In Moneybird kun je op je balans te rubriceren bedragen tegen komen. De categorieën waarop deze bedragen zijn geboekt, zijn hulpcategorieën. Moneybird gebruikt deze hulpcategorieën automatisch als de boeking boekhoudkundig gezien nog niet helemaal is afgerond. Er zijn drie verschillende 'Te rubriceren' categorieën in Moneybird.

De bedragen bij de categorie 'Te rubriceren betalingen' zijn betalingen die rechtstreeks bij een inkomende factuur of bon zijn geregistreerd als 'Betaling zonder bewijs'. Deze betalingen zijn niet gekoppeld aan een transactie op het tabblad Bank.

Bij een betaling zonder bewijs heb je geen bewijs voor de betaling in je administratie. Je gebruikt deze optie wanneer je een factuur de status 'Betaald' wilt geven, zonder een transactie te koppelen. Boekhoudkundig gezien is dat niet volledig, ook kun je fouten minder goed opsporen. Bijvoorbeeld als je een betaling bij de verkeerde factuur hebt geregistreerd.

De betaling zonder bewijs is een tussenstap in je administratie, uiteindelijk is het de bedoeling dat je wel een banktransactie aan de factuur koppelt. Als je een banktransactie met hetzelfde bedrag als de betaling zonder bewijs koppelt, dan vervangt de banktransactie de betaling zonder bewijs. Daarmee verdwijnt de boeking bij 'Te rubriceren betalingen'.

Zie je nog wel een bedrag staan bij 'Te rubriceren betalingen', dan kun je via de specificatie bekijken om welke betalingen het gaat. Heb je een banktransactie voor de betaling, kun je deze koppelen. Kom je er achter dat je de betaling foutief hebt geregistreerd, dan kun je de betaling bij de factuur verwijderen. Dit doe je via de melding van de betaling aan de rechterkant van de factuur.

Het is mogelijk om de optie uit te zetten zodat het niet mogelijk is om deze tussenstap van het registreren van een betaling zonder bewijs te maken. Dit doe je via Instellingen > Bank > Betalingen zonder bewijs.

Als je op je balans te rubriceren ontvangen betalingen hebt, geldt ongeveer dezelfde informatie als voor te rubriceren betalingen. Het verschil is dat het hierbij om betalingen bij verkoopfacturen of externe facturen gaat.

Als je op je balans een bedrag hebt bij de categorie 'Te rubriceren transacties' dan betekent dit, dat je op het tabblad Bank transacties hebt die nog niet (volledig) zijn verwerkt. De banktransacties tellen mee in het saldo van je bankrekening onder financiële rekeningen. Om je balans in balans te houden wordt het bedrag van de transactie ook op te rubriceren transacties geboekt, zolang je de transactie nog niet hebt verwerk.

Als je de transactie verwerkt en koppelt aan een factuur of categorie, verdwijnt het bedrag bij deze hulpcategorie.