Je kunt een factuur als PDF of UBL downloaden via de knop Download als. Het is ook mogelijk om in het overzicht op het tabblad Facturen een export te maken van meerdere facturen. Via 'Facturen uit dit jaar' kun je eerst filteren welke facturen je wilt exporteren en van welke periode. Je kunt bijvoorbeeld ook filteren op een bepaald contact.
Vervolgens kun je via 'Exporteren' kiezen hoe je de geselecteerde facturen wilt exporteren:
Excel per factuur: Moneybird exporteert een overzicht van alle facturen als Excel-bestand.
Excel per regel: Moneybird exporteert een overzicht van alle facturen per factuurregel als Excel-bestand.
Export samenstellen: Moneybird opent een pagina waar je zelf de indeling van de ZIP-export instelt.
Een losse factuur download je als PDF of UBL via de knop 'Download als'.
Export samenstellen
Via 'Export samenstellen' stel je zelf in hoe bestanden in de ZIP worden georganiseerd en benoemd. Je vult een padsjabloon in voor facturen en voor bijlagen. Gebruik tags zoals `{year}`, `{id}`, `{contact}` en `{attachment_name}` om de mapstructuur op te bouwen. Je ziet een voorbeeld van hoe de ZIP eruit komt te zien.
Je kiest ook welke bestanden je wilt meenemen:
- Excel-overzicht opnemen
- Excel-overzicht per regel opnemen
- UBL-bestanden opnemen
Klik op 'Exporteren'. Je wordt doorgestuurd naar de Downloads-pagina. De ZIP staat daar klaar zodra de export gereed is. Klik op 'Exporteren en instellingen opslaan' om je instellingen te bewaren voor een volgende keer.
Geen btw-bedrag per regel in de Excel-export
Exporteer je facturen per regel naar Excel, dan zie je niet altijd op iedere regel het btw-bedrag. De btw wordt namelijk per factuur berekend, niet per regel. Zou Moneybird de btw per regel tonen, dan kan het totaal van de regels door afronding hoger of lager uitvallen dan het bedrag dat op de factuur staat.
Of de btw wel of niet per regel getoond kan worden, hangt af van hoe je de bedragen op de factuurregels invult: bij bedragen inclusief btw kan het wel, bij bedragen exclusief btw niet. Kies je voor de export per document, dan worden de btw-bedragen altijd getoond, omdat er dan geen afrondingsverschillen ontstaan.
Factuur printen
Het is niet mogelijk om direct vanuit Moneybird facturen te printen. Je kunt de factuur wel downloaden als PDF via de knop 'Download als' en kies daarna Factuur (PDF). Daarna print je het bestand vanuit een ander programma op je computer.
Periodieke facturen exporteren
Je kunt je periodieke facturen exporteren naar Excel. Open het overzicht met je periodieke facturen en klik op 'Exporteren'. Wil je een selectie exporteren? Filter dan eerst, want de export bevat de periodieke facturen die je op dat moment ziet. Kies daarna een van de opties:
Exporteren naar Excel (document): een overzicht van je periodieke facturen.
Exporteren naar Excel (regels): een overzicht per factuurregel.
Moneybird maakt het bestand op de achtergrond aan. Je vindt het daarna bij je downloads.
Periodieke facturen overzetten naar een andere administratie is niet mogelijk. Via de API van Moneybird kun je de gegevens wel opvragen, we hebben hier echter geen standaard scripts voor. De documentatie van de API vind je op Moneybird API, en specifiek voor periodieke facturen op List all recurring sales invoices.