Takenlijsten helpen jou en je klanten efficiënter en overzichtelijker samen te werken. In plaats van e-mails en spreadsheets kunnen controles, checklists en documenten direct in Moneybird worden beheerd. Dit maakt periodieke controles, btw-aangiftes en jaarafsluitingen eenvoudiger en veilig. Met sjablonen kun je processen standaardiseren en tijd besparen.

In een boekhoudkantoor voeg je via je Gebruikersaccount > Mijn kantoor sjablonen toe. Dit zijn basisversies van takenlijsten die je steeds opnieuw kunt inzetten. Je start een takenlijst vanuit een sjabloon. Alle groepen, taken en koppelingen (zoals rapporten en categorieën) worden automatisch overgenomen.

Ook kun je instellen dat het sjabloon hoort bij een specifieke periode en een vaste deadline heeft. Maak je daarna een nieuwe lijst op basis van dit sjabloon, dan gebruikt Moneybird automatisch de afgelopen periode.

Per sjabloon zie je:

Klik je op een periode, dan zie je direct welke administraties nog bezig zijn en hoe ver ze zijn. Vanuit dit overzicht kun je met één klik naar een specifieke takenlijst gaan.

Daarnaast kan je in je kantoor sjablonen van Moneybird eenvoudig kopiëren en aanpassen op je eigen werkwijze.

Om een takenlijst in een administratie aan te maken op basis van het sjabloon in je boekhoudkantoor, ga je naar de Administratie > Takenlijsten > Nieuwe takenlijst toevoegen en kies je de sjabloon onder het kopje van jouw boekhoudkantoor.

Met een sjabloon kun je voor specifieke administraties de takenlijst verder afmaken en delen. Een takenlijst bestaat uit losse taken en groepen met één of meer taken. Je kunt de volgorde aanpassen door te slepen met het dubbele-streepicoon.

Elke taak kan worden toegewezen aan gebruikers die toegang hebben tot jouw administratie met de rol een 'Eigenaar' of 'Boekhouder'. Die persoon krijgt automatisch een e-mailmelding wanneer er taken aan hem of haar zijn gekoppeld. Krijgt iemand meerdere taken toegewezen? Dan worden die meldingen samengevoegd in één bericht.

Je kunt taken koppelen aan specifieke categorieën of rapporten, zoals de balans, resultatenrekening of debiteuren- en crediteurenrapporten. Dit geeft direct inzicht in de relevante cijfers en maakt controles slimmer en efficiënter. Subtaken kunnen automatisch worden aangemaakt per subcategorie. Zo vallen veranderingen sneller op en zie je in één oogopslag of alles in orde is.

Klik je op een taak, dan open je de detailpagina. Daar kun je opmerkingen plaatsen, de geschiedenis van de taak bekijken en precies zien wat er al gedaan is.

Koppel je een taak aan een categorie, dan kun je ervoor kiezen om automatisch subtaken te laten aanmaken voor alle subcategorieën waarin in die periode iets is geboekt. Koppel je een groep aan een rapport, dan worden automatisch taken aangemaakt voor de subcategorieën van dat rapport.

In het boekhoudkantoor worden nog geen taken aangemaakt in het sjabloon en staan er in plaats daarvan voorbeeldtaken in de groep of taak. Wanneer je de takenlijst aanmaakt op basis van de sjabloon worden de voorbeeldtaken automatisch omgezet naar echte taken in de nieuwe takenlijst.

Is er niets geboekt op een subcategorie in een administratie voor de periode van de takenlijst? Dan wordt er ook geen taak aangemaakt voor die subcategorie.