Om Moneybird te kunnen gebruiken, heb je een persoonlijk gebruikersaccount nodig. Hierin staat je e-mailadres en een wachtwoord opgeslagen. Een gebruikersaccount geeft je toegang tot één of meerdere administraties. Als je bent ingelogd kun je dus meerdere administraties benaderen. Heb je collega's of een boekhouder waarmee je wilt samenwerken in Moneybird? Deel vooral niet je inloggegevens! Want die zijn natuurlijk persoonlijk.

Je kunt als eigenaar van een administratie via Instellingen > Gebruikers een uitnodiging versturen om toegang te geven tot je administratie. Als deze uitnodiging is geaccepteerd door jouw collega of boekhouder, dan heeft deze gebruiker een eigen gebruikersaccount. De persoon krijgt alleen toegang tot de administratie waar jij de uitnodiging voor verzonden hebt.

Je kunt meerdere gebruikers toevoegen. Het is verstandig elke gebruiker een aparte uitnodiging te sturen, zodat iedere gebruiker een eigen gebruikersaccount heeft. Hier betaal je geen extra kosten voor.

Wanneer je een extra gebruiker toevoegt aan jouw administratie, hangt het af van welk type gebruiker je toevoegt welke rechten je deze gebruiker geeft.

Als je een medewerker toegang geeft tot bepaalde tabbladen, ziet hij of zij alle gegevens uit die tabbladen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om iemand alleen toegang te geven tot facturen die hij of zij zelf heeft aangemaakt. Je ziet altijd alle facturen. Het is ook niet mogelijk om een gebruikers alleen leesrechten te geven.

In de gebeurtenissen-tijdlijn zie je alleen de gebeurtenissen die betrekking hebben op de onderdelen waar je toegang tot hebt. Als je bijvoorbeeld als gebruiker alleen toegang hebt tot het onderdeel offertes, dan zie je geen gebeurtenissen van het Administratie-instellingen-gedeelte of de onderdelen Facturen, Inkomend, Bank en Instellingen.