Het spreiden van kosten van bepaalde bezittingen over een bepaalde periode noemen we afschrijven. Als je in Moneybird een bezitting hebt toegevoegd, schrijven we automatisch lineair voor je af. Dat doen we op de laatste dag van elke maand. Op basis van de door jou ingevoerde gegevens bepalen we de maandelijkse afschrijving. Zodra de eerste afschrijving heeft plaatsgevonden, is het niet meer mogelijk de restwaarde, gebruiksduur of aanschafwaarde te wijzigen.
Zodra de restwaarde is bereikt, stoppen we met afschrijven en markeren we de bezitting als afgeschreven. Totdat je de bezitting verkoopt of handmatig verder afschrijft, blijft deze actief in je administratie. Tenzij je afschrijft naar € 0. Dan ruimen we de bezitting voor je op.
Acties op het bezit
Er zijn situaties waarin je een actie op je bezitting moet uitvoeren. Bijvoorbeeld bij diefstal of bij een regeling waarbij je willekeurig mag afschrijven. Die mogelijkheid biedt Moneybird ook. Als je een bezitting hebt aangemaakt, kan je verschillende acties uitvoeren op die bezitting. In het tabblad Bezittingen klik je op 'Acties' en zie je de volgende opties:
Willekeurig afschrijven: Wanneer je willekeurig gaat afschrijven, bepaal je zelf hoe je afschrijft. Dit mag niet altijd. Lees hiervoor de regels van de Belastingdienst, of vraag je boekhouder.
Volledig afschrijven: Het kan voorkomen dat je bezitting bijvoorbeeld wordt gestolen of total loss raakt. Dan kan je de bezitting volledig afschrijven. Zorg er wel voor dat je het bewijs van de diefstal of het defect goed bewaart. Door volledig af te schrijven, halen we de bezitting van de balans.
Desinvestering: Als je een grote aankoop niet meer gebruikt, dan kan je ervoor kiezen om deze te verkopen. We halen de bezitting van de balans en boeken eventuele winst als boekwinst.
Afschrijven met terugwerkende kracht
Het kan voorkomen dat je een bezitting later toevoegt aan je administratie en dat je de aankoop al een tijd geleden hebt gedaan. Het is mogelijk om dat met terugwerkende kracht af te schrijven. Als de aanschafdatum in het verleden ligt, maakt Moneybird de ontbrekende afschrijving(en) automatisch aan op de laatste dag van de maand. Het is ook mogelijk om die afschrijvingen direct te boeken via 'Direct boeken'.
Externe afschrijvingen
Het is ook mogelijk om bezittingen aan je administratie toe te voegen die je nu beheert op een andere manier. Je beheert deze bijvoorbeeld in Excel en je hebt de afschrijvingen met memoriaalboekingen in Moneybird ingevoerd.
Bij het toevoegen van deze bezitting geef je de aanschafdatum in en zodra wij doorhebben dat dat in het verleden ligt, krijg je de optie om aan te geven dat die bezitting al voor een deel is afgeschreven. Na het aanvinken van die optie, vragen we om de boekwaarde van een bepaalde datum, zodat wij de bezitting goed in je administratie kunnen zetten. Deze boeking vind je vervolgens terug als 'Handmatige afschrijving'. Er worden geen boekingen (journaalposten) voor deze afschrijving aangemaakt. We gaan er vanuit dat je de boekingen in het verleden al zelf hebt ingevoerd met een memoriaalboeking op het tabblad Inkomend.