Wanneer je transacties hebt die niet bij een bon of factuur horen, kun je de transactie in Moneybird rechtstreeks op een categorie boeken. Let er wel op dat er op deze manier geen btw verwerkt wordt. Kosten waarover wel btw is berekend die je kunt terugvragen, kun je niet op deze manier verwerken, daar moet een factuur voor aangemaakt worden. Als je nog geen geschikte categorie hebt, kun je deze toevoegen via Instellingen > Categorieën.
In het tabblad Bank kun je bij de transactie klikken op 'Koppel openstaand bedrag'. Je kunt dan een (eventuele) suggestie selecteren of de zoekbalk gebruiken om een categorie op te zoeken. Klik vervolgens op 'Koppel' om de transactie te koppelen.
Veelvoorkomende kosten waarvoor je een categorie kunt aanmaken zijn:
Bankkosten - categorie ‘Bankkosten’
Gift bank bij overstappen - losse categorie onder 'Overige inkomsten en uitgaven'
Betaling of teruggave van de btw - categorie ‘Betaalde en/of ontvangen btw’
Privéstortingen en onttrekkingen - als privé verwerken
Bon of factuur kwijt
Als je een bon of factuur kwijt bent geraakt, is het de vraag of je de kosten en de btw nog wel zakelijk mag opvoeren. De factuur of bon wordt namelijk over het algemeen beschouwd als 'bewijs' voor de kosten die je hebt gemaakt. Als je er over twijfelt of je de kosten en/of btw zakelijk mag opvoeren, kun je dit het beste met je boekhouder overleggen. De volgende situaties kunnen zich voordoen:
Je mag de kosten wel opvoeren en de btw terugvragen bij je btw-aangifte: Je kunt dan op het onderdeel Inkomend wel een inkoopfactuur of bon toevoegen met het bedrag. Daar kun je dan alleen geen bijlage bij opslaan, aangezien je die niet hebt. De transactie op het onderdeel Bank kun je dan aan de inkoopfactuur/bon koppelen, op dezelfde manier als wanneer je het bonnetje wel nog zou hebben.
Je mag de kosten wel opvoeren, maar de btw niet terugvragen: Je kunt dan de transactie rechtstreeks op een kostencategorie boeken. Als Moneybird nog geen suggestie geeft voor de categorie bij het verwerken van de transactie, kun je hem zelf opzoeken door (een deel van) de naam van de categorie in te typen in de zoekbalk in het schermpje met de suggesties.
Je mag de kosten en de btw niet zakelijk opvoeren: Je kunt de betaling die je hebt gedaan dan als privé-opname beschouwen.