In dit artikel gaan we er vanuit dat je telefoon volledig zakelijk is en dat de aanschafprijs hoger is dan € 450. Dat de aanschafprijs hoger dan € 450 is, betekent dat de telefoon op de balans geboekt moet worden en dat er ook moet worden afgeschreven. In Moneybird voeg je een bezitting toe in het tabblad Bezittingen. Deze wordt vervolgens automatisch lineair afgeschreven.

Handmatig afschrijven via memoriaal

Hoewel de bovenstaande oplossing de makkelijkste manier is, kun je de aanschaf van de telefoon, de afbetalingen en abonnementskosten die je later hebt ook zelf afschrijven. Deze kun je opdelen in een vier delen:

De eenmalige inkoopfactuur van de aanschaf van de telefoon: Je kunt via het tabblad Inkomend de inkoopfactuur die bij de aankoop van de telefoon hoort, inboeken voor het volledige bedrag. Je kunt in die inkoopfactuur een balanscategorie selecteren in plaats van een kostencategorie. Via Instellingen > Categorieën kun je de juiste categorieën toevoegen, vanuit de set 'Investering'. Voeg ook de categorieën toe die je nodig hebt voor het verwerken van de lening. Het totaalbedrag van de telefoon komt dan bij vaste activa op de balans te staan. Als je bij het verwerken van de factuur ook het juiste btw-tarief selecteert, wordt de btw over de aankoop wordt in het rapport van de btw-aangifte verwerkt.
De betaling van de inkoopfactuur: Als je een deel van de aanschafprijs van de telefoon meteen hebt betaald, kun je de transactie daarvan via het tabblad Bank rechtstreeks aan de inkoopfactuur koppelen. Het restbedrag dat blijft openstaan van de aankoop van het toestel (of het volledige bedrag als je niet meteen een bedrag hebt betaald), kun je als lening verwerken: Je kiest voor Betaal nu > Registreer betaling > Verrekenen met balanscategorie. In de dropdown selecteer je de juiste balanscategorie. Staat deze er nog niet tussen? Dan kun je deze eenvoudig aanmaken door op +Categorie te klikken. Bij het aanmaken van de categorieën kun je deze direct beschikbaar maken voor betalingen.
De maandelijkse facturen voor de abonnementskosten en de afbetaling van de telefoon: Op het moment dat je een maandelijkse betaling doet, bestaat het bedrag uit een deel abonnementskosten inclusief btw en een deel aflossing. Als je daar een factuur voor krijgt, dan kun je die maandelijks inboeken op het tabblad Inkomend, waarbij je dan per factuurregel de gewenste categorie en het juiste btw-tarief selecteren. Voor de abonnementskosten is dat een kostencategorie, voor de aflossing kies je de categorie die je voor het leningdeel hebt aangemaakt.
De waarde van de telefoon afschrijven: In deel 1 heb je de waarde van de telefoon als investering geboekt. Een investering kan over een langere periode afgeschreven worden. Voor de afschrijvingen kun je in je administratie ook memoriaalboekingen maken.

Tot slot: Bij bovenstaande informatie gaan we uit van een standaard situatie. Wijkt jouw situatie af of heb je hulp nodig bij het verwerken van de boekingen, dan raden we aan contact op te nemen met je boekhouder of financieel adviseur.