Het vragen van een incassomachtiging via Moneybird is alleen mogelijk als je aangemeld bent voor Moneybird Online Betaalmethoden. Via SEPA kan dit niet direct via Moneybird.

Als je regelmatig aan dezelfde klant factureert, kun je factuurbedragen automatisch van de rekening van je klant afschrijven via Moneybird Online Betaalmethoden. Je vraagt je klant eenmalig om een incassomachtiging te geven.

Hierbij zijn deze stappen van toepassing:

Je maakt in het tabblad Contacten via Extra > Incassomachtiging een mail op richting je klant om een mandaatverzoek te doen. De link in de e-mail om het mandaat af te geven is 14 dagen geldig.
Je klant geeft de machtiging af via een iDEAL-, Google-, Apple- of een creditcardbetaling. Facturen waarbij in de workflow automatische incasso is ingesteld, worden dan automatisch geïncasseerd via de manier waarvoor de machtiging is afgegeven. Het is niet mogelijk om specifieke betaalwijzen uit te sluiten. Kiest je klant voor creditcard, houd dan rekening met afwijkende transactiekosten: je betaalt dan variabele kosten in plaats van de vaste fee voor SEPA incasso. Meer informatie: Moneybird Online Betaalmethoden - Kosten).
De e-mail voor de bevestiging van de mandaat wordt naar de eigenaar (of eigenaren) van de administratie gestuurd.
Wanneer er een geldig mandaat staat opgeslagen kun je bedragen tot € 5.000 per factuur incasseren door middel van automatische incasso. Per administratie zit er een standaard limiet van € 10.000 wat je per maand kunt incasseren. Zit een administratie aan 80% van deze limiet dan wordt er automatisch gekeken of deze limiet verhoogt kan worden. Hierbij wordt het percentage storneringen van de afgelopen drie maanden bekeken. Is deze lager dan 10% dan wordt het limiet automatisch met € 5.000 verhoogd. Het is voor Moneybird Online Betaalmethoden niet mogelijk om handmatig een mandaat te versturen.
Via Instellingen > Workflows kun je in de workflow aangeven of de factuur automatisch geïncasseerd moet worden. Het incasseren gaat automatisch en je hoeft dus zelf geen incasso-opdracht aan te maken, zoals bij SEPA-incasso via een bank wel het geval is.

De incasso-opdracht via Moneybird Online Betaalmethoden wordt uitgevoerd op basis van de richtlijnen voor Standaard Europese Incasso (CORE). Nadat de factuur is verzonden zal het factuurbedrag automatisch na twee werkdagen worden geïncasseerd. Daarmee heeft jouw klant de tijd om de factuur te bekijken en om eventueel te zorgen dat er voldoende saldo op de rekening staat (dit is volgens de richtlijnen van de Nederlandse Betaalvereniging).

Uitbetaling van jouw facturen

Na de incasso is het geld tien werkdagen onderweg naar je Moneybird Online Betaalmethoden rekening. In deze periode wachten wij af of de incasso definitief slaagt of dat er storneringen zijn. Tien werkdagen nadat een incasso-opdracht is uitgevoerd, is het geld beschikbaar bij het saldo van jouw Moneybird Online Betaalmethoden rekening.

Het geld dat beschikbaar is op de Moneybird Online Betaalmethoden rekening wordt, zodra het bedrag beschikbaar wordt, direct aan je uitbetaald. Aan het saldo van de Online Betaalmethoden rekening en de datum bij de transactie kun je zien hoeveel er nog open staat om uitbetaald te worden en wanneer dat gebeurt. Bij een uitbetaling zal er in het tabblad Bank een afschrijving te zien zijn in je Moneybird Online Betaalmethoden account en een bijschrijving op je eigen bankrekening. Deze betalingen worden beiden automatisch door ons gekoppeld aan de categorie ‘Kruisposten’ om ze tegen elkaar weg te boeken.