In je boekhouding boek je de omzet op het moment dat je de factuur verstuurt. De btw neem je mee in de aangifte van die periode. Ontvang je het bedrag uiteindelijk niet, dan kun je de afgedragen btw terugkrijgen van de Belastingdienst.
Hoeft de klant de factuur niet meer te betalen, bijvoorbeeld omdat hij het product heeft geretourneerd of een dienst heeft geannuleerd? Stuur dan een creditfactuur.
Moet de klant wel betalen maar doet hij dat niet op tijd? Volg dan de onderstaande stappen.
Stap 1: Herinnering sturen
Stuur de klant een herinnering vanuit de factuur via Verzenden > Verzend herinnering. Je kunt herinneringen ook automatisch laten versturen door Moneybird. Dat stel je in via de workflow.
Stap 2: Icassotraject starten
Betaalt de klant na meerdere herinneringen nog steeds niet? Start dan een incassotraject via Extra > Start incassozaak via Online incasso. Met een incassotraject kun je incassokosten en wettelijke rente bij je klant in rekening brengen.
Je kunt ook een ander incassobureau inschakelen. Het is niet mogelijk om de factuurhistorie rechtstreeks vanuit Moneybird af te drukken. Je vindt de historie bij de open factuur aan de rechterkant. Is er een herinnering verstuurd? Klik op 'Bekijk bericht' om de tekst open te klappen en maak een screenshot voor het incassobureau.
Heb je via Instellingen > Documenten doorsturen ingesteld dat je kopieën wilt ontvangen? Dan zijn ook kopieën van herinneringen naar dat e-mailadres gestuurd. Je kunt de herinnering dan terugzoeken in je mailbox.
Stap 3: Factuur als dubieus markeren
Twijfel je of je het bedrag nog ontvangt? Markeer de factuur als dubieus via Extra > Markeer als dubieus. Hiermee geef je in je boekhouding aan dat de omzet mogelijk niet wordt behaald. Je winst wordt lager, zodat je een reëler beeld hebt van je resultaat.
Stap 4: Factuur als oninbaar markeren
Weet je zeker dat de factuur niet betaald wordt, bijvoorbeeld bij een faillissement of als de uiterste betaaldatum meer dan een jaar geleden was? Markeer de factuur dan als oninbaar via Extra > Markeer als oninbaar. Moneybird boekt de omzet definitief af en de btw wordt teruggevraagd bij de Belastingdienst.
Lees ook: