Heb je SEPA-incasso ingesteld? Dan kun je facturen automatisch incasseren. Hier lees je hoe je dat doet, van factuur verzenden tot batch verwerken.
Factuur verzenden voor SEPA-incasso
Maak een factuur aan voor het contact en verstuur deze via de workflow die je voor SEPA-incasso hebt ingesteld.
Na het verzenden zie je in de zijbalk de verwachte incassodatum:
Staat de incasso in de eerste workflowstap? Dan zie je de datum direct na verzending.
Heb je meerdere incassopogingen ingesteld? Dan verschijnt de datum pas na het versturen van de eerste herinnering.
Staat automatisch verzenden aan? Dan verstuurt Moneybird de herinnering automatisch op de geplande datum.
Staat automatisch verzenden niet aan? Dan verstuur je de herinnering zelf om door te gaan naar de volgende stap.
Krijg je een melding bij het verzenden van de factuur? Controleer dan of SEPA-incasso actief is in de workflow en of de mandaatgegevens bij het contact kloppen.
Incassodatum
Je kunt de incassodatum niet zelf instellen. Moneybird bepaalt de uitvoerdatum automatisch op het moment dat je de batch aanmaakt. De uitvoerdatum is altijd drie werkdagen in de toekomst. Moneybird houdt daarbij rekening met ECB-feestdagen, zoals Goede Vrijdag, waarop banken gesloten zijn.
Batch aanmaken en uploaden
Ga naar Facturen > Incasso-opdrachten om een batch aan te maken en te downloaden. Upload het bestand bij je bank, zodat de bank de incasso's kan uitvoeren. Alle facturen in de batch krijgen de status In betaling.
Lees je banktransacties in Moneybird in? Dan koppelt Moneybird de uitbetaling van de bank automatisch aan de batch. Zodra je de uitbetaling en de batch koppelt, krijgen de facturen automatisch de status 'Betaald'.
Voorwaarden voor facturen in de batch
Moneybird neemt automatisch alle facturen in de batch op die aan de volgende voorwaarden voldoen:
De factuur heeft de status 'Openstaand', 'Herinnerd' of 'Verlopen'.
De factuur is gekoppeld aan een workflow met SEPA-incasso actief in de huidige stap. Dit moet v贸贸r het aanmaken van de batch al goed staan. Wijzig je de workflow daarna, dan heeft dat geen effect op de batch die je al hebt aangemaakt.
De factuur heeft een openstaand bedrag groter dan nul. Creditfacturen worden niet meegenomen.
Bij het contact zijn de mandaatgegevens opgeslagen. Je vindt die via Extra > Incassomachtiging in het contact.
Je kunt niet handmatig bepalen welke facturen je meeneemt. Wordt de batch te groot? Pas dan via Instellingen > Koppelingen het maximale aantal facturen per batch of het maximale bedrag per batch aan. Let op: gebruik geen punten in het bedrag. Vul bijvoorbeeld 5000 in, niet 5.000.
Factuur staat niet in de batch
Staat een factuur er niet in, of lukt het niet om een batch aan te maken? Dit zijn de meest voorkomende oorzaken:
Instellingen niet compleet: via
Instellingen > Koppelingenstaat SEPA wel aan, maar zijn er geen gegevens ingevuld. Klik op het tandwieltje om de gegevens te controleren en aan te vullen.Verkeerde workflow: de factuur moet gekoppeld zijn aan een workflow met SEPA-incasso actief. Controleer ook of bij herinneringsstappen SEPA is aangevinkt. Je stelt dit per workflowstap in.
Boven de limiet: de batch overschrijdt het ingestelde maximum. Pas dit aan via
Instellingen > Koppelingen.Geen incassomachtiging opgeslagen: open het contact en ga via 'Extra'naar 'Incassomachtiging' om de mandaatgegevens in te voeren.
Contact gewijzigd na verzenden: Moneybird legt de contactgegevens vast op het moment van verzenden. Is het contact daarna gewijzigd, dan moet je de contactgegevens op de factuur bijwerken. Open de factuur, klik op het klantadres en kies Ga door met bewerken. Je ziet een melding dat de adresgegevens zijn aangepast. Klik op 'Bijwerken'.
Deelbetalingen incasseren
Moneybird int bij een incasso-batch altijd het totale openstaande bedrag van de factuur in 茅茅n keer. Incasseren in termijnen is niet mogelijk.
Wil je toch een deel incasseren? Registreer dan eerst een handmatige betaling zodat het bedrag dat je wilt afschrijven nog open staat. Verwijder deze betaling nadat de automatische incasso is verwerkt.
Wil je structureel in termijnen incasseren? Maak dan meerdere facturen aan voor de verschillende termijnen, eventueel via periodieke facturen.
FRST en RCUR
Je kunt FRST niet instellen bij incassomachtigingen. FRST is niet beschikbaar in de interface. Moneybird verwerkt alle incasso's automatisch als RCUR in de XML-export. Dat is de standaard sinds november 2016, toen SEPA besloot dat het aangeven van een eerste incasso niet meer verplicht is.
Lees ook: Incasso mislukt of gestorneerd