In Moneybird is het niet direct mogelijk om een overzicht bij te houden van de klanten die nog een voucher hebben. Bij de specificatie van de balanscategorie kun je wel zien aan de hand van welke facturen er een bedrag op de balans is geboekt en bij welke facturen er een bedrag is afgeboekt. Daaruit kun je in principe wel afleiden wie er nog een voucher in bezig hebben. Maar als je het overzichtelijker wilt bijhouden, dan raad ik aan om een eigen overzicht buiten Moneybird om, bij te houden.

Als je waardebonnen of vouchers verkoopt, kunnen er verschillende situaties zijn die op verschillende manieren in je boekhouding verwerkt kunnen worden. De Belastingdienst heeft op de website veel informatie over de verschillende situaties: Vouchers-zegels-waardebonnen. Hier kun je achterhalen welke van deze situaties bij jou van toepassing is.

Situatie 1: Vouchers voor enkelvoudig gebruik die alleen bij de gebruiker kunnen worden besteed

Let op: De werkwijze kan alleen gebruikt worden als je zelf niet btw-plichtig ben. Gebruik deze werkwijze dus niet als er wel btw van toepassing is! Ga naar situatie 2 als je wel btw-plichtig bent.

Je kunt de situatie op de volgende manier verwerken:

Via Instellingen > Categorieën kun je een balanscategorie aanmaken waarop je de waarde van nog-niet-verzilverde vouchers kunt boeken. Bij de categorie kun je instellen dat je hem ook wilt kunnen gebruiken bij verkoopfacturen. Verder maak je ook een omzetcategorie aan die je een handige naam geeft, zodat je deze goed kunt herkennen als zijnde de categorie die betrekking heeft op omzet gemaakt uit de verkoop van vouchers.
Op het moment dat je een voucher verkoopt maak je daar een factuur voor. Daarop verwerk je de netto inkomsten van de verkopen van je vouchers (dus de waarden van de voucher die de klant krijgt én de bijbehorende btw). Om die btw te kunnen boeken, selecteer je op de factuurregel de bij stap 1 aangemaakte omzetcategorie. En verder kies je het relevante btw-tarief. De betaling die je van de klant ontvangt, kun je aan deze factuur koppelen.
Vervolgens moet het bedrag aan omzet tijdelijk op de balans worden gezet. Het gaat hier namelijk nog niet echt om omzet: je hebt de bijbehorende dienst nog niet geleverd. Dat regel je door middel van een memoriaalboeking. Daarvoor ga je naar het tabblad Inkomend, klik op 'toevoegen' en kies vervolgens voor 'Memoriaalboeking'. In die boeking gebruik je de omzetcategorie én de balanscategorie die je bij stap 1 hebt aangemaakt. En het bedrag dat je bij stap 2 als inkomsten op de omzetcategorie hebt geboekt. In de boeking voeg je 2 regels toe: op de regel met de omzetcategorie zet je het bedrag debet en op de regel met de balanscategorie zet je het bedrag credit. Zo zorg je ervoor dat de omzet weer uit de resultatenrekening verdwijnt en dat het als schuld op de balans terechtkomt.
Op het moment dat je klant een dienst afneemt en met de voucher betaalt, kun je een verkoopfactuur maken met twee factuurregels:

Een regel met de dienst die je hebt geleverd en de gewenste omzet-categorie. Op deze regel selecteer je dan het tarief 'geen btw' om ervoor te zorgen dat er geen btw wordt berekend.

Een regel voor de voucher waarop je het bedrag negatief invult. Bij deze regel kun je de balanscategorie van stap 1 weer selecteren. In de omschrijving van deze regel kun je de gewenste extra informatie over de voucher vermelden, zoals de verkoopdatum.
Als je verder niets in rekening brengt, zal het totaalbedrag van de factuur op € 0,00 uitkomen en krijgt de factuur meteen de status 'betaald'. Als je nog iets extra's aan de klant verkoopt, kun je dat als extra factuurregel(s) toevoegen. Dan is er wel een te betalen bedrag, wat de klant op de normale manier nog kan betalen.

Samengevat: door deze stappen te doorlopen, wordt het bedrag van de voucher eerst op je balans geboekt. Op het moment dat je klant de dienst daadwerkelijk afneemt, wordt er omzet geboekt en wordt het bedrag dat op de balans was geboekt weer verlaagd.

Situatie 2: Vouchers voor enkelvoudig gebruik die alleen bij de gebruiker kunnen worden besteed

Volg deze werkwijze als je wel bent. Je kunt de situatie op de volgende manier verwerken:

Via Instellingen > Categorieën kun je een balanscategorie aanmaken waarop je de waarde van nog-niet-verzilverde vouchers kunt boeken. Bij de categorie kun je instellen dat je hem ook wilt kunnen gebruiken bij verkoopfacturen. Verder maak je ook een omzetcategorie aan die je een handige naam geeft, zodat je 'm goed kunt herkennen als zijnde de categorie die betrekking heeft op omzet gemaakt uit de verkoop van vouchers.
Op het moment dat je een voucher verkoopt maak je daar een factuur voor. Daarop verwerk je de netto inkomsten van de verkopen van je vouchers (dus de waarden van de voucher die de klant krijgt én de bijbehorende btw). Om die btw te kunnen boeken, selecteer je op de factuurregel de bij stap 1 aangemaakte omzetcategorie. En verder kies je het relevante btw-tarief. De betaling die je van de klant ontvangt, kun je aan deze factuur koppelen.
Vervolgens moet het bedrag aan omzet tijdelijk op de balans worden gezet. Het gaat hier namelijk nog niet echt om omzet: je hebt de bijbehorende dienst nog niet geleverd. Dat regel je door middel van een memoriaalboeking. Daarvoor ga je naar het tabblad Inkomend, klik op 'toevoegen' en kies vervolgens voor 'Memoriaalboeking'. In die boeking gebruik je de omzetcategorie én de balanscategorie die je bij stap 1 hebt aangemaakt. En het bedrag dat je bij stap 2 als inkomsten op de omzetcategorie hebt geboekt. In de boeking voeg je 2 regels toe: op de regel met de omzetcategorie zet je het bedrag debet en op de regel met de balanscategorie zet je het bedrag credit. Zo zorg je ervoor dat de omzet weer uit de resultatenrekening verdwijnt en dat het als schuld op de balans terechtkomt.
Op het moment dat je klant een dienst afneemt en met de voucher betaalt, kun je een verkoopfactuur maken met twee factuurregels:

Een regel met de dienst die je hebt geleverd en de gewenste omzet-categorie. Op deze regel selecteer je dan het tarief 'geen btw' om ervoor te zorgen dat er geen btw wordt berekend.
Een regel voor de voucher waarop je het bedrag negatief invult. Bij deze regel kun je de balanscategorie van stap 1 weer selecteren. In de omschrijving van deze regel kun je de gewenste extra informatie over de voucher vermelden, zoals de verkoopdatum.

Als je verder niets in rekening brengt, zal het totaalbedrag van de factuur op € 0,00 uitkomen en krijgt de factuur meteen de status 'betaald'. Als je nog iets extra's aan de klant verkoopt, kun je dat als extra factuurregel(s) toevoegen. Dan is er wel een te betalen bedrag, wat de klant op de normale manier nog kan betalen.

Situatie 3: Meervoudig gebruik, vouchers die door anderen worden uitgegeven

De regels voor situaties waarin je vouchers voor meervoudig gebruik accepteert, die door een ander zijn uitgegeven, vind je op de website van de de Belastingdienst.

Wat je kunt doen om dit in je administratie te verwerken, is het volgende:

Om de omzet en bijbehorende btw te verwerken in je rapporten, kun je een verkoopfactuur aanmaken waarop je de gewenste categorieën en btw-tarieven gebruikt.
Vervolgens registreer je een handmatige betaling via de knop 'Registreer betaling'. Het factuurbedrag wordt dan op de balans zichtbaar bij de categorie 'Te rubriceren ontvangen betalingen'.
Je kunt door middel van een memoriaalboeking het saldo van de betaling van de categorie 'Te rubriceren ontvangen betalingen' overboeken naar een aparte balanscategorie om inzichtelijk te houden dat het gaat om ontvangsten uit vouchers. Als je op een later moment de vouchers inwisselt en uitgekeerd krijgt, kun je de bijbehorende transactie ook aan deze balanscategorie koppelen om het saldo weer te laten weglopen.

Kom je er met deze informatie niet uit? Dan wil ik je aanraden contact op te nemen met je adviseur of boekhouder. Wij bieden wel ondersteuning bij het gebruik van Moneybird, maar kunnen helaas geen boekhoudkundig inhoudelijke vragen beantwoorden.

Situatie 4: Meervoudig gebruik, vouchers die alleen bij de ondernemer kunnen worden besteed

De regels voor situaties waarin je vouchers voor meervoudig gebruik kan worden besteed bij de ondernemer, vind je op de website van de de Belastingdienst.

Bij vouchers voor meervoudig gebruik is bij uitgifte nog niet bekend welke btw er over betaald moet worden: dat kan 9% of 21% zijn. Daarom hoef je er bij het uitgeven van de voucher nog geen rekening mee te houden. Je hebt in feite een schuld (of verplichting), die bestaat tot het moment dat de voucher wordt ingewisseld en daarom zet je het bedrag van de uitgegeven voucher als schuld op de balans totdat de voucher wordt ingeleverd. En op dat moment bereken je ook de btw die je moet afdragen. Je gaat als volgt te werk:

Via Instellingen > Categorieën kun je balanscategorie aanmaken aanmaken onder 'kort vreemd vermogen', waarop je de waarde van nog-niet-verzilverde vouchers kunt boeken. Bij de categorie kun je instellen dat je hem ook wilt kunnen gebruiken bij verkoopfacturen. Meer over het aanmaken van categorieën vind je in onze kennisbank.
Op het moment dat je een voucher verkoopt en daar een factuur voor maakt, kun je de balanscategorie van punt 1 selecteren. Het bedrag wordt dan niet als omzet geboekt, maar het wordt op je balans gezet. De betaling die je van de klant ontvangt, kun je aan deze factuur koppelen. Je brengt op dat moment nog geen btw in rekening.
Op het moment dat je klant producten of diensten afneemt en met de voucher betaalt, kun je een verkoopfactuur maken met twee factuurregels:
Een regel met de dienst die je hebt geleverd, de gewenste omzet-categorie en het btw-tarief dat hoort bij de omzet. Is er sprake van verschillende tarieven, dan kun je per tarief een aparte regel toevoegen. De omzet wordt dan in de resultatenrekening verwerkten de bijbehorende btw in de juiste rubrieken in het rapport voor de btw-aangifte.
Een regel voor de voucher, waarop je het bedrag negatief invult. Bij deze regel kun je de balanscategorie van punt 1 weer selecteren. In de omschrijving van deze regel kun je de gewenste extra informatie over de voucher vermelden, zoals de verkoopdatum.

Met deze drie stappen wordt het bedrag van de voucher eerst op je balans geboekt. Op het moment dat je klant de dienst daadwerkelijk afneemt, wordt er omzet geboekt en wordt het bedrag dat op de balans was geboekt weer verlaagd.