Nadat je alle instellingen voor SEPA-incasso hebt geregeld, volg je de volgende stappen om je facturen via SEPA te incasseren:

1. Eerst voer je je SEPA contract met de bank in. Ga hiervoor naar Instellingen > Koppelingen en activeer SEPA.

2. Vervolgens stel je een workflow in voor SEPA-incasso. We raden het aan om hier een aparte workflow voor aan te maken. Selecteer SEPA-incasso als betaalmethode voor de stappen in de workflow waarvoor je een incasso wilt uitvoeren. Dit zal in ieder geval de eerste stap in de workflow zijn, als je de factuur na een stornering opnieuw wilt proberen te incasseren kun je SEPA-incasso ook voor volgende stappen activeren.

3. Wijzig in de workflow ook de teksten voor het betalen van de factuur. De klant hoeft het bedrag niet over te maken, dus vermeld dat je het bedrag gaat incasseren.

4. Zodra je van je klant een mandaat ontvangen hebt, kun je de informatie van dit mandaat opslaan bij het contact. Hiervoor open je het contact en ga je via 'Extra' naar 'Automatische incasso activeren'.

5. Maak nu een factuur voor het contact en verstuur deze. De factuur zal beschikbaar zijn voor SEPA-incasso.

6. Via Facturen > Incasso-batches kun je een batch aanmaken en downloaden. Het bestand dat je dan krijgt, kun je bij je bank uploaden, zodat de bank de gegevens krijgt om de incasso's daadwerkelijk uit te voeren. Na het aanmaken van de batch zullen alle facturen in de batch de status 'In betaling' krijgen.

Krijg je een melding te zien zodra je de factuur wilt verzenden? Dan kloppen de gegevens in je administratie waarschijnlijk nog niet. Controleer dan of SEPA incasso in de workflow is geactiveerd en of de gegevens kloppen die je bij het contact hebt opgeslagen.

Als je je banktransacties inleest in je Moneybird account zal Moneybird automatisch de uitbetaling van je bank matchen met de batch die je aangemaakt hebt. Zodra je de uitbetaling en batch koppelt zullen de facturen automatisch de status 'Betaald' krijgen.