Als je facturen automatisch wilt incasseren bij je klanten, heb je een machtiging van je klant nodig. Mandaat is een ander woord voor machtiging. Iedere mandaat moet een uniek kenmerk hebben, dit kenmerk is het mandaatnummer dat je in Moneybird kunt invullen en deze kun je zelf bepalen. Dit is bijvoorbeeld een unieke tekenreeks zonder spaties die op het formulier staat dat de geïncasseerde heeft ondertekend. Wanneer je geen mandaat codes hebt dan kun je bijvoorbeeld een klantnummer gebruiken. Bij het aanmaken van een incasso-batch, wordt het mandaatnummer automatisch in de batch verwerkt.

Vooraf vindt er geen controle plaats op de machtiging, tenzij de bedrijven/B2B incasso wordt gebruikt. Als de klant bij wie je incasseert het niet eens is met de incasso, kan het voorkomen dat de bank vraag om een kopie van de machtiging. Deze moet dan hetzelfde nummer en datum hebben als bij de incasso is gebruikt. Dus achteraf kunnen de gegevens wel gecontroleerd worden door de bank.