Wil je een back-up van je boekhouding maken of bepaalde boekingen exporteren? Dat kan in de vorm van een auditfile. Een auditfile is een XML-bestand dat je kunt inlezen in software die auditfiles kan verwerken. Zulke software is vaak niet standaard op je computer aanwezig.
Auditfile downloaden
Ga naar Instellingen > Exporteer boekhouding. Hier exporteer je de boekingen op de categorieën die je hebt toegevoegd. Je kunt kiezen uit een auditfile, een export van de grootboekkaarten in Excel of een RGS Brugstaat.
Grootboekcodes instellen
Moneybird werkt niet met grootboekcodes, maar met categorieën die je zelf aanmaakt. Voor het exporteren van een auditfile is een grootboekcode verplicht en de RGS-referentiecode optioneel. Zo weet het programma waar het de auditfile inlaadt en bij welke grootboekrekening de boekingen horen. Je kunt geen auditfile afleveren zonder deze codes, daarom krijg je een melding als ze nog ontbreken.
Je bepaalt de grootboekcodes in principe zelf. Wil je de auditfile inlezen in een ander pakket, bijvoorbeeld dat van je boekhouder? Gebruik dan de grootboekcodes die in dat pakket gelden. Overleg met je boekhouder welke codes je het beste kunt gebruiken.
Wil je het Referentie GrootboekSchema (RGS) van de Belastingdienst gebruiken? Dan kun je je grootboekcodes wijzigen. Kom je er zelf niet uit, overleg dit dan even met je boekhouder.
De auditfile mist de resultatenrekening
Soms bevat een auditfile geen informatie over de resultatenrekening. Dat gebeurt wanneer er een jaarafsluiting is gemaakt vóórdat je de auditfile downloadt.
Bij een jaarafsluiting boeken we de resultatenrekening leeg door het bedrag per categorie tegen te boeken. Het saldo per categorie is dan in totaal 0 op 31 december van het afgesloten boekjaar. Er zijn dan geen gegevens meer om in de auditfile op te nemen. Wil je een complete auditfile, download deze dan vóór je de jaarafsluiting maakt.
Heb je de jaarafsluiting al gemaakt? Dan kun je die eventueel eerst verwijderen. Of dat verstandig is, kun je zelf het beste inschatten. Gebruik daarvoor het prullenbakicoon bij de memoriaalboeking. Download daarna de auditfile en maak de jaarafsluiting opnieuw.
Let op: in Moneybird kun je geen jaarafsluiting in periode 13 of 0 maken, zodat de afsluiting verder geen invloed heeft op je rapporten of downloads.