Wanneer je een grote aankoop voor je onderneming doet die meerdere jaren meegaat, levert dat een grote kostenpost op. Deze grote aankoop ga je meerdere jaren gebruiken. Om die reden verplicht de Belastingdienst je deze kosten te spreiden over deze periode. Dat proces heet afschrijven. Door deze grote aankopen als bezitting toe te voegen aan je administratie, wordt dat in Moneybird goed voor je geregeld. Je kunt bezittingen op meerdere manieren toevoegen.

De meest voor de hand liggende manier om een bezitting toe te voegen, is vanuit een inkoopfactuur. Een inkoopfactuur is het bewijs dat je een grote aankoop hebt gedaan en bevat al veel informatie. Bijvoorbeeld de aanschafdatum en het aanschafbedrag.

Je uploadt en verwerkt de inkoopfactuur zoals je in Moneybird gewend bent. Belangrijk is dat je voor grote aankopen een vaste activa categorie gebruikt. Deze kun je toevoegen uit de categorieën-set 'Investeringen'. Op die manier weten we dat het om een aankoop gaat die je voor langere tijd gebruikt. Bij losse categorieën werkt dit nog niet, je zal de optie om een bezitting toe te voegen dan ook niet zien.

Zodra je de inkoopfactuur hebt opgeslagen en de juiste categorie hebt gebruikt, zie je bij de betreffende factuurregel de mogelijkheid om hier een bezitting aan toe te voegen.

Je klikt op de optie om een bezitting toe te voegen. Veel gegevens worden al overgenomen van de factuurregels. Gegevens zoals de periode waarin je verwacht je aankoop te gaan gebruiken en een verwachte restwaarde, kun je zelf aanvullen. In bijna alle gevallen schrijf je over 5 jaar af naar €0,- restwaarde. We kunnen niet beslissen of dit bij jou ook het geval is. Twijfel je daarover, dan kun je het beste even overleggen met je boekhouder. Als de gegevens opgeslagen zijn, staat je bezitting in je administratie.

Als je al bestaande inkoopfacturen hebt en daar nog geen bezitting hebt toegevoegd, kan dat ook op een later moment. In het tabblad Bezittingen zie je de factuurregels waarvoor je nog geen bezitting hebt aangemaakt. Je ziet alle factuurregels uit dit boekjaar, zonder bezitting maar wel met een vaste activa categorie, als nieuw gemarkeerd. Met één druk op de knop, maak je daar ook een bezitting voor aan.

Als je een investering hebt gedaan met meerdere producten in één keer, bijvoorbeeld bureaus, herkent Moneybird de bulk-inkoop. Als je de inkoopfactuur toevoegt met één factuurregel met '10x bureau', maakt Moneybird voor elk bureau een bezitting aan. Elk bureau kan namelijk afzonderlijk kapot gaan of verkocht worden. Als je dan op de optie 'Bezitting toevoegen' en in het 'Aantal' veld staat '10x', dan worden er 10 bezittingen aan gemaakt.

Als de producten als groep bij elkaar horen, kun je er voor kiezen om er toch één bezitting voor te maken. Let er dan wel op dat je verdere acties, bijvoorbeeld verkoop van de bezitting, ook alleen voor de hele groep kunt verwerken en niet meer per product.

Als je één bezitting wilt aanmaken die uit meerdere factuurregels bestaat dien je hiervoor eerst een bezitting aan te maken voor het totaalbedrag. Dit kan zowel via de knop 'Toevoegen' op de Bezittingen pagina, als via de inkoopfactuur. Je moet bij het aanmaken vanuit de inkoopfactuur wel even het bedrag ophogen van de bezitting, zodat er ook ruimte is voor de bezitting die je vanuit een andere factuurregel wilt toevoegen.

Vervolgens kun je vanuit een inkoopfactuur een factuurregel toevoegen aan een bestaand bezit vanaf een factuurregel met een vast activa categorie. Je krijgt dan een overzicht te zien met de bezittingen waar je deze aan toe kunt voegen.

Of je kunt dit bezit toevoegen vanuit de Bezittingen module. Hierin wordt deze als suggestie/nieuwe bezitting getoond (schuingedrukt). Deze worden opgehaald aan de hand van de inkoopfacturen.

Lees ook: