Heb je een transactie die niet bij een bon of factuur hoort? Dan boek je die in Moneybird rechtstreeks op een categorie (grootboekrekening). Let op: zo verwerk je geen btw. Kosten waarover je wél btw kunt terugvragen, kun je op deze manier niet verwerken. Daarvoor maak je een factuur of bon aan. Heb je nog geen geschikte categorie? Voeg die dan toe via Instellingen > Categorieën.
Zo koppel je een transactie aan een categorie
Ga naar het tabblad Bank en klik bij de transactie op 'Koppel openstaand bedrag'. Selecteer een suggestie of gebruik de zoekbalk om je categorie op te zoeken.
Klik daarna op 'Koppel'. Meer over het koppelscherm lees je in Factuur of categorie koppelen aan transactie.
Bon of factuur kwijt
Ben je een bon of factuur kwijt, of heb je die niet? Dan is het de vraag of je de kosten en de btw nog wel zakelijk mag opvoeren. De factuur of bon geldt namelijk als 'bewijs' voor de kosten die je hebt gemaakt. Twijfel je? Overleg dit dan met je boekhouder. Er zijn drie situaties:
Je mag de kosten wel opvoeren, maar de btw niet terugvragen: boek de transactie rechtstreeks op een kostencategorie. Geeft Moneybird geen suggestie? Zoek de categorie dan zelf op in de zoekbalk.
Je mag de kosten en de btw niet zakelijk opvoeren: beschouw de betaling dan als privé-opname.
Bankkosten verwerken
Standaardkosten zoals bankkosten, verificatiekosten, pakketkosten en kosten per transactie zijn meestal vrijgesteld van btw. Die koppel je rechtstreeks aan een categorie. Voeg hiervoor een categorie toe onder 'Bankkosten' in de set 'Algemene kosten'.
Over extra diensten, zoals bankkoppelingen, wordt vaak wél btw berekend. Kosten met btw voer je in via een inkoopfactuur of bon en koppel je daarna aan de transactie.
Ook het bedrag van € 0,15 dat je betaalt om je bankrekeningnummer te verifiëren via Instellingen > Vertrouwen & verificatie, koppel je rechtstreeks aan een kostencategorie: er is geen btw van toepassing. Welke categorie je gebruikt, hangt af van je eigen wensen of die van je boekhouder. Vaak is dat dezelfde categorie als voor de abonnementskosten, bijvoorbeeld 'Administratiekosten'.
Boete verwerken
Boetes van de Belastingdienst zijn niet-aftrekbare kosten. Maak hiervoor een losse categorie aan via Instellingen > Categorieën met Toevoegen > Losse categorie toevoegen. Kies in de tab 'Resultatenrekening' voor 'Kosten' en geef de categorie een naam, bijvoorbeeld 'Boetes'. Koppel de banktransactie van de boete aan deze categorie.
Bij de aangifte inkomstenbelasting (of vennootschapsbelasting bij een BV/NV) geef je aan dat dit niet-aftrekbare kosten zijn. Die aangifte doe je buiten Moneybird om. Doordat je een aparte categorie gebruikt, neem je deze kosten makkelijk over in de aangifte. Dit geldt ook voor verkeersboetes bij zakelijke ritten (van het CJIB): die zijn wel zakelijk, maar voor de Belastingdienst niet aftrekbaar.
Gift verwerken
Giften en donaties zijn voor zover bekend niet belast met btw. Koppel de banktransactie van een gift aan een categorie die je toevoegt via Instellingen > Categorieën. Wil je toch btw berekenen? Dat kan niet rechtstreeks via het tabblad Bank. Voeg dan een (inkoop)factuur of bon toe met het juiste btw-tarief en koppel die aan de transactie.
Een gift is onder voorwaarden aftrekbaar van de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Zie Giften inkomstenbelasting en Giften vennootschapsbelasting. Je geeft de gift als aftrekpost op tijdens de aangifte, dit hoeft niet in Moneybird.
Dividend verwerken
Een winstuitkering (dividend) verwerk je meestal door de uitbetaling op het tabblad Bank te koppelen aan de bijbehorende categorie. Je kunt de boeking ook doen via een memoriaalboeking. Hetzelfde geldt voor het verwerken van aandelen. Hoe de boeking er precies uitziet, verschilt per onderneming. Overleg dit het beste met je boekhouder.
Andere specifieke situaties
Voor een aantal situaties gelden aparte werkwijzen. Lees meer over: