Als je waardebonnen of cadeaukaarten verkoopt, hangt de boekhoudkundige verwerking af van het type waardebon en of je btw-plichtig bent. De Belastingdienst legt de verschillende situaties uit op de pagina Vouchers, zegels en waardebonnen. Hieraan kun je afleiden welke situatie op jou van toepassing is.
In Moneybird kun je niet rechtstreeks bijhouden welke klanten nog een tegoed hebben. Via de balanscategorie zie je wel bij welke facturen je een bedrag op de balans hebt geboekt of afgeboekt. Wil je een beter overzicht? We adviseren dan een eigen lijst buiten Moneybird bij te houden.
Situatie 1: Enkelvoudig gebruik, niet btw-plichtig
Let op: Gebruik deze werkwijze alleen als je zelf niet btw-plichtig bent. Ben je wel btw-plichtig? Ga dan naar situatie 2.
Je kunt de waardebon op de volgende manier verwerken:
1. Maak via Instellingen > Categorieën een balanscategorie aan voor nog-niet-verzilverde waardebonnen. Stel in dat je deze categorie ook bij verkoopfacturen kunt gebruiken. Maak ook een aparte omzetcategorie aan met een herkenbare naam, zodat je de waardebonomzet goed kunt herkennen.
2. Maak bij de verkoop van een waardebon een factuur aan. Selecteer de omzetcategorie van stap 1 en kies het relevante btw-tarief. Koppel de ontvangen betaling aan deze factuur.
3. Zet de omzet tijdelijk op de balans via een memoriaalboeking. Voeg twee regels toe:
Omzetcategorie: bedrag debet
Balanscategorie: bedrag credit
Zo verdwijnt de omzet uit de resultatenrekening en staat het als schuld op de balans totdat de waardebon is verzilverd.
4. Maak op het moment van verzilvering een verkoopfactuur met twee regels:
De geleverde dienst met de gewenste omzetcategorie en het tarief 'geen btw'.
De waardebon met het bedrag negatief en de balanscategorie van stap 1. Vermeld in de omschrijving extra informatie, zoals de verkoopdatum.
Als er niets extra's in rekening wordt gebracht, komt het factuurtotaal op € 0,00 uit en krijgt de factuur direct de status 'betaald'. Verkoop je ook iets anders? Voeg dat toe als extra factuurregel.
Na deze stappen heb je het bedrag van de waardebon eerst op de balans geboekt. Op het moment dat de klant de dienst afneemt, boek je de omzet en daalt het saldo op de balans.
Situatie 2: Enkelvoudig gebruik, wel btw-plichtig
Volg dezelfde stappen als bij situatie 1. Het enige verschil zit in stap 2: kies bij de factuurregel het werkelijke btw-tarief (bijvoorbeeld 21%) in plaats van 'geen btw'. Bij enkelvoudig gebruik is het btw-tarief al bekend op het moment van verkoop, en reken je de btw meteen mee.
Situatie 3: Meervoudig gebruik, door anderen uitgegeven
De regels voor situaties waarin je waardebonnen voor meervoudig gebruik accepteert die door een ander zijn uitgegeven, vind je op de website van de Belastingdienst.
Je kunt dit als volgt in je administratie verwerken:
Maak een verkoopfactuur aan met de gewenste categorieën en btw-tarieven om de omzet en bijbehorende btw te verwerken.
Klik op 'Registreer betaling' om een handmatige betaling te registreren. Het factuurbedrag verschijnt dan op de balans bij de categorie `Te rubriceren ontvangen betalingen`.
Maak een memoriaalboeking om het saldo over te boeken van `Te rubriceren ontvangen betalingen` naar een aparte balanscategorie. Zo houd je inzichtelijk dat het gaat om ontvangsten uit waardebonnen. Wissel je de waardebonnen later in en krijg je ze uitbetaald? Koppel de bijbehorende transactie dan aan deze balanscategorie, zodat het saldo weer wegloopt.
Kom je er niet uit? We adviseren je contact op te nemen met je adviseur of boekhouder. Moneybird biedt ondersteuning bij het gebruik van het programma, maar beantwoordt geen boekhoudkundige inhoudsvragen.
Situatie 4: Meervoudig gebruik, door jou uitgegeven
De regels voor situaties waarin je zelf waardebonnen voor meervoudig gebruik uitgeeft die klanten alleen bij jou kunnen verzilveren, vind je op de website van de Belastingdienst.
Bij waardebonnen voor meervoudig gebruik is bij uitgifte nog niet bekend welk btw-tarief van toepassing is: dat kan 9% of 21% zijn. Daarom boek je het bedrag als schuld op de balans totdat de waardebon is verzilverd. Je gaat als volgt te werk:
1. Maak via Instellingen > Categorieën een balanscategorie aan onder 'Kortlopende schulden' voor nog-niet-verzilverde waardebonnen. Stel in dat je deze categorie ook bij verkoopfacturen kunt gebruiken.
2. Maak bij de verkoop van een waardebon een factuur aan en selecteer de balanscategorie van stap 1. Je boekt het bedrag niet als omzet, maar zet het op de balans. Je brengt op dat moment nog geen btw in rekening. Koppel de ontvangen betaling aan deze factuur.
3. Maak op het moment van verzilvering een verkoopfactuur met twee regels:
De geleverde dienst met de gewenste omzetcategorie en het bijbehorende btw-tarief. Is er sprake van verschillende tarieven, voeg dan per tarief een aparte regel toe.
De waardebon met het bedrag negatief en de balanscategorie van stap 1. Vermeld in de omschrijving extra informatie, zoals de verkoopdatum.
Als er niets extra's in rekening wordt gebracht, komt het factuurtotaal op € 0,00 uit en krijgt de factuur direct de status 'betaald'. Verkoop je ook iets anders? Voeg dat toe als extra factuurregel.
Na deze stappen heb je het bedrag van de waardebon eerst op de balans geboekt. Op het moment dat de klant de dienst afneemt, boek je de omzet en daalt het saldo op de balans.