de status 'Betaald' geven. Let wel op dat je boekhouding dan niet compleet is in Moneybird, doordat er geen bewijs is van de betaling.
Als je op een later moment alsnog de banktransactie koppelt, dan wordt deze handmatige registratie weer vervangen.
Bulkbetalingen verwerken
Als je meerdere betalingen tegelijk wil verwerken, selecteer je de betreffende facturen op het tabblad Facturen. In het grijze blok dat onderaan verschijnt, kies je voor 'Registreer betalingen'. Je selecteert per factuur de juiste betaaldatum en methode en klikt op de blauwe knop 'Registreer betalingen'.
Een verkeerde betaling gekoppeld
Als je een betaling bij een factuur hebt geregistreerd en je ontdekt later dat je daar een fout hebt gemaakt, dan kun je de betaling altijd weer verwijderen. Als je de factuur opent, staat er aan de rechterkant een melding over de betaling. Als je op een kleiner scherm werkt, kan het zijn dat je eerst even op 'bekijk historie' moet klikken om de melding te zien. Als je op het kleine pijltje rechts naast de melding klikt, krijg je meer informatie te zien, daar staat ook de mogelijkheid bij om de betaling te verwijderen. De status van de factuur zal dan weer 'Openstaand' of 'Verlopen' worden, afhankelijk van de vervaldatum van de factuur.