Als je de offerte verstuurt, kun je aanvinken dat de ontvanger de offerte online kan accepteren en ondertekenen. Je klant krijgt vervolgens een e-mail met de mogelijkheid om de offerte online te bekijken en de offerte online te accepteren. Hierbij moet je klant eerst de toegangscode invullen, voordat de offerte online te zien is.

Via Instellingen > Workflows kun je via Algemene Instellingen > Online weergave offertes eerst de optie 'Offertes zijn online te bekijken' aanzetten. Vervolgens zie je ook de optie om aan te vinken of je ze ook online wil laten ondertekenen door je klant en/of je ze zelf wilt ondertekenen bij het verzenden.

Als je de optie kiest om je klant een offerte bij akkoord online te laten ondertekenen, vult je klant zijn of haar naam en e-mailadres in. De geschreven handtekening in het vak 'Handtekening' hoeft niet identiek te zijn aan de naam die wordt ingevuld. Moneybird slaat deze gegevens samen met het IP-adres van je klant op. Jij en je klant ontvangen beiden een e-mail met de geaccepteerde offerte met handtekening.

Het e-mailbericht dat hierbij wordt verstuurd en andere teksten kun je ook instellen in de workflow via Verzending > E-mailbericht bij offerte.

Na dat je klant een offerte online accepteert, wordt in je Moneybird account de status van de offerte direct veranderd naar 'Geaccepteerd'. Je kunt de gegevens van de ondertekening aan de rechterkant van de pagina openen. Door de knop 'Factureer offerte' te gebruiken, kun je de offerte direct omzetten in een factuur.

Als je hebt ingesteld dat je de offerte voor verzending ondertekent, dan wordt die handtekening pas op de offerte zichtbaar als de klant de offerte ook online heeft ondertekend. Daarmee voorkomen we dat je handtekening bij anderen terecht komen waar je (nog) geen overeenkomst mee hebt.

Pas als beide partijen (jij en de klant) de handtekening hebben gezet, ontvangen jullie beide na ondertekenen een document waarop beide handtekeningen zichtbaar zijn.