Bij het toevoegen van een inkomend document maakt Moneybird gebruik van scan en herken om zoveel mogelijk automatisch voor je in te vullen. Voor het automatisch invullen van de categorie geldt dat Moneybird deze niet altijd automatisch kan invullen.

Als je een inkomend document toevoegt in de vorm van een PDF-factuur, analyseert Moneybird de bijlage en vergelijkt dit met voorgaande facturen van hetzelfde contact. Vervolgens doet Moneybird een voorstel voor de gegevens die ingevuld kunnen worden. De categorie wordt geselecteerd op basis van de voorgaande facturen. Als telkens dezelfde categorie bij de facturen van een leverancier hoort, zal de categorie goed geselecteerd kunnen worden.

Het is niet mogelijk om de categorie automatisch in te laten vullen bij de verwerking van een UBL-factuur. Bij een UBL (.xml) factuur kan Moneybird de gegevens met zekerheid uitlezen, aangezien de gegevens in een UBL-factuur op een standaard manier zijn opgeslagen. Er wordt dan niet meer naar voorgaande facturen gekeken. In de UBL is echter geen informatie over de categorie, waardoor de categorie niet geselecteerd kan worden.