Wanneer in de workflow is ingesteld dat facturen automatisch herinnerd moeten worden, heb bij de factuur de mogelijkheid de workflow te pauzeren. Dit kan in sommige situaties handig zijn. Door het pauzeren gaat de factuur niet verder door de workflow heen. Er wordt dan ook geen automatische herinnering gestuurd.
Je pauzeert een workflow door rechts van de factuur in de historie op 'Pauzeren' te klikken. Deze optie zie je alleen wanneer je in je workflow gebruikt maakt van herinneringen.
Als je een workflow hebt gepauzeerd, kun je deze ook weer hervatten via 'hervatten'. De workflow gaat alleen niet precies op het punt verder waar deze stopte: de volledige vervaltermijn van de stap waarin de factuur op dat moment is, gaat opnieuw in.
Voorbeeld:
Stel dat je op 1 december een factuur hebt verzonden met een workflow waarbij automatisch herinneren in elke stap is ingesteld. De vervaltermijn in de eerste stap is 14 dagen. En in de tweede en derde stap 10 dagen. Je drukt vandaag op 17 december op 'pauzeren', de factuur gaat nu niet verder in de workflow. Morgen, 18 december, hervat de je workflow. Het is dan niet zo dat de workflow op de 16e dag vervolgd wordt, maar vanaf de eerste dag van de stap waarin de factuur zich bevindt, stap 2. Uiteindelijk wordt de factuur 1 januari betaald en die betaling wordt direct aan de factuur gekoppeld. De factuur is tussendoor niet weer gepauzeerd. Dit is dan het verloop bij de factuur:
Dag 01. - 01 december: Factuur is verzonden. Status is 'Openstaand', factuur zit in stap 1 van de workflow.
Dag 14. - 15 december: Factuur is verlopen en wordt automatisch herinnerd. Status is 'Herinnerd', factuur zit in stap 2 van de workflow.
Dag 16. - 17 december: Workflow is gepauzeerd, status blijft 'Herinnerd', factuur blijft in stap 2 van de workflow.
Dag 17. - 18 december: Workflow is hervat, status blijft 'Herinnerd', factuur blijft in stap 2 van de workflow. De vervaltermijn gaat opnieuw in, stap 2 heeft 10 dagen vervaltermijn, de factuur vervalt op 28 december.
Dag 27. - 28 december: Factuur is verlopen en wordt automatisch herinnerd. Status is 'Herinnerd', factuur zit in stap 3 van de workflow. Stap 3 heeft 10 dagen vervaltermijn, de factuur vervalt op 07 januari.
Dag 33. - 01 januari: betaling ontvangen en geregistreerd, factuur heeft status 'Betaald'.