Back-up maken en je administratie bewaren

Wij doen al het mogelijke om je gegevens goed en veilig te bewaren. Toch is het verstandig om zelf regelmatig een back-up te maken. Stop je met Moneybird of verwijder je je administratie? Maak dan altijd eerst een back-up. Na het verwijderen kun je zelf niet meer bij je gegevens.

Met de jaarexport download je alle gegevens van één boekjaar in één ZIP-bestand. Zo maak je een jaarexport:

Herhaal deze stappen voor elk boekjaar dat je wilt bewaren. Je kunt alleen boekjaren kiezen waarin boekingen staan. Een grote administratie kan er even over doen. Je vindt je downloads later terug via het belletje rechtsboven in je administratie.

Je hebt voor de jaarexport dezelfde rechten nodig als voor de auditfile. Heb je die rechten niet? Vraag het dan aan de eigenaar van de administratie.

Het ZIP-bestand heeft de naam van je administratie en het jaartal. Pak het eerst uit op je computer. Je ziet dan een map per onderdeel en een `LEESMIJ.txt` met een overzicht van de inhoud. In de export zitten onder andere:

Contacten, producten en periodieke facturen horen niet bij één jaar. Die staan daarom in elke jaarexport. Je ziet dan steeds de gegevens van het moment dat je de export maakt.

Heeft je administratie geen abonnement, of heb je een abonnementslimiet bereikt? Dan zie je een blokkadescherm als je de administratie opent. Vanaf dit scherm kun je nog steeds je gegevens downloaden:

Met 'Auditfile' in hetzelfde menu download je alleen de auditfile. Dat is het bestand dat je boekhouder of de Belastingdienst kan inlezen.

Alleen de eigenaar van de administratie ziet de knop 'Exporteren'. Ben je geen eigenaar? Vraag de eigenaar dan om de export te maken.

Een export verwijdert je administratie niet. Wil je dat je administratie ook echt weg is? Klik dan zelf op 'Verwijder administratie'. Lees meer in administratie verwijderen.

Let op: doe dit in deze volgorde. Exporteer eerst, controleer of je bestanden compleet zijn en verwijder daarna pas. Na het verwijderen bewaren we je gegevens nog 30 dagen. Daarna zijn ze definitief weg.

Voor je administratie heb je een wettelijke bewaarplicht. Kort gezegd bewaar je je administratie 7 jaar. Dat geldt ook voor je verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes. Gaat het om onroerende zaken, zoals een bedrijfspand? Dan bewaar je de gegevens 10 jaar.

Stop je met Moneybird? Dan ben je na het verwijderen zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je gegevens. Maak daarom een jaarexport van elk boekjaar en bewaar de bestanden op een veilige plek.

Bewaar documenten in hun originele vorm. Een papieren factuur bewaar je op papier, een digitale factuur digitaal. Voor papieren inkoopfacturen en bonnetjes is er een uitzondering. Die mag je scannen en digitaal bewaren, bijvoorbeeld in Moneybird. De scan moet dan wel een juiste en volledige weergave van het origineel zijn.

Wil je maar een deel van je gegevens? Dan kun je ook per onderdeel exporteren, bijvoorbeeld je verkoopfacturen of je contacten. Kies je voor een export naar ZIP, dan krijg je de facturen zelf erbij. Een export naar Excel geeft alleen een overzicht. Lees hoe dat werkt in boekhouding downloaden.