Je kunt voor dit verschil een betalingsherinnering versturen, of als er teveel is betaald, dit terugstorten naar de klant. Als het een klein verschil is, kun je het verschil ook wegboeken op een passende categorie zodat het in je resultatenrekening wordt verwerkt.
Het verschil terugbetalen
Als jouw klant teveel heeft overgemaakt en je gaat het verschil terugbetalen, dan zijn er twee transacties die betrekking hebben op dezelfde factuur. Beide transacties kunnen dan ook aan deze factuur gekoppeld worden, je hoeft daar geen extra document voor aan te maken. Je gaat als volgt te werk:
Stap 1: Koppel eerst de originele betaling aan de factuur. Let erop dat je het volledige bedrag aan de factuur koppelt. De factuur krijgt dan de status 'Openstaand' of 'Verlopen' (afhankelijk van de vervaldatum) met een negatief openstaand bedrag.
Stap 2: Koppel vervolgens de terugbetaling aan de factuur. Deze zorgt ervoor dat het openstaande bedrag weer -0- wordt en de factuur de status 'betaald' krijgt.
Het verschil in je resultatenrekening verwerken
Een betalingsverschil boeken kan op twee manieren. Welke methode het makkelijkst is, is afhankelijk of je klant te veel of te weinig betaald heeft. Heeft je klant te veel betaald, dan is het het makkelijkst om het betalingsverschil te boeken via het tabblad Bank. Heeft de klant te weinig betaald, dan kun je dit het makkelijkst via de factuur verwerken. In dit artikel leggen we beide mogelijkheden uit.
Betalingsverschil boeken vanuit het tabblad Bank
In dit voorbeeld heb je een factuur verstuurd met een totaalbedrag van € 19,89. Je klant heeft een betaling gedaan van € 19,98, waardoor er € 0,09 te veel betaald is.
Op het tabblad Bank zoek je de betreffende banktransactie op en klik je op 'Koppel openstaand bedrag'. Je koppelt eerst de factuur aan de transactie, controleer of het te koppelen bedrag in het veld aan de rechterkant gelijk is aan het totaalbedrag van de factuur en klik op 'Koppel'. Er blijft vervolgens een bedrag van € 0,09 openstaan bij de transactie, dat is het betalingsverschil.
Klik op 'Koppel volgende bedrag' om het betalingsverschil weg te boeken. Als je nog geen suggestie krijgt voor de categorie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen. Selecteer de categorie 'Afrondingsverschil' en klik op 'Koppel' om de boeking op te slaan. De transactie is nu verwerkt en de factuur heeft de status 'Betaald' gekregen.
Betalingsverschil boeken vanuit de factuur
Je kunt een betalingsverschil ook direct vanuit de factuur wegboeken. Klik in de factuur op 'Registreer betaling' en selecteer de transactie. De transactie wordt nu verwerkt, maar de factuur blijft nog open staan. Klik nogmaals op 'Registreer betaling' in de factuur en kies nu voor de optie 'Afrondingsverschil'. De factuur komt nu op betaald te staan en het afrondingsverschil wordt op de categorie 'Afrondingsverschillen' onder kosten weggeboekt.