Een goede boekhouding draait niet alleen om cijfers. Het gaat ook om het proces eromheen. Wie doet wat? Wat is al gecontroleerd? En wat moet er nog gebeuren voordat de btw-aangifte of jaarafsluiting klaar is? Met takenlijsten in Moneybird heb je het hele controleproces overzichtelijk op één plek.

In het tabblad Takenlijsten klik je op 'Takenlijst toevoegen' om een nieuwe takenlijst aan te maken. Geef de lijst een duidelijke naam en kies een periode, bijvoorbeeld een maand, kwartaal of jaar.

Door een periode te koppelen, kan Moneybird automatisch de juiste rapporten of categorieën tonen. Zo zie je later in één oogopslag wat er veranderd is en kan je boekhouder snel controleren of alles klopt. Je kunt ook een deadline toevoegen, zodat duidelijk is wanneer de takenlijst afgerond moet zijn. Klik op 'Opslaan' om vervolgens losse taken aan te maken.

Een takenlijst bestaat uit losse taken en groepen met één of meer taken. Je kunt de volgorde aanpassen door te slepen met het dubbele-streepicoon.

Elke taak kan worden toegewezen aan gebruikers die toegang hebben tot jouw administratie met de rol een 'Eigenaar' of 'Boekhouder'. Die persoon krijgt automatisch een e-mailmelding wanneer er taken aan hem of haar zijn gekoppeld. Krijgt iemand meerdere taken toegewezen? Dan worden die meldingen samengevoegd in één bericht.

Door taken te koppelen aan rapporten of categorieën zie je meteen de bijbehorende cijfers. Zo vallen veranderingen sneller op, en kan je boekhouder in één oogopslag controleren of alles in orde is. Klik je op een taak, dan open je de detailpagina. Daar kun je opmerkingen plaatsen, de geschiedenis van de taak bekijken en precies zien wat er al gedaan is.

Koppel je een taak aan een categorie, dan kun je ervoor kiezen om automatisch subtaken te laten aanmaken voor alle subcategorieën waarin in die periode iets is geboekt. Koppel je een groep aan een rapport, dan worden automatisch taken aangemaakt voor de subcategorieën van dat rapport.

Is er niets geboekt op een subcategorie voor de periode van de takenlijst? Dan wordt er ook geen taak aangemaakt voor die subcategorie.

Het steeds opnieuw maken van een takenlijst kost tijd. Daarom kun je sjablonen gebruiken. Dit zijn basisversies van takenlijsten die je steeds opnieuw kunt inzetten.

Een sjabloon maak je aan via het tabblad Takenlijsten door op 'Sjabloon toevoegen' te klikken. Vervolgens kun je gegeven meegeven, vergelijkbaar met bij een takenlijst.

Wanneer je een takenlijst start vanuit een sjabloon, worden alle groepen, taken en koppelingen (zoals rapporten en categorieën) automatisch overgenomen. Ook kun je instellen dat het sjabloon hoort bij een specifieke periode en een vaste deadline heeft. Maak je daarna een nieuwe lijst op basis van dit sjabloon, dan gebruikt Moneybird automatisch de afgelopen periode.

Automatisch aangemaakte taken kun je niet aanpassen, verplaatsen of verwijderen. Je kunt ze alleen toewijzen of afvinken. Wil je een taak toch verwijderen? Dan verwijder je de bovenliggende groep of hoofdtaak.