Je kunt een factuur oninbaar markeren op het moment dat je zeker weet dat je het bedrag niet meer gaat krijgen van de klant. Dit is bijvoorbeeld het geval als je klant failliet is gegaan en je bericht hebt ontvangen van de curator dat er geen bedrag wordt uitgekeerd. Als de uiterste betaaldatum die je met de klant overeen was gekomen een jaar geleden is, kun je de factuur ook oninbaar markeren. Als je een factuur als oninbaar markeert, is dat altijd voor het openstaande bedrag. Dus als er een gedeeltelijke betaling is geregistreerd, wordt de factuur als oninbaar gemarkeerd voor het resterende bedrag.
Factuur oninbaar markeren
Je kunt de factuur openen en bovenaan kiezen voor Extra > Markeer als oninbaar. Je krijgt vervolgens een samenvatting te zien van de acties die worden uitgevoerd voor de factuur.
Hier kun je de datum kiezen per wanneer je de factuur als oninbaar wilt markeren. Deze datum moet aan een aantal voorwaarden voldoen:
De datum moet recenter zijn dan de factuurdatum;
de datum moet recenter zijn dan de eventuele datum van markeren als dubieus;
de datum mag niet in een vergrendelde periode liggen;
de datum moet uiterlijk ‘vandaag’ zijn.
Moneybird houdt deze voorwaarden automatisch in de gaten, je kunt alleen datums selecteren die aan deze voorwaarden voldoen.
Ben je technisch en wil je het oninbaar markeren van je facturen te automatiseren via API? Klik dan hier voor meer informatie.
Het is niet mogelijk om je facturen in bulk als oninbaar te markeren. Je dient elke factuur individueel als oninbaar te markeren.
Gevolgen van het oninbaar markeren
Als je een factuur oninbaar markeert, gebeuren er een aantal dingen in je administratie:
De factuur krijgt de status ‘oninbaar’. Deze status is alleen voor jou zichtbaar. Als je klant de factuur online bekijkt, ziet hij deze status niet. Voor de klant blijft de status ‘verlopen’.
De factuur wordt niet meer meegenomen als je een herinnering naar de klant stuurt.
Het oninbare bedrag zonder de btw wordt als kosten geboekt in je resultatenrekening, hierdoor wordt je winst lager.
De btw over het oninbare bedrag wordt negatief geboekt op de datum die je hebt gekozen. De negatieve btw wordt op dezelfde btw-rubriek geboekt die bij het verzenden van de factuur ook was gebruikt. Gaat het bijvoorbeeld om de normale 21% Nederlandse btw, dan wordt rubriek 1a gebruikt. Hierdoor wordt de btw die je over de periode waarin de datum van het oninbaar markeren ligt, lager en hoef je in de nieuwe periode minder btw af te dragen.
Op de achtergrond worden verschillende boekingen gemaakt.
Je ontvangt alsnog de betaling
Het kan voorkomen dat je toch nog wel een betaling van de klant ontvangt, nadat je de factuur als oninbaar hebt gemarkeerd. Je kunt de betaling dan op de normale manier bij de factuur registreren.
Als je een betaling bij de factuur registreert, is de factuur niet meer (volledig) oninbaar. Om dit goed in je boekhouding te verwerken, maakt Moneybird automatisch een aantal extra boekingen voor je. Deze boekingen worden gemaakt op de datum van de betaling. Het bedrag van de betaling wordt gesplitst in een deel negatieve ‘oninbare omzet’ en een deel te betalen btw. De btw wordt berekend naar verhouding van de gebruikte btw tarieven op de factuur.
De negatieve ‘oninbare omzet’ vind je terug in je resultatenrekening, het bedrag bij de kostencategorie ‘oninbare omzet’ is lager geworden. De btw vind je terug op je balans bij ‘te betalen btw’ en in het rapport voor de btw-aangifte. In het rapport voor de btw aangifte vind je het bedrag terug bij de rubrieken van de btw-tarieven die op de factuur zijn gebruikt. Het te betalen btw bedrag is hoger geworden.
Het is niet mogelijk om een oninbaar-markering ongedaan te maken.