UBO's toevoegen

Voordat je gebruik kunt maken van Moneybird Online Betaalmethoden of een Moneybird Betaalrekening, doorloop je een aantal stappen waarin je gegevens van jezelf en je bedrijf verifieert en van andere personen die belang of zeggenschap hebben in jouw bedrijf. Deze belanghebbenden worden UBO’s genoemd: Ultimate Beneficial Owners. We zijn wettelijk verplicht om gegevens van hen te verzamelen en te controleren. We koppelen deze gegevens aan een gebruikersaccount. Elke UBO heeft met zijn eigen gebruikersaccount toegang tot de administratie én tot zijn eigen UBO-gegevens.

Bij indirect aandeelhouderschap, bijvoorbeeld wanneer een holding eigenaar is van een werkmaatschappij, vul je de uiteindelijke natuurlijke personen in als UBO. Een UBO is altijd een persoon en kan geen bedrijf zijn.

Voor de aanvraag van een Moneybird Betaalrekening of de Moneybird Online Betaalmethoden geldt het volgende:

Als je als eigenaar van een administratie je eigen gegevens en die van je bedrijf hebt geverifieerd, kun je zelf ook UBO’s toevoegen. Dit doe je één voor één via Instellingen > Bedrijfsgegevens door op ‘UBO uitnodigen’ te klikken.

Je ziet dan een lijst met suggesties op basis van KVK-gegevens: personen die Moneybird herkent als mogelijke eigenaar of tekenbevoegde. Je eigen naam kun je hier ook tegenkomen, omdat je eerder al bent geverifieerd. Je hoeft jezelf niet opnieuw uit te nodigen.

Daaronder staat de sectie 'Toegevoegd als UBO' met de personen die al zijn toegevoegd. Nodig alleen personen uit die daar nog niet in staan. Het vervolg is afhankelijk van of de persoon die je wilt toevoegen al toegang heeft tot de administratie of niet.

Als de persoon al toegang heeft tot de administratie met een eigen gebruikersaccount, dan kun je de naam van die persoon selecteren. Vul het type UBO in en bepaal of deze persoon tekenbevoegd is voor de administratie. Zodra je klikt op ‘Uitnodiging verzenden’ wordt er een e-mail gestuurd naar het adres dat aan het gebruikersaccount is gekoppeld. De uitgenodigde persoon kan vanuit de link in de e-mail zijn gegevens aanvullen en opslaan.

Als de persoon nog geen toegang heeft tot jouw administratie, dan klik je op ‘Nieuwe gebruiker’. Je nodigt nu een gebruiker uit voor toegang tot de administratie én als UBO van je bedrijf. Naast het invullen van het type UBO en de tekenbevoegdheid stel je dus ook direct de toegangsrechten van de gebruiker in. Zodra je klikt op 'Uitnodiging verzenden' wordt er een uitnodiging verzonden naar het e-mailadres dat je hebt ingevuld. Heeft de persoon die je wilt toevoegen al een eigen gebruikersaccount, gebruik dan het e-mailadres dat daaraan gekoppeld is. De gebruiker kan vanuit de link in de e-mail een gebruikersaccount aanmaken, zijn gegevens aanvullen en opslaan.

De eigenaar van een administratie kan jou als UBO uitnodigen voor zijn of haar administratie. Je kunt deze uitnodiging op twee manieren accepteren, afhankelijk van of je al een gebruikersaccount hebt of niet.

Je ontvangt de uitnodiging op het e-mailadres dat gekoppeld is aan het gebruikersaccount waarmee je toegang hebt. Als je de link uit het bericht volgt, word je door de stappen geleid om jezelf te identificeren, je gegevens te controleren en je betrokkenheid als UBO te bevestigen. Als je nog geen toegang had tot de administratie, dan is dat na het accepteren van de uitnodiging ook geregeld.

Je ontvangt de uitnodiging op het e-mailadres dat de eigenaar van de administratie bij het uitnodigen heeft opgegeven. Als je de link uit het bericht volgt, maak je een gebruikersaccount aan. Vervolgens word je door de stappen geleid om jezelf te identificeren, je gegevens te controleren en je betrokkenheid als UBO te bevestigen.

Wil je bestaande UBO-gegevens inzien of aanpassen, of een UBO verwijderen? Lees dan UBO-gegevens controleren en beheren.