Mollie houdt helaas niet de standaard verwerking van SEPA-incasso aan maar betaalt het bedrag uit na inhouding van gestorneerde betalingen en mislukte incasso's. Dat betekent dat het te incasseren bedrag van de batch niet overeen hoeft te komen met de daadwerkelijke uitbetaling die Mollie aan jou doet. Daarom geldt er binnen Moneybird ook een andere werkwijze om deze SEPA-incasso goed te verwerken.
Voor de verwerking van de incasso via Mollie kan er bij Mollie een MT940 bestand gedownload worden, hierin staan alle losse transacties opgenomen. Als alle incasso's gelukt zijn, kunnen de transacties direct aan de factuur gekoppeld worden.
Zijn niet alle incasso's gelukt dan is het belangrijk om de volgende werkwijze te hanteren:
Ga eerst naar
Facturen > Incasso-opdrachtenen klik op het vinkje aan de rechterkant van de batch om aan te geven dat de incasso is uitgevoerd. Alle facturen krijgen dan in eerste instantie de status 'Betaald'.Open de facturen die niet succesvol zijn geïncasseerd en klik hier bovenaan de pagina op 'Registreer betaling'.
Registreer een betaling met een negatief bedrag om aan te geven dat de incasso niet gelukt is. De factuur krijgt dan weer de status 'Openstaand' of 'Verlopen', afhankelijk van de vervaldatum. De taak om deze betalingen te controleren kan later worden afgevinkt.
Koppel de facturen waarvan de incasso wel gelukt is aan de transactie(s) op het tabblad Bank. De handmatige registratie van betaling (stap 1) wordt niet verwijderd als je de transactie aan de factuur koppelt. De facturen komen daarom weer open te staan omdat ze dubbel betaald lijken. Je kunt bij de facturen die wel betaald zijn de handmatige betaling verwijderen zodat de status weer wijzigt naar 'Betaald'.
Gaat het om veel betalingen, dan kan dit best een klus zijn. Je kunt ook kiezen voor een alternatieve methode waarbij je het toevoegen van een MT940 bestand achterwege laat. Registreer ook dan de batch als zijnde betaald met het vinkje. De facturen krijgen dan de status 'Betaald' en het factuurbedrag wordt geboekt op de categorie 'Te rubriceren ontvangen betalingen'. Zijn er facturen waarbij de incasso mislukt is, dan kun je alleen bij dié facturen de handmatige betaling verwijderen zodat deze de status 'Openstaand' krijgen en klaar staan voor een vervolgactie. Bij de inkomende factuur van Mollie waarop de bij deze batch horende transactiekosten zijn ingehouden, registreer je een betaling zonder bewijs via de knop Betaling > Registreer betaling > Markeer als betaald zonder bewijs. Daarmee wordt het bedrag op de balans verwerkt bij de categorie 'Te rubriceren betalingen'.
De uitbetaling van deze incasso op je bankrekening kan daarna via het tabblad Bank verwerkt worden door het omzetbedrag te koppelen aan de categorie 'Te rubriceren ontvangen betalingen', en de ingehouden transactiekosten aan de categorie 'Te rubriceren betalingen'. Daarmee trek je het saldo op de balans weer recht. Je hoeft dan niet van alle facturen de handmatige betalingen te verwijderen. Dat scheelt een hoop werk. Het nadeel is dat er geen directe link meer is tussen de transactie op het tabblad Bank en de bijbehorende factuur.