Na afloop van een maand kun je in je account bij Mollie een MT940 bestand downloaden met de transacties van de maand. Bij Mollie kun je op verschillende plaatsen een MT940 bestand downloaden. De verschillende MT940 bestanden hebben een andere inhoud. Voor het verwerken van de betalingen in Moneybird is het belangrijk dat je het MT940 bestand met de juiste inhoud gebruikt. Het MT940 bestand met de juiste inhoud vind je in je Mollie account bij Rapporten > Verslag > Export (rechtsbovenaan). Na afloop van de maand kun je hier kiezen voor 'Gehele maand (enkel bestand)'.
Let op: Download niet de MT940 bestanden per dag, deze hebben niet de juiste inhoud.
Het gedownloade MT940 bestand voeg je in Moneybird toe in het tabblad Bank via 'Transacties toevoegen' door het bestand te selecteren of te slepen. Na het toevoegen wordt er een extra 'Mollie-rekening' in je administratie aangemaakt. Dit is het rekeningnummer van Mollie, dus niet je eigen rekeningnummer. Deze kun je terugvinden onder Instellingen > Bank. Hier kun je de rekening eventueel bewerken om een naam op te slaan, zodat het duidelijker is dat het om de rekening van Mollie gaat.
In de MT940 bestanden van Mollie worden de betaling van de klant en de inhouding van de transactiekosten niet met elkaar verrekend, maar zijn het aparte transacties:
De bijschrijvingen koppel je aan de betreffende verkoopfactuur.
De afschrijving van de transactiekosten koppel je aan de inkoopfactuur die je van Mollie ontvangt voor de transactiekosten.
Als Mollie een bedrag aan je uitbetaalt, zal dit op de Mollie-rekening een afschrijving zijn en op je bankrekening een bijschrijving met hetzelfde bedrag. Deze twee transacties kun je beiden onder de categorie 'Kruisposten' boeken.
Voorbeeld van het verwerken van het MT940 bestand van Mollie
In dit voorbeeld heb je voor elke factuur twee transacties: de betaling van je klant en de transactiekosten van Mollie.Daarnaast zijn er uitbetalingen, want het bedrag dat overblijft wordt op je bankrekening gestort. In dit voorbeeld wordt uitgegaan van twee betalingen via Mollie: 'factuur 20180123' met een bedrag van € 75,00 en 'factuur 20180124' met een bedrag van € 50,00
In de MT940 bestanden van Mollie worden de betaling van de klant en de inhouding van de transactiekosten niet met elkaar verrekend, maar zijn het aparte transacties. Voor de transactiekosten van Mollie krijg je een inkoopfactuur, in dit geval 'inkoopfactuurnummer M2018-0001'.
Zodra het MT940 bestand is geüpload zullen de transacties zichtbaar zijn. Er zijn drie soorten transacties:
Bijschrijvingen van betalingen van je klanten;
Afschrijvingen van de transactiekosten die Mollie in rekening brengt;
Afschrijvingen van de uitbetaling van Mollie naar jouw bankrekening.
De bijschrijvingen van betalingen van je klanten verwerken
Klik bij de bijschrijvingen op ‘Koppel openstaand bedrag’ en zoek je de bijpassende factuur.
Selecteer factuur 20180123. Als je niet meteen een goede suggestie krijgt, kun je de factuur zoeken op basis van het factuurnummer.
Klik op ‘+ Volgende’ om de volgende transactie te verwerken. Selecteer factuur 20180124 en klik op ‘Koppel’’.
De afschrijvingen van de transactiekosten verwerken
Voor de transactiekosten die Mollie in rekening brengt, heb je een inkoopfactuur ontvangen. Op deze factuur worden alle transactiekosten tegelijk in rekening gebracht. Op je Mollie-rekening heb je voor elke transactiekosten echter aparte afschrijvingen. De aparte afschrijving koppel je aan de inkoopfactuur van Mollie, factuur M2018-001.
De uitbetaling van Mollie verwerken
Als Mollie een bedrag aan je uitbetaalt, zal dit op je Mollie-rekening een afschrijving zijn. Op je eigen bankrekening heb je een bijschrijving met hetzelfde bedrag. Deze twee transacties kun je beiden onder de categorie 'Kruisposten' boeken zodat ze met elkaar verrekend worden.
