Moneybird berekent de btw normaal automatisch uit je facturen en transacties. Toch kan het voorkomen dat je btw zelf wilt boeken of corrigeren, bijvoorbeeld omdat:
het bedrag aan omzet of voorbelasting op je btw-aangifte niet klopt en je het wilt bijstellen;
je btw over privégebruik wilt aangeven;
je bij het controleren van je aangifte een verschil ontdekt dat je nog wilt bijboeken;
je een correctie hebt die niet automatisch uit een factuur of transactie volgt.
In die gevallen boek je de btw handmatig via een memoriaalboeking. Of je dat rechtstreeks kunt doen, hangt af van je rol in de administratie.
Wie kan btw via het memoriaal boeken
Ben je als boekhouder of accountant ingelogd? Dan selecteer je in de memoriaalboeking direct btw-tarieven op de boekingsregels. De btw uit deze boeking komt dan in je btw-rapporten, waaronder het btw-overzicht dat je voor de aangifte gebruikt.
Ben je geen boekhouder, dan is deze functie verborgen. Dat hebben we zo gedaan omdat ondernemers de functie meestal niet nodig hebben. Heb je deze bij uitzondering toch nodig, dan kan het via een omweg. Maak een memoriaalboeking in het tabblad Inkomend en plaats `/edit_document?all_taxes=true` achter de URL. De URL ziet er dan zo uit:
`https://moneybird.com/123456789123456789/documents/987654321987654321/edit_document?all_taxes=true`
Als je niet zeker weet of je dit moet doen, overleg dan eerst even met je boekhouder.
Een correctie voor privégebruik kun je altijd maken, ongeacht je rol. Lees daarover meer onder 'Privégebruik corrigeren'.
Kies je in het memoriaal een datum die in het kwartaal van je aangifte valt, dan neemt Moneybird de boeking mee in het btw-rapport en de aangifte van dat kwartaal.
Btw corrigeren tijdens de aangifte
Je kunt de memoriaalboeking voor een btw-correctie ook aanmaken tijdens het indienen van een btw-aangifte. Dat doe je in het scherm waar je herkende correcties als 'Correcties zijn al bekend bij de Belastingdienst' markeert. Klik rechtsboven op 'Handmatig correctie via memoriaal toevoegen'.
Omzet-btw corrigeren (rubriek 1a, 1b, 1e)
Voor een correctie van de btw op je omzet voer je drie regels in, vergelijkbaar met onderstaande afbeelding:
Eerste regel
Kies de categorie van de omzet met het bijbehorende btw-tarief voor verkoopfacturen. Dit komt in het btw-overzicht in de eerste kolom 'Bedrag waarover omzetbelasting wordt berekend'.
Let op dat je het juiste btw-tarief kiest: het staat in de pop-up onder het kopje 'Factuur' (dus niet onder 'Inkoopfactuur' of 'Privégebruik').
De btw-verlegd-tarieven (binnen de EU en binnen Nederland) kun je in het memoriaal niet gebruiken. Bij die tarieven moet het btw-nummer van het contact bekend zijn, en een memoriaalboeking heeft geen contact en dus geen btw-nummer.
Tweede regel
Kies de categorie 'Te betalen btw' met het btw-tarief voor verkoopfacturen. Hiermee komt het bedrag in de tweede kolom van het btw-rapport: 'Omzetbelasting'.
Derde regel
Kies de categorie waarop je het bedrag tegenboekt. Via `Instellingen > Btw` zie je aan welke rubriek op het btw-overzicht een btw-tarief gekoppeld is.
Voorbelasting corrigeren (rubriek 5b)
Om een btw-bedrag van de voorbelasting (rubriek 5b op het btw-overzicht) te corrigeren, gebruik je de categorie 'Te vorderen btw' met het btw-percentage voor inkoopfacturen.
Voor een correctie van de voorbelasting is geen grondslag nodig. Je kunt natuurlijk wel kosten tegenboeken, maar dat heeft geen gevolgen voor het btw-rapport. Je maakt dan een boeking die vergelijkbaar is met onderstaande afbeelding:
Het btw-bedrag komt hiermee bij rubriek 5b (voorbelasting) op het btw-overzicht te staan:
Privégebruik corrigeren
Voor de correctie van privégebruik selecteer je in de pop-up bij het btw-tarief onder 'Memoriaal' het tarief 'Privégebruik'. Deze correctie kun je niet alleen als boekhouder maken, maar met alle gebruikers die toegang hebben tot `Inkomend > Memoriaal`.
Is het tarief nog niet beschikbaar? Activeer het dan eerst via `Instellingen > Btw-tarieven`.
Wanneer is dit niet nodig
Twijfel je of je btw via het memoriaal moet boeken? In veel situaties is dat niet nodig. Heb je bijvoorbeeld te maken met aanloopkosten, dan kun je daarvoor in veel gevallen de bijbehorende inkomende facturen toevoegen. Kom je er niet uit, leg de situatie dan even voor aan je boekhouder.