Je kunt een factuur als dubieus markeren op het moment dat het twijfelachtig is dat je het bedrag nog wel van de klant gaat ontvangen. Als je een factuur als dubieus markeert, wordt je winst lager, waardoor je minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting hoeft af te dragen.

Voor het markeren als dubieus zijn geen vaste regels, maar het is belangrijk dat je goed koopmansgebruik toepast. Je mag bijvoorbeeld niet facturen als dubieus markeren, terwijl je wel weet dat je het bedrag gewoon gaat ontvangen. Doe je dat wel, dan heb je geen goed koopmansgebruik meer.

Je kunt de factuur openen en bovenaan kiezen voor Extra > Markeer als dubieus. Je krijgt vervolgens een samenvatting te zien van de acties die worden uitgevoerd voor de factuur.

Hier kun je de datum kiezen per wanneer je de factuur als dubieus wilt markeren. Deze datum moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

Moneybird houdt deze voorwaarden automatisch in de gaten, je kunt alleen datums selecteren die aan deze voorwaarden voldoen.

Moneybird kijkt naar het openstaande bedrag van de factuur. Dit bedrag wordt gesplitst in de omzet (het bedrag exclusief btw) en het btw-bedrag. Bij het dubieus markeren wordt alleen de omzet verwerkt. Voor de btw wordt er geen boeking gemaakt. De boekingen worden gemaakt op de gekozen datum bij het markeren als dubieus.

Voor het omzetbedrag wordt er een reservering op je balans gemaakt bij ‘Voorziening dubieuze debiteuren’. Als tegenboeking wordt het bedrag in je resultatenrekening als kosten geboekt bij ‘Voorziening dubieuze debiteuren’.

Met deze reservering geef je in je boekhouding aan dat de omzet die bij het verzenden van de factuur is geboekt, alvast afgeboekt moet worden. Hierdoor wordt je winst lager.

Als je de betaling wel ontvangt van je klant, dan kun je de betaling op de normale manier bij de factuur registreren. Moneybird regelt de benodigde boekingen vervolgens automatisch voor je. Deze boekingen worden gemaakt op de datum van de betaling.

De reservering die gemaakt is bij het dubieus markeren wordt verlaagd. Op je balans en in je resultatenrekening worden de twee categorieën ‘Voorziening dubieuze debiteuren’ verlaagd.

Het is niet mogelijk om op de datum waarop je een factuur dubieus maakt, deze ook als oninbaar te markeren. Wanneer je de factuur als dubieus hebt gemarkeerd, moet de datum van het oninbaar markeren altijd minimaal één dag verder in de toekomst liggen. Heb je een factuur per vandaag als dubieus gemarkeerd, dan kun je hem vanaf morgen oninbaar markeren. Er zit normaal gesproken meer dan één werkdag tussen het moment van boeken van een voorziening en het afboeken daarvan omdat de factuur oninbaar blijkt te zijn.

Het is niet mogelijk om een dubieus markering ongedaan te maken, of de datum hiervan aan te passen. Een dubieus markering wordt alleen ongedaan gemaakt als er alsnog een betaling ontvangen wordt. Wil je de dubieus markering op een andere datum zetten? Dan kun je er wel voor zorgen dat de boekingen die Moneybird maakt, alsnog op de juiste manier in je administratie komen te staan. Hiervoor kun je twee memoriaalboekingen aanmaken:

Indien gewenst kun je bij de factuur een notitie maken dat je memoriaalboekingen hebt gebruikt om de dubieus markering op de juiste datum te laten verwerken. Bij de memoriaalboeking kun je in een notitie een linkje zetten naar de factuur waarvoor je de correctie hebt gemaakt.