Soms wil een klant een factuur opnieuw ontvangen, bijvoorbeeld voor de administratie. Om dit correct te doen, registreer je eerst de betaling in je systeem, zodat de factuur de juiste status behoudt. Daarna kun je de factuur eenvoudig opnieuw verzenden met een aangepaste begeleidende tekst, zodat duidelijk is dat deze al betaald is.
1. Factuur aanmaken en handmatig verzenden
Maak de factuur aan; deze staat standaard op status ‘Concept’.
Wijzig de betalingsvoorwaarden in de voetnoot.
Klik op Verzenden > Verzend factuur en kies Factuur handmatig verzenden.
De factuur krijgt de status Verzonden, maar wordt nog niet naar de klant gestuurd.
2. Betaling registreren
Klik op Registreer betaling bij de factuur.
Kies de juiste betaalwijze en registreer de betaling.
De factuur krijgt nu de status Betaald.
3. Factuur daadwerkelijk verzenden
Klik opnieuw op Verzenden om de factuur naar de klant te sturen.
Pas eventueel de begeleidende e-mail en de tekst op de factuur aan, zodat duidelijk is dat het om een reeds betaalde factuur gaat.
Tip: Zorg dat de betaling geregistreerd is voordat je de factuur opnieuw verzendt. Zo voorkom je verwarring bij de klant en in je administratie.