Als je ergens anders al begonnen met een boekhouding en nu begint in Moneybird, dan kun je gegevens meenemen naar Moneybird. In dit artikel beschrijven we welke gegevens je wel en niet kunt importeren.

Heb je externe omzet die je hebt gemaakt voordat je met Moneybird begon, dan kun je deze toevoegen aan Moneybird. Op deze manier komen alle gegevens in Moneybird te staan en worden ze ook meegenomen in je rapporten. Dat is bijvoorbeeld handig als je nog btw-aangifte moet doen over het afgelopen kwartaal of gewoon omdat je al je gegevens op één plek wil.

Heb je gegevens in een Excel bestand bijgehouden? Dan voeg je de originele facturen toe. Heb je de gegevens in een ander boekhoudpakket bijgehouden? Dan kun je de facturen daar exporteren en daarna aan Moneybird toevoegen. Ga hier voor naar het tabblad facturen en vervolgens naar de subtab ‘Externe facturen’.

Externe facturen toevoegen kan op 3 manieren. :

Als je externe omzet toevoegt via ‘Externe facturen’ maakt het niet uit welk factuurnummer de factuur heeft. Deze staat los van de facturen die je in het tabblad Facturen zelf gaat versturen. In het tabblad Facturen zorgt Moneybird ervoor dat de nummering oplopend is. Voor externe omzet kan dat niet, omdat de facturen buiten Moneybird om zijn gemaakt. Dit staat dus los van de facturen in het tabblad Facturen. De omzet wordt wel op dezelfde plek in de rapporten verwerkt.

Kosten voeg je toe in het tabblad Inkomend, dit kan ook met terugwerkende kracht. Bijvoorbeeld inkoopfacturen of bonnetjes. Voor inkoopfacturen werkt dit

vergelijkbaar als externe facturen. Het grote verschil is dat het bij:

Inkoopfacturen toevoegen kan ook op 3 manieren. :

Bonnetjes voeg je gemakkelijk toe via de mobiele Moneybird-app. Je maakt een foto van het bonnetje, selecteert een contact, controleert de gegevens, en slaat deze op. Het bonnetje staat dan als ‘Openstaand’ in je administratie. Ook hier controleer je het bonnetje, selecteer je een contact en sla je hem op.

Als je je omzet en kosten met terugwerkende kracht hebt toegevoegd, hebben je facturen en bonnen na het opslaan de status ‘Openstaand’. Er is namelijk nog niet geregistreerd wat er wel of niet betaald is. Om dat gemakkelijk te doen, voeg je ook je transacties met terugwerkende kracht in. De transacties kun je dan koppelen aan een verkoopfactuur of inkomend document om deze de juiste status mee te geven.

Via Instellingen > Bank kun je voor je toekomstige zakelijke transacties een koppeling maken met je bank, of je vraagt een Moneybird Betaalrekening aan. Je kunt voor de oude transacties ook vast een rekening zonder koppeling toevoegen zodat je rekening wordt weergegeven in het tabblad Bank.

Vervolgens ga je naar het tabblad Bank. De transacties van voordat je met Moneybird begon kun je in de meeste gevallen niet direct toevoegen via een koppeling. Deze kun je wel handmatig toevoegen. Dit kan via een MT940 of CAMT.053 bestand die je bij je bank kunt downloaden. Deze kun je vervolgens uploaden via ‘Transacties toevoegen’ > Selecteer er één. Als ze zijn toegevoegd, kun je ze verwerken zodat de gekoppelde facturen en bonnen de juiste status krijgen.

Wanneer je ervoor kiest om oude gegevens toe te voegen, is handig dat je dan ook direct alles toevoegt. Zo voorkom je dat je openstaande transacties hebt of dat het onduidelijk is wat er wel en niet betaald is. Door je facturen aan transacties te koppelen, houd je goed overzicht in wat er wel en niet betaald is.

Twijfel je of het handig is om alles over te zetten? Dan is het ook mogelijk om een beginbalans te maken.

Als je net met je boekhouding in Moneybird bent begonnen, houd je eenvoudig zelf je online boekhouding bij.