Als een inkoopfactuur met een PDF of een scan/foto wordt toegevoegd voor, heeft Moneybird twee verschillende manieren waarop er suggesties voor de factuurregels worden gegeven. Welke manier er wordt gebruikt, hangt af van hoeveel factuurregels de vorige factuur van dezelfde leverancier had.
Als de vorige factuur één factuurregel had, gaat Moneybird er in eerste instantie vanuit dat de nieuwe factuur ook één regel heeft. Er wordt dan gekeken wat het hoogste bedrag op de toegevoegde factuur is en dat bedrag wordt ingevuld. De omschrijving en de categorie kun je dan zelf aangeven.
Als de vorige factuur twee of meer factuurregels had, gaat Moneybird er vanuit dat de nieuwe factuur waarschijnlijk ook meerdere regels heeft. Bij meerdere regels kan Moneybird de bedragen niet goed van de toegevoegde factuur halen. Daarom worden dan de factuurregels van de vorige factuur overgenomen (ook de omschrijving en de categorie). Als de nieuwe factuur niet hetzelfde is, kun je de suggesties ook ongedaan maken en vervolgens de factuurregels zelf invullen.
Je kunt bij je leverancier vragen of de factuur als UBL-factuur naar je gestuurd kan worden. In een UBL-factuur zijn de gegevens van de factuur op een standaard opgeslagen. Als je een UBL-factuur in Moneybird toevoegt, leest Moneybird het bestand uit en kunnen de factuurregels precies worden ingevuld.