Met een offerte doe je een prijsvoorstel aan een klant voordat je een factuur stuurt. Je klant kan de offerte accepteren — online via een digitale handtekening, of buiten Moneybird om. Na acceptatie zet je de offerte met één klik om naar een factuur.
Eerste keer instellen
Voordat je een offerte kunt maken, zet je deze instellingen éénmalig goed:
Offerte aanmaken
Open het tabblad Offertes en klik op 'Toevoegen'. Klik op het adresblok om een contact te selecteren. In ditzelfde scherm kies je ook de juiste workflow. Wil je voor een bepaalde klant altijd dezelfde workflow gebruiken? Sla die dan op bij het contact.
Moneybird kent het offertenummer automatisch toe op basis van je factuurnummering. Wil je alvast zien welk nummer de offerte krijgt? Klik op het conceptnummer in de offerte.
Offerteregels invullen
Per regel vul je een aantal, omschrijving, bedrag en btw-tarief in. Je kunt ook korting geven op een offerte. Optioneel voeg je een categorie en project toe. Op de offerte zelf zijn deze gegevens niet zichtbaar. Zodra je de offerte factureert, neemt Moneybird ze automatisch mee op de factuur.
In de workflow stel je standaardteksten in, maar je kunt ze per offerte aanpassen. De volgende offerte krijgt weer de standaardtekst uit de workflow.
Bijlage toevoegen
Je kunt een bijlage meesturen met je offerte, zoals algemene voorwaarden of productfoto's. Dat kan op twee manieren:
Via de workflow: een standaardbijlage die Moneybird automatisch meestuurt met alle offertes in die workflow.
Direct op de offerte: voeg een bijlage toe onder de offerte voordat je hem verzendt.
Let op: het is niet mogelijk om een afbeelding direct in de offerte te plaatsen. Voeg afbeeldingen altijd als bijlage toe.
Totaalbedrag
Moneybird berekent altijd het totaalbedrag en toont dit onderaan de offerte. Een subtotaal weergeven is niet mogelijk.
Wil je het totaalbedrag niet tonen? Dat kun je instellen via CSS. Ga naar Instellingen > Huisstijlen, open de huisstijl en klik op 'Layout' > 'Opmaak aanpassen met behulp van CSS'. Gebruik de volgende code:
div.estimate-details tr.tfoot { display:none;}
Let op: dit verbergt het totaalbedrag alleen op de offerte zelf. In het overzicht op het tabblad Offertes blijft het totaalbedrag zichtbaar. Kies je voor online acceptatie, houd er dan rekening mee dat de klant akkoord gaat met de offerte inclusief alle bedragen.
Offerte zonder prijzen
Het is niet mogelijk om prijzen te vermelden maar ze voor de klant te verbergen. Een offerte omzetten naar een opdrachtbevestiging of werkbon zonder prijzen is ook niet mogelijk.
Je kunt wel regels toevoegen zonder bedrag. Laat de velden 'Bedrag' en 'Aantal' leeg, dan toont Moneybird alleen de omschrijving. Je kunt de omschrijving opmaken met speciale tekens: `*` voor vet, `_` voor cursief, `+` voor onderstreept. Voor een lege tussenregel gebruik je `<br>` als omschrijving.
Eenmalige en maandelijkse kosten
Je kunt kosten niet automatisch uitsplitsen als eenmalig en maandelijks. Gebruik een tussenkopje om het onderscheid duidelijk te maken: voeg een offerteregel toe met een lege 'Aantal' en bedrag 0. Zo toont Moneybird alleen de omschrijving als kopje.
Offerte vanuit een bestaande factuur
Wil je een offerte baseren op een bestaande factuur? Open de factuur en kies Extra > Dupliceer naar offerte. De offerte wordt als concept klaargezet met de juiste contactgegevens en factuurregels.
Offerte dupliceren als sjabloon
Het is niet mogelijk om een sjabloon aan te maken in Moneybird. Stuur je vaak offertes met dezelfde producten of diensten? Maak dan een concept-offerte aan met de gewenste regels en pas het offertenummer handmatig aan naar bijvoorbeeld 'Sjabloon'. Via Extra > Dupliceer offerte maak je een kopie. De datum past zich automatisch aan naar vandaag, tenzij je een andere datum instelt.