Kom je een foutmelding tegen bij het versturen via Peppol, of wordt je factuur niet geaccepteerd? In dit artikel vind je de meest voorkomende oorzaken en oplossingen.
Melding over afrondingsverschillen
Krijg je de melding 'De factuur heeft de instelling 'inclusief btw', om afrondingsverschillen te voorkomen is dit niet toegestaan'? Open de factuur en verander de instelling bij de factuurregels van 'Inclusief btw' naar 'Exclusief btw'. Pas daarna ook de bedragen aan naar de bedragen exclusief btw.
Factuur niet geaccepteerd door de gemeente
Wordt je factuur niet geaccepteerd, bijvoorbeeld door gemeente Amsterdam? Hieronder staan de meest voorkomende oorzaken.
Het 'Ordernummer' is leeg
Het veld 'Kenmerk' op de factuur komt overeen met het veld `cac:OrderReference` in de UBL-factuur. Is dit veld leeg, of heb je het kenmerk via een extra veld toegevoegd? Dan gaat het mis. Extra velden worden niet meegenomen in de UBL-factuur. Vul het kenmerk altijd in via het vaste 'Kenmerk'-veld op de factuur.
Het veld 'Routecode' is leeg
Dit veld (`AccountingCostCode`) is optioneel volgens de Peppol-standaard. Als een gemeente dit veld toch verplicht stelt, neem dan contact op met die gemeente.
Het veld 'Opmerkingen' bevat ongewenste tekst
Dit veld correspondeert met de betalingsvoorwaarden uit je workflow. Accepteert de gemeente deze tekst niet? Pas dan vóór het verzenden de betalingsvoorwaarden aan op de factuur: maak het veld leeg of voer een kortere tekst in. Stuur je regelmatig facturen naar dezelfde gemeente? Overweeg dan een aparte workflow aan te maken met een kortere betalingsvoorwaardetekst.
KVK-nummer aanpassen als Peppol actief is
Je KVK-nummer is je 'adres' in het Peppol-netwerk. Als Peppol actief is, kun je het niet direct aanpassen. Volg deze stappen:
Ga naar `Instellingen > Peppol & UBL` en zet Peppol uit.
Ga naar `Instellingen > Vertrouwen & verificatie`, klik op het geverifieerde KVK-nummer en verwijder de verificatie via het prullenbakpictogram.
Ga naar `Instellingen > Bedrijfsgegevens` en pas het KVK-nummer aan in het afzenderadres.
Wil je Peppol opnieuw activeren met het nieuwe KVK-nummer? Verifieer dan het nieuwe nummer via `Instellingen > Vertrouwen & verificatie`. Moneybird stuurt een brief met een verificatiecode naar het vestigingsadres in de KVK-database. Dit duurt 2 à 4 dagen. Zodra alle gegevens weer geverifieerd zijn, kun je Peppol weer aanzetten.
Let op: Heb je een volledig nieuw KVK-nummer, dan moet je soms een nieuwe administratie starten in plaats van het nummer aanpassen. Klik linksboven op de administratienaam en vervolgens op '+ nieuwe administratie' om een lege administratie aan te maken. Via de instellingen stel je het afzenderadres, de huisstijl en de workflows in.
Wil je de oude administratie niet meer actief gebruiken? Zet het pakket dan terug naar gratis via Instellingen > Facturen & jouw pakket. In het gratis pakket blijven alle gegevens beschikbaar, maar kun je niet meer onbeperkt nieuwe boekingen toevoegen.
Factuurregels met negatieve bedragen
Peppol staat geen negatieve bedragen op factuurregels toe. Vervang negatieve bedragen door negatieve aantallen, of gebruik een kortingsregel.
Factuur met gemengde btw
Een Peppol-factuur mag niet tegelijk regels met btw én regels zonder btw bevatten. Gebruik in dat geval aparte facturen voor regels met en zonder btw.
Problemen met bijlagen
Krijg je een foutmelding over bijlagen? Controleer het volgende:
Bestandstype niet ondersteund: Bijlagen mogen alleen de volgende typen zijn: pdf, png, jpg, csv of Excel (.xlsx of .ods). Verwijder of converteer andere bestandstypen.
Bijlagen te groot: Alle bijlagen samen mogen maximaal 5 MB zijn. Verklein of verwijder bijlagen tot je onder de limiet zit.
Te veel bijlagen: Je mag maximaal 10 bijlagen meesturen. Verwijder bijlagen tot je op maximaal 10 zit.